Inhalt7
Eine Rechnung kommt per E-Mail. Jemand öffnet den Anhang, tippt Betrag und Nummer in die Buchhaltungssoftware ab, sucht die passende Bestellung, prüft, ob die Lieferung tatsächlich erfolgt ist, und leitet dann zur Genehmigung weiter. Multipliziert mit Hunderten Rechnungen pro Monat beansprucht diese Kette ganze Tage, und sie ist einer der Prozesse, die sich am leichtesten sauber automatisieren lassen. Dieser Leitfaden unserer Rubrik Prozessautomatisierung und Business-Bots zerlegt ihn in drei Schritte und sagt für jeden, was einer Regel, einer KI oder einer Person zufällt.
Kurz gesagt
- Eine Lieferantenrechnung wird in drei Schritten bearbeitet: lesen, abgleichen, freigeben.
- Seit dem 1. September 2026 müssen alle Unternehmen in Frankreich elektronische Rechnungen empfangen können, deren Daten sich ohne KI lesen lassen.
- KI dient nur dazu, unstrukturierte Belege zu lesen: Quittungen, PDFs, Fotos.
- Der Abgleich mit Bestellung und Lieferung ist eine Sache von Regeln und Toleranzen.
- Eine Änderung der Bankverbindung wird nie automatisch freigegeben.
Die drei Schritte einer Lieferantenrechnung
Der Weg einer Rechnung, vom Eingang bis zur Zahlung
- Lesen
Lieferant, Nummer, Datum, Beträge und Mehrwertsteuer entnehmen.
- Abgleichen
Mit Bestellung und Lieferung vergleichen.
- Freigeben
Eine Person genehmigt, was aus der Regel fällt.
- Zahlen und ablegen
Buchung und Beleg, am richtigen Ort.
Jeder Schritt wird anders automatisiert, und die Verwechslung zwischen ihnen erzeugt die enttäuschenden Projekte: eine KI, die alles erledigen soll, obwohl sich zwei von drei Schritten mit aufgeschriebenen Regeln lösen lassen.
Lesen: Die elektronische Rechnung verändert die Lage
Lange hieß eine Rechnung zu lesen, ein PDF mit einem von Lieferant zu Lieferant anderen Layout zu lesen, daher die Texterkennung und dann die Sprachmodelle. Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung in Frankreich verändert diesen Ausgangspunkt. Laut der Seite der französischen Steuerverwaltung:
- 1. September 2026
Alle Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können; Großunternehmen und mittelgroße Unternehmen müssen sie auch ausstellen.
- 1. September 2027
Kleine und Kleinstunternehmen müssen ihrerseits elektronische Rechnungen ausstellen.
Eine elektronische Rechnung im Sinne der Reform ist kein per E-Mail gesendetes PDF: Es ist eine Datei mit strukturierten Daten (UBL, CII oder ein Mischformat, das die Daten an ein Bild anhängt), übermittelt über eine zugelassene Plattform. Ihre Beträge, ihre Mehrwertsteuer und ihre Referenzen lassen sich ohne KI lesen, Feld für Feld. Für die betroffenen Rechnungen wird der teuerste zu automatisierende Schritt zum einfachsten.
Dennoch bleiben Belege zu lesen: Quittungen, Spesenabrechnungen, ein Teil der Rechnungen ausländischer Lieferanten, alte Dokumente. Dort leistet ein Sprachmodell gute Dienste, sofern es nie rät. Ein Feld, das im Beleg fehlt, muss als „fehlt“ ausgegeben werden, nicht mit dem Wahrscheinlichsten ergänzt.
Aus der Praxis
Lesen zeigt, was fehlt
In einem Onlineshop für Plüschtiere ergab die Extraktion der Attribute aus dem Freitext von 481 Produktseiten, dass nur 41 % eine lesbare Größe angaben. Die Lehre gilt für Rechnungen: Bevor Sie das Lesen automatisieren, messen Sie, was Ihre Belege wirklich enthalten, und planen Sie den Weg unvollständiger Belege.
Abgleichen: eine Sache von Regeln
Der Abgleich vergleicht die Rechnung mit dem, was Sie tatsächlich bestellt und erhalten haben. Man spricht vom Zwei-Wege-Abgleich (Rechnung und Bestellung) oder vom Drei-Wege-Abgleich (Rechnung, Bestellung und Wareneingangsschein). Keiner dieser Vergleiche braucht KI:
- Entspricht der Betrag der Bestellung, innerhalb der von Ihnen festgelegten Toleranz (eine Rundung, eine vorgesehene Versandkostenabweichung)?
