Business-App: Individualentwicklung oder Standardsoftware?

Sollte man eine Business-App entwickeln lassen oder eine Standardsoftware abonnieren? Die Frage kommt oft nach Monaten geteilter Tabellen und verlorener Nachrichten, wenn das Team den Eindruck hat, für das Werkzeug zu arbeiten statt umgekehrt. Es gibt keine allgemeingültige richtige Antwort, aber es gibt Anzeichen, die in eine Richtung weisen, und einen dritten Weg, den man oft vergisst: das Standardwerkzeug behalten und ihm hinzufügen, was ihm fehlt.

Kurz gesagt

• Das Standardwerkzeug gewinnt, solange Ihre Arbeitsweise in seine Raster passt: Es ist günstiger und sofort einsatzbereit.
• Die Individualentwicklung lohnt sich, wenn Ihre Teams das Werkzeug täglich umgehen oder wenn Ihre Arbeitsweise Ihr Vorteil ist.
• Vergleichen Sie über drei Jahre und rechnen Sie die für Umwege verlorene Zeit ein, nicht nur das Abonnement gegen das Angebot.
• Bevor Sie eine Software ersetzen, prüfen Sie, ob eine kleine App, die sich daran anschließt, nicht genügt.

Was Sie in jedem Fall wirklich kaufen

Die beiden Optionen kaufen nicht dasselbe, und genau dort wird der Vergleich am häufigsten verfälscht.

Die Betriebskosten einer individuellen App sind nicht null, aber zu Beginn oft gering. Zum Beispiel beginnt das Pro-Angebot von Supabase, einem verbreiteten Back-End für diese Art von App, laut seiner Preisseite bei 25 US-Dollar pro Monat mit täglichen Backups. Die Einzelheiten dieser Posten stehen in unserem Artikel darüber, was den Preis einer App bestimmt.

Die Anzeichen, die für das Standardwerkzeug sprechen

Eine Standardsoftware ist oft die richtige Wahl, und man muss sich nicht schämen, das zu sagen. Sie drängt sich auf, wenn:

• Der Prozess Standard ist. Buchhaltung, Lohnabrechnung, Rechnungsstellung: Hersteller haben Jahre an Regeln und Sonderfällen hineingesteckt und passen sie an, wenn sich das Gesetz ändert.
• Das Team bereit ist, die Methode des Werkzeugs zu übernehmen. Wenn die Arbeitsweise der Software Ihrer ebenbürtig ist, ist ihre Übernahme günstiger als ihr Nachbau.
• Sie nächste Woche starten müssen. Ein Abonnement ist an einem Tag eingerichtet; eine App, selbst eine schnelle, erfordert eine Rahmung.
• Niemand das Werkzeug intern tragen wird. Eine individuelle App braucht einen Verantwortlichen, der über ihre Weiterentwicklung entscheidet.

Die Anzeichen, die für die Individualentwicklung sprechen

Umgekehrt täuschen manche Anzeichen nicht:

• Ihre Teams umgehen das Werkzeug täglich. Eine Tabelle neben der Software, per Messenger verschickte Fotos, abends abgetippte Informationen: Jeder Umweg ist ein Kostenfaktor, den das Abonnement nicht zeigt.
• Ihre Arbeitsweise ist Ihr Vorteil. Wenn ein Kunde Sie wegen der Art wählt, wie Sie seinen Vorgang betreuen, schwächt es diese, sie in ein generisches Werkzeug zu zwängen.
• Manche Regeln müssen ausnahmslos stimmen. Ein Zähler, ein Datum, ein Zugriffsrecht: Wenn ein Fehler teuer ist, muss die Regel vom Server durchgesetzt werden, nicht vom guten Willen jedes Einzelnen.
• Der Preis pro Nutzer steigt schneller als die Nutzung. Wenn das Team wächst, wächst das Abonnement mit, selbst für Personen, die zwei Bildschirme pro Woche aufrufen. Die vollständige Rechnung steht in unserem Artikel über die Kosten einer Abo-Software über drei Jahre.

Der Mittelweg: das Werkzeug erweitern statt ersetzen

Zwischen „alles kaufen“ und „alles bauen“ gibt es eine oft günstigere Option: die Software behalten, die das Wesentliche gut leistet, und ihr eine kleine App für die fehlende Funktion hinzufügen.

Palmora Property, eine Immobilienvermittlungsplattform in Phuket, die wir begleiten, steuert ihre Inserate über das selbst gehostete CRM Twenty, das ihr als Back-Office dient. Dem Team fehlte eine Funktion: die Fotos eines Inserats sortieren und seinen Status ändern, ohne das CRM zu verlassen. Statt das Werkzeug zu ersetzen, haben wir ihm eine kleine individuelle App hinzugefügt, beschrieben in der Fallstudie Palmora. Das CRM macht weiterhin, was es gut kann, die App macht nur, was fehlte.

Dieser Weg setzt eine offene Software voraus: eine dokumentierte Programmierschnittstelle, die Möglichkeit, Objekte oder Apps hinzuzufügen. Das ist ein Kriterium, das man vor der Wahl eines Werkzeugs prüfen sollte, und genau das beschreiben wir in unserem Artikel über Twenty jenseits des CRM. Manchmal genügt eine einfache Automatisierung zwischen zwei Programmen, ganz ohne Bildschirm: siehe wenn eine Regel genügt, ohne KI.

Wie man beide über drei Jahre vergleicht

1. 01Aufschreiben, was das Werkzeug am ersten Tag können muss.

   Nicht die Wunschliste: was zum Start dient und was warten kann.

2. 02Das Abonnement über drei Jahre beziffern.

   Mit der Zahl der Nutzer, die am Ende vorgesehen ist, nicht der heutigen, und den kostenpflichtigen Optionen, die Sie brauchen werden.

3. 03Die Individualentwicklung über drei Jahre beziffern.

   Entwicklung, monatlicher Betrieb und Wartung: das Budget einer App nach dem Livegang wird schon im Angebot eingeplant.

4. 04Die Umwege messen.

   Die Stunden, die jede Woche mit Abtippen, Suchen und Nachfassen vergehen: Das sind die versteckten Kosten des schlecht angepassten Werkzeugs.

5. 05Den Ausweg prüfen.

   Können Sie in beiden Fällen Ihre Daten in einem lesbaren Format zurückbekommen, wenn Sie Ihre Meinung ändern?

Was die Individualentwicklung nicht löst

Eine App klärt keinen unklaren Prozess: Sie zementiert ihn. Wenn niemand sagen kann, wer was freigibt, codiert die App das Zögern. Besser schreibt man zuerst den Ablauf auf und testet ihn dann mit den Personen, die ihn nutzen werden, zum Beispiel mit einem klickbaren Prototyp, vor der ersten Codezeile.

Sie ersetzt auch nicht die Akzeptanz. Eine App, die das Team nicht verlangt hat, endet neben der Tabelle, die sie ersetzen sollte. Die Personen, die sie nutzen werden, müssen von der Rahmung an eingebunden sein.

Wenn die Individualentwicklung gewinnt, beginnt unsere App-Entwicklung mit einer schriftlichen Rahmung dessen, was die App am ersten Tag kann, und legt dann eine Version in die Hände Ihrer ersten Nutzer, bevor an die Stores gedacht wird.

Häufige Fragen

Quellen

1. Preisseite von Supabase (neuer Tab)supabase.com