Inhalt9
- 01Wie sieht der Ablauf aus?
- 02Odoo allein, oder Twenty und Dolibarr verbunden?
- 03Schritt 1: Das Angebot entsteht aus dem Geschäft
- 04Schritt 2: Der Kunde unterschreibt online
- 05Schritt 3: Die Rechnung geht bei der Unterschrift hinaus
- 06Schritt 4: Die Zahlung kommt ins CRM zurück
- 07Was der Ablauf nicht tut
- 08Was kostet dieser Ablauf?
- 09Häufige Fragen
Ein unterschriebenes Geschäft wird oft dreimal erfasst. Der Vertriebsmitarbeiter trägt es ins CRM ein, überträgt es in die Angebotsvorlage, und dann tippt die Buchhaltung es in die Rechnung ab. Jede Kopie ist eine Gelegenheit für einen Fehler: ein Preis von vor dem Rabatt, eine veraltete Adresse, eine Rechnung, die zu spät hinausgeht, weil niemand wusste, dass das Angebot unterschrieben war.
Dieser Leitfaden beschreibt den Ablauf, der diese Kopien beseitigt, vom Geschäft im CRM bis zur eingegangenen Zahlung, mit den freien Tools unseres Angebots: Twenty für die Kundenbeziehung, Dolibarr oder Odoo für Angebote und Rechnungen, n8n dazwischen und eine elektronische Signatur, die bei Ihnen gehostet wird. Das richten wir ein; so funktioniert es, und hier endet es.
Kurz gesagt
- Ein Geschäft wird ein einziges Mal erfasst, im CRM; Angebot, Rechnung und Zahlungsstatus ergeben sich daraus.
- Odoo erledigt den ganzen Ablauf in einem Tool; mit Twenty und Dolibarr überträgt n8n die Informationen vom einen zum anderen.
- Eine elektronische Signatur ist vor Gericht zulässig, aber nur die qualifizierte Signatur genießt eine Vermutung der Zuverlässigkeit.
- Der Rabatt außerhalb der Preisliste und die verbindliche Entscheidung bleiben bei einer Person.
Wie sieht der Ablauf aus?
Vom unterschriebenen Angebot zur bezahlten Rechnung
- Das Geschäft
Es reift im CRM, mit dem Kunden und den ausgehandelten Bedingungen.
- Das Angebot
Es entsteht im Rechnungstool, aus dem Datensatz, ohne Doppelerfassung.
- Die Unterschrift
Der Kunde unterschreibt online, und das unterschriebene Dokument kommt in die Akte.
- Die Rechnung
Sie geht bei der Unterschrift hinaus, zusammen mit einem Zahlungslink.
- Die Zahlung
Sie wird erfasst, und das Geschäft wechselt im CRM auf „bezahlt“.
Jede Information wird in einem einzigen Tool geschrieben, und die anderen lesen sie. Das CRM ist maßgeblich für den Kunden und das Geschäft, das Rechnungstool für Preise, Angebote und Rechnungen. Diese Regel wenden wir auf alle gemeinsam genutzten Daten an, und es ist die Position unseres Leitfadens Automatisierung ohne KI: wann eine Regel genügt: Kein Schritt dieses Ablaufs braucht ein KI-Modell.
Odoo allein, oder Twenty und Dolibarr verbunden?
Zwei Aufbauten tragen diesen Ablauf, und die Wahl hängt vor allem davon ab, was Sie bereits haben.
Twenty und Dolibarr, verbunden durch n8n
Ein CRM mit freiem Datenmodell, zugeschnitten auf Ihr Vokabular
Angebote, Rechnungen und Zahlungen in Dolibarr
n8n überträgt Geschäft, Angebot und Status
Eine separat gehostete Signatur für verbindliche Dokumente
Odoo allein
CRM, Angebot, Signatur und Zahlung im selben Tool
Der Kunde unterschreibt und zahlt über sein Portal
Keine Synchronisation zu überwachen
Ein vollständiges ERP, das das ganze Team annehmen muss
In Odoo ist der Ablauf von Haus aus vorhanden. Laut seiner Dokumentation findet der Kunde, der sein Angebot im Portal öffnet, eine Schaltfläche zum Unterschreiben und Bezahlen; eine weitere Schaltfläche, „Accept & Pay“, bestätigt die Bestellung durch eine Online-Zahlung. Mit Twenty und Dolibarr behält jedes Tool seine Rolle, und n8n trägt die Informationen über ihre APIs vom einen zum anderen. Unser Vergleich Twenty, Dolibarr oder Odoo: welches für Ihr Team? hilft bei der Wahl nach Größe und Prozessen.
