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Die Buchhaltungssoftware zu wechseln bedeutet für ein Treuhandbüro monatelange Datenübernahme, Mitarbeitende, die neu geschult werden müssen, und riskante Abschlüsse. Niemand tut das, um ein CRM zu bekommen. Und das ist gut so: Es ist nicht nötig.
Unsere Sicht: Werkzeuge zu verbinden, die man nicht ändern kann, ist ein guter Teil unseres Berufs. In einer Treuhandkanzlei ist die Produktionssoftware genau das Werkzeug, das man nicht anfasst.
Kurz gesagt
- Die Buchhaltungssoftware bleibt die Referenz für alles, was in Zahlen gefasst ist: Buchungen, Mehrwertsteuer, Abschlüsse, Honorarrechnungen.
- Das CRM wird zur Referenz für die Beziehung: Interessenten, Mandate, Fristen, Verkaufschancen, Austausch.
- Eine automatische Verbindung überträgt Kunden und fakturierte Beträge von der Buchhaltung ins CRM, anfangs nur in eine Richtung.
- Die klassische Falle: dieselben Kunden an zwei Stellen erfassen zu lassen.
Wer macht was zwischen den beiden Werkzeugen?
Die Regel, die Konflikte vermeidet: Jede Information hat genau einen Eigentümer.
| Information | Wo sie erfasst wird | Wo sie gelesen wird |
|---|---|---|
| Firmenname, Unternehmensnummer, Adresse | Buchhaltungssoftware | CRM (Kopie) |
| Honorarrechnungen, Zahlungseingänge | Buchhaltungssoftware | CRM (Summen) |
| Interessent, Herkunft der Empfehlung | CRM | CRM |
| Mandat, Umfang, Verlängerungsdatum | CRM | CRM |
| Vorgeschlagene Zusatzmandate | CRM | CRM |
| Austausch, Termine, Notizen | CRM | CRM |
Ein Interessent entsteht im CRM. Wenn er unterschreibt, wird das Dossier in der Buchhaltungssoftware eröffnet, und von da an ist die Buchhaltung maßgeblich für seine Stammdaten.
Was gewinnt die Kanzlei?
Zunächst einen Blick auf das Portfolio, den die Buchhaltungssoftware nicht bietet: welche Mandate sich in diesem Quartal verlängern, welche Kunden seit einem Jahr nicht angerufen wurden, woher die neuen Kunden kommen. Dann Erinnerungen, die von selbst ausgelöst werden, statt vom Gedächtnis jedes Einzelnen abzuhängen. Und schließlich die Möglichkeit, den richtigen Kunden die richtigen Mandate anzubieten.
Wo liegt die Falle?
In der doppelten Erfassung. Wenn eine Mitarbeiterin den Kunden erst in der Buchhaltung und dann im CRM anlegen muss, tut sie das zwei Wochen lang und dann gar nicht mehr. Die automatische Verbindung ist kein Komfort, sondern die Voraussetzung dafür, dass das CRM lebt.
Zweite Falle: vom ersten Tag an alles in beide Richtungen synchronisieren zu wollen. Eine Richtung (Buchhaltung zum CRM) genügt für den Anfang und erzeugt keinen Konflikt.
Häufige Fragen
Lässt sich meine Buchhaltungssoftware mit einem CRM verbinden?
Bexio und Winbooks zum Beispiel bieten Programmierschnittstellen an. Andere sind geschlossener: Dann arbeitet man mit geplanten Exporten. Eine kurze Prüfung Ihrer Werkzeuge klärt das vor jeder Verpflichtung.
Braucht es ein „Treuhand-CRM“?
Nicht unbedingt. Ein offenes CRM, in dem man Objekte wie „Mandat“ und „Gesellschaft“ anlegt, passt sich dem Beruf an. Eine Branchensuite trifft die umgekehrte Wahl: ein fertiges Modell, weniger flexibel.
Jim · Gründer von Brain Plus AI
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