Welches CRM für eine Treuhand: Twenty, Odoo oder eine Branchensuite?

In einer Treuhand kennt jeder die Buchhaltungssoftware. Sie führt die Buchungen, die Mehrwertsteuer, die Abschlüsse, manchmal die Lohnabrechnung. Was sie schlecht abbildet, ist alles, was davor und drumherum geschieht: der Interessent, der am Montag angerufen hat, das Mandat, das im März ausläuft, der Kunde, der eine Nachfolgeberatung bräuchte und dem sie niemand angeboten hat.

Diese Kundenbeziehung lebt heute in Postfächern, einer Tabelle und im Gedächtnis der Partner. Drei Werkzeugfamilien versprechen, sie zu ordnen. Sie passen nicht zu denselben Kanzleien.

Unser Standpunkt: Wir betreiben Twenty, ein freies CRM, im Produktivbetrieb, und wir führen auch Odoo ein. Wir haben kein Interesse daran, das eine dem anderen vorzuziehen, und für einen Teil der Kanzleien ist die richtige Antwort weder das eine noch das andere.

Kurz gesagt

• Die Buchhaltungssoftware bleibt in allen drei Fällen bestehen: Keines dieser Werkzeuge ersetzt sie für die Produktion