Schritt 1: Das Angebot entsteht aus dem Geschäft
Wenn das Geschäft in Twenty die Stufe „Angebot“ erreicht, legt n8n das kommerzielle Angebot in Dolibarr an: den Kunden, angelegt, falls er noch nicht existiert, mit seiner Unternehmensnummer (in Frankreich die SIREN), die Positionen und die ausgehandelten Bedingungen. Die Preise kommen aus dem Katalog von Dolibarr, nie aus einem von Hand im CRM ausgefüllten Feld.
Die API von Dolibarr, beschrieben in ihrem Demo-Explorer, stellt Angebote, Bestellungen und Rechnungen bereit, mit den Handgriffen des Ablaufs: ein Angebot freigeben, es abschließen, es als fakturiert markieren, eine Zahlung erfassen. Ein Rabatt außerhalb Ihrer Preisliste geht nicht stillschweigend durch: Der Ablauf bereitet das Angebot vor, und eine berechtigte Person gibt es mit einem Klick aus ihrem Postfach frei, bevor es hinausgeht.
Schritt 2: Der Kunde unterschreibt online
Es gibt drei Wege, und sie sind rechtlich nicht gleichwertig.
Die Online-Signatur von Dolibarr ist praktisch, und der Hersteller nennt selbst ihre Grenze. Der Text, der die Option in seinen Übersetzungsdateien begleitet, warnt, dass sie das Bild einer Unterschrift in das PDF einfügt, dass sie „von jedem vorgenommen werden kann und nicht denselben rechtlichen Wert hat wie ein gesetzliches elektronisches Signatursystem über eine vertrauenswürdige dritte Stelle“. Sie eignet sich für eine Auftragsbestätigung, nicht für einen verbindlichen Vertrag.
Die Signatur von Odoo erfolgt über das Kundenportal, im selben Schritt wie die Zahlung.
Ein freies Signaturtool, bei Ihnen gehostet: Docuseal oder Documenso. Beide werden auf Ihrem Server installiert und stehen unter der AGPL-Lizenz, mit zwei Feinheiten: Docuseal verlangt, den Herkunftshinweis in der Oberfläche zu belassen, und Documenso behält seine erweiterten Funktionen einer kommerziellen Lizenz vor. Prüfen Sie vor der Wahl, welche Signaturstufe das Tool erzeugt und welche Nachweise es aufbewahrt: Identität des Unterzeichners, Zeitstempel, Integrität des Dokuments.
Was ist eine elektronische Signatur wert?
Das europäische Recht legt den Grundsatz in der eIDAS-Verordnung fest, die auch nach ihrer Überarbeitung von 2024 gilt:
Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt oder weil sie die Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen nicht erfüllt.
Derselbe Artikel verleiht der qualifizierten Signatur die Wirkung einer handschriftlichen Unterschrift. In Frankreich erkennt das Zivilgesetzbuch (Code civil) dem elektronischen Schriftstück dieselbe Beweiskraft zu wie dem Papier, sofern sein Urheber identifiziert und seine Integrität gewährleistet ist. Die Zuverlässigkeit des Verfahrens wird dort laut dem Dekret vom 28. September 2017 nur für die qualifizierte Signatur vermutet.
In der Praxis: Eine gewöhnliche elektronische Signatur ist zulässig, aber wird sie angefochten, müssen Sie ihre Zuverlässigkeit beweisen, daher die Bedeutung der aufbewahrten Nachweise. Für Ihre verbindlichsten Verträge kehrt eine qualifizierte Signatur, ausgestellt von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter, diese Last um. Lassen Sie die gewählte Stufe von Ihrem Rechtsberater bestätigen.
Schritt 3: Die Rechnung geht bei der Unterschrift hinaus
Das unterschriebene Angebot wird zur Bestellung, dann zur Rechnung, ohne dass jemand sie abtippt. In Dolibarr geht die freigegebene Rechnung mit einem Zahlungslink hinaus: Die Module Stripe und PayPal werden mit der Software geliefert, und eine Online-Zahlung wird von selbst auf der Rechnung erfasst. In Odoo begleitet die Zahlung die Unterschrift des Angebots.
Eine Frist rückt näher, zumindest in Frankreich: Je nach Unternehmensgröße muss dort ab 2026 oder 2027 eine Rechnung zwischen französischen Unternehmen über eine zugelassene Plattform laufen statt über eine einfache E-Mail. Der Ablauf muss das von Anfang an berücksichtigen; unser Leitfaden E-Rechnung: was Ihre Software können muss erläutert den Zeitplan und was Dolibarr und Odoo bieten.
Schritt 4: Die Zahlung kommt ins CRM zurück
Der Vertriebsmitarbeiter muss wissen, dass sein Kunde bezahlt hat, ohne die Buchhaltung zu fragen. n8n liest in regelmäßigen Abständen den Status der Rechnungen in Dolibarr und setzt das Geschäft in Twenty auf „bezahlt“. Wir ziehen diese geplante Kontrolle, die den tatsächlichen Stand der Rechnungen liest, einem Auslöser vor, der unterwegs verloren gehen kann.
Eine Rechnung, die nach Fälligkeit unbezahlt bleibt, löst die Mahnung aus, ohne darauf zu warten, dass es jemand bemerkt: Das ist einer der Abläufe unseres Artikels über die zehn Automatisierungen, die Sie zuerst ansehen sollten.
Aus der Praxis
Twenty, n8n, Docuseal und Documenso laufen auf unserem eigenen Server, unter einem Dutzend Diensten. Diese Grundlage stellen wir für ein Unternehmen zusammen: sein CRM, sein Tool für Angebote und Rechnungen und eine Signatur, gehostet bei ihm oder bei uns. Den vollständigen Ablauf, vom Angebot bis zur Zahlung, richten wir ein; eine besondere Erfahrung mit Dolibarr und Odoo, deren Umfang und Preis wir vorstellen, beanspruchen wir nicht.
Was der Ablauf nicht tut
Er verhandelt nicht. Ein Rabatt außerhalb der Preisliste, ein Zahlungsplan, eine besondere Bedingung: Eine Person gewährt sie, und der Ablauf wendet sie anschließend an, ohne sie abzuschreiben.
Er führt nicht die Buchhaltung. Die Rechnungen aus Dolibarr oder Odoo versorgen Ihren Steuerberater; der Ablauf beseitigt die Doppelerfassung, nicht dessen Arbeit.
Er überwacht sich nicht selbst. Eine Synchronisation, die ohne Warnung stoppt, hinterlässt Geschäfte ohne Angebot oder unsichtbare Zahlungen. Unser Leitfaden n8n-Workflows überwachen: kein stiller Ausfall zeigt, wie Sie gewarnt werden.
Achtung
Bei Odoo Online ist der Zugang zur externen API den Tarifen „Custom“ vorbehalten: Bei den Tarifen One App Free und Standard gibt es ihn laut der Dokumentation von Odoo nicht. Wenn Ihr CRM mit Odoo kommunizieren soll, prüfen Sie das, bevor Sie Ihren Tarif wählen. Neue Integrationen laufen über die mit Odoo 19 eingeführte JSON-2-API: Die alten Schnittstellen sind veraltet, und ihre Abschaltung ist für den Winter 2027 bei Odoo Online und für den Herbst 2028 bei den installierten Versionen angekündigt.
Was kostet dieser Ablauf?
Er besteht aus zwei Bausteinen. Unser Automatisierungsangebot mit n8n bringt einen durchgängigen Prozess ab 2 400 € in Produktion, mit Warnungen und einem Verlauf jeder Ausführung; Überwachung und Korrekturen sind optional, für 350 € pro Monat. Fehlt das Tool für Angebote und Rechnungen, installiert es unser Angebot für maßgeschneidertes CRM und ERP: Twenty für 4 500 €, Dolibarr ab 6 500 €, Odoo ab 15 000 € mit der Stufe START, die CRM, Rechnungsstellung und Projekte abdeckt.