- Wurden die berechneten Mengen geliefert?
- Ist die Rechnung bereits eingegangen, unter derselben Nummer oder mit demselben Betrag am selben Datum?
- Ist der Lieferant bekannt, und ist seine Bankverbindung die hinterlegte?
Eine Rechnung, die alle diese Kontrollen besteht, kann ihren Weg allein gehen. Eine Rechnung, die an einer scheitert, geht an eine Person, mit dem schriftlichen Grund. Genau diese Aufteilung beschreibt unser Leitfaden zur Automatisierung ohne KI, wenn eine Regel genügt: Dieselbe Eingabe ergibt immer dasselbe Ergebnis, und es gibt nichts zu halluzinieren.
Das Wichtigste
Der Abgleich ist nur so gut wie Ihre Bestell- und Eingangsdaten. Wenn Bestellungen nicht erfasst werden, gibt es nichts abzugleichen: Das ist oft die erste Baustelle, noch vor der Automatisierung selbst.
Wenn Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP keine API zum Schreiben bietet, gibt es andere Zugänge, die wir in sechs Wegen, Software ohne API zu automatisieren vergleichen.
Freigeben: was bei einer Person bleibt
Die Automatisierung sortiert; eine Person genehmigt. Drei Fälle sollten nie ohne menschlichen Blick durchgehen: ein neuer Lieferant, eine Abweichung jenseits der Toleranz und eine Änderung der Bankverbindung.
Dieser letzte Fall ist das Einfallstor für den Betrug mit falschen Lieferanten. La Banque Postale erinnerte im Januar 2025 daran: Immer mehr betrügerische Zahlungsaufforderungen stützen sich auf eine echte Rechnung, bei der nur die Bankverbindung geändert wurde. Die Bank empfiehlt, den Lieferanten unter seiner gewohnten Telefonnummer zu kontaktieren und Erfassung und Freigabe von Bankverbindungen auf mehrere Mitarbeitende zu verteilen.
Achtung
Eine Regel, die in den Workflow gehört
Eine Bankverbindung, die von der hinterlegten abweicht, blockiert die Rechnung und benachrichtigt eine Person, die den Lieferanten unter der bereits bekannten Nummer zurückruft. Die Automatisierung aktualisiert nie eine Bankverbindung anhand einer Rechnung oder einer E-Mail.
Der Buchhalter, intern oder in einer Kanzlei, bleibt im Zentrum: Er legt die Kontierungsregeln fest, gibt Sonderfälle frei, prüft die Mehrwertsteuer und schließt die Konten ab. Was die Automatisierung ihm abnimmt, sind das Abtippen und die Jagd nach Belegen, nicht das Urteil.
Was die Automatisierung ändert, und was sie nicht verspricht
Die Gewinne zeigen sich zuerst in der Regelmäßigkeit: keine in einem Postfach vergessene Rechnung mehr, eine vor statt nach der Zahlung erkannte Dublette, eine Historie jeder Entscheidung, pünktlich bezahlte Lieferanten. Was sie nicht tut: fehlende Bestelldaten reparieren oder anstelle eines Menschen über einen Streit mit einem Lieferanten entscheiden.
Aus der Praxis
Wir wenden diese Rollenverteilung auf unsere eigenen Ausgaben an. Unser Agent für die Belegerfassung, seit Juli 2026 in Produktion, liest das Foto einer per Telegram gesendeten Quittung und entnimmt Lieferant, Betrag, Mehrwertsteuer, Datum und Kategorie; Kontrollen prüfen Dubletten, die Stimmigkeit der Beträge und einen Konfidenzschwellenwert vor jeder Buchung, und eine Person bestätigt den Datensatz per Knopfdruck. Er gehört zu den Tools, die wir selbst betreiben.
Wo anfangen
- Zählen Sie Ihre Belege.
Wie viele Rechnungen pro Monat, in welchen Formaten, von wie vielen Lieferanten.
- Prüfen Sie Ihre Bestellungen.
Ohne erfasste Bestellungen beginnen Sie dort.
- Schreiben Sie die Regeln auf.
Toleranzen, Dubletten, Schwellenwerte, und wer was freigibt.
- Automatisieren Sie das Lesen zuletzt.
Zuerst die elektronischen Rechnungen, dann PDFs und Quittungen.
Unser Angebot für n8n-Automatisierung, mit oder ohne KI, geht von der Aufgabe aus, wie Ihr Team sie heute erledigt, und zeigt die Kosten jeder Ausführung. Derselbe Ablauf kann einen wöchentlichen Bericht ohne Copy-and-paste über offene Rechnungen und Abweichungen speisen.
Weiter in der Rubrik: n8n, Make oder Zapier für ein mittelständisches Unternehmen, die Überwachung von n8n-Workflows, die Lizenz von n8n, von KI sortierter Kundensupport, WhatsApp- und Website-Bots, das Onboarding neuer Mitarbeitender, der Sprachagent am Telefon und KI und der erste Job junger Menschen.
Häufige Fragen
Kann KI den Buchhalter bei Lieferantenrechnungen ersetzen?
Nein. Sie kann einen unstrukturierten Beleg lesen und eine Erfassung vorschlagen, aber Kontierungsregeln, Mehrwertsteuer, Sonderfälle und Abschluss bleiben das Handwerk des Buchhalters. Die Automatisierung nimmt ihm das Abtippen und die Belegsuche ab, was ihm mehr Zeit für Kontrolle und Beratung lässt.
Braucht man KI, um eine elektronische Rechnung zu lesen?
Nein. Eine elektronische Rechnung im Sinne der Reform ist eine Datei mit strukturierten Daten: Beträge, Mehrwertsteuer und Referenzen werden Feld für Feld durch eine einfache Regel gelesen. KI ist nur für Belege gerechtfertigt, die als PDF oder Foto bleiben, etwa Quittungen oder bestimmte ausländische Rechnungen.
Was ist der Drei-Wege-Abgleich?
Es ist der Vergleich von drei Dokumenten vor der Zahlung: der Bestellung (was Sie angefordert haben), dem Wareneingangsschein (was Sie erhalten haben) und der Rechnung (was von Ihnen verlangt wird). Stimmen alle drei innerhalb der Toleranz überein, kann die Rechnung bezahlt werden; andernfalls geht sie mit der festgestellten Abweichung an eine Person.
Wie vermeidet man, eine gefälschte Rechnung zu bezahlen?
Indem man jede Rechnung blockiert, deren Bankverbindung von der hinterlegten abweicht, und die Änderung durch einen Anruf unter der gewohnten Nummer des Lieferanten prüft. Trennen Sie außerdem Erfassung und Freigabe von Bankverbindungen zwischen zwei Personen. Eine gut geschriebene Automatisierung wendet diese Regeln auf jede Rechnung an, ohne Ausnahme.
Quellen
- Der Seite der französischen Steuerverwaltung (neuer Tab)impots.gouv.fr
- La Banque Postale erinnerte im Januar 2025 daran (neuer Tab)labanquepostale.fr
Jim · Gründer von Brain Plus AI
Ebenfalls lesenswert zu automatisierung und bots
Auswählen und kalkulieren9 Min.
Automatisierung ohne KI: wann eine Regel genügt
Nicht jede Automatisierung braucht KI. Eine feste Regel kostet weniger und liefert immer dasselbe Ergebnis: So erkennen Sie die Schritte, an denen KI sich wirklich auszahlt, und die, an denen sie nur Kosten verursacht.
Praxisleitfaden7 Min.
Software ohne API automatisieren: sechs Zugänge
Ihre Fachsoftware hat keine API, oder sie behält sie einem teureren Tarif vor? Meist bleibt ein Zugang, um sie zu automatisieren: Hier sind die sechs, vom robustesten bis zum fragilsten, mit dem, was jeder an Wartung kostet.
Praxisleitfaden6 Min.
Berichte automatisieren: Schluss mit Copy-and-paste am Montag
Der Montagsbericht, den man von Hand neu baut, indem man Zahlen von einem Tool ins andere kopiert, lässt sich fast immer ohne KI automatisieren. Was ein automatischer Bericht enthalten muss, woher seine Zahlen kommen und welche Schutzmechanismen verhindern, dass ein falscher Bericht pünktlich verschickt wird.