Das Wichtigste
- Ein Geschäft wird einmal erfasst, im CRM; der Rest ergibt sich daraus.
- Die Preise kommen aus dem Rechnungstool, nie aus einem freien Feld des CRM.
- Die integrierte Signatur von Dolibarr fügt ein Bild ein: Wählen Sie für einen verbindlichen Vertrag eine echte elektronische Signatur.
- Der Ablauf muss die E-Rechnung vor Ihrem Pflichttermin vorsehen.
Häufige Fragen
Hat eine elektronische Signatur denselben Wert wie eine handschriftliche Unterschrift?
Nur die qualifizierte elektronische Signatur hat laut eIDAS-Verordnung die Wirkung einer handschriftlichen Unterschrift. Die anderen bleiben vor Gericht zulässig: Ihre Wirkung darf nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch sind. Im Streitfall müssen Sie die Zuverlässigkeit des Verfahrens beweisen, daher die Bedeutung, die Identität des Unterzeichners, den Zeitstempel und den Nachweis aufzubewahren, dass das Dokument sich nicht verändert hat.
Muss man Odoo wählen, um alles in einem Tool zu haben?
Nicht unbedingt. Odoo bietet den Ablauf von Haus aus, ist aber ein vollständiges ERP, das das ganze Team annehmen muss und entsprechend kostet. Wenn Ihr Vertriebsteam bereits an seinem CRM hängt oder Dolibarr Ihre Angebote und Rechnungen abdeckt, kostet die Verbindung der Tools über n8n weniger als eine Migration. Der richtige Aufbau hängt davon ab, was Sie bereits haben, und von Ihrer Größe.
Können wir unsere aktuelle Rechnungssoftware behalten?
Ja, wenn sie eine API bereitstellt, mit der man ein Angebot anlegen, den Status einer Rechnung lesen und eine Zahlung erfassen kann. n8n wird dann angebunden wie bei Dolibarr. Prüfen Sie auch, ob sie für die E-Rechnung mit einer zugelassenen Plattform verbunden ist: Ist sie es nicht und kündigt ihr Hersteller nichts Konkretes an, wird der Wechsel des Tools zu einer Frage des Zeitplans.
Was passiert, wenn der Kunde per Überweisung zahlt?
Die Zahlung kommt nicht über den Link: Sie muss der Rechnung zugeordnet werden. Dolibarr wie Odoo bieten einen Bankabgleich, den die Buchhaltung abhakt oder den der Ablauf vorbereitet. In beiden Fällen gelangt der Status ins CRM, sobald die Rechnung als bezahlt markiert ist, und die Mahnung geht nur bei tatsächlich unbezahlten Rechnungen hinaus.
Quellen
- Odoo, Dokumentation, ein Angebot online unterschreiben lassen (neuer Tab)odoo.com
- Odoo, Dokumentation, ein Angebot online bezahlen lassen (neuer Tab)odoo.com
- Dolibarr, Explorer der REST-API, Demo-Instanz (neuer Tab)preview.dolibarr.org
- Dolibarr, Übersetzungsdatei der Administration, Zweig 24.0 (neuer Tab)github.com
- Docuseal, offizielles Repository (neuer Tab)github.com
- Documenso, offizielles Repository (neuer Tab)github.com
- Verordnung (EU) Nr. 910/2014, eIDAS genannt, konsolidierte Fassung vom 18. Oktober 2024 (neuer Tab)eur-lex.europa.eu
- Dekret Nr. 2017-1416 vom 28. September 2017 über die elektronische Signatur, Artikel 1 (neuer Tab)legifrance.gouv.fr
- Dolibarr-Wiki, Modul Stripe (neuer Tab)wiki.dolibarr.org
- Odoo, Dokumentation, externe API (neuer Tab)odoo.com
- Odoo, Dokumentation 20.0, externe API (neuer Tab)odoo.com
Verordnung (EU) Nr. 910/2014, eIDAS genannt, konsolidierte Fassung vom 18. Oktober 2024
Auf eur-lex.europa.eu lesen(neuer Tab)Dekret Nr. 2017-1416 vom 28. September 2017 über die elektronische Signatur, Artikel 1
Auf legifrance.gouv.fr lesen(neuer Tab)Jim · Gründer von Brain Plus AI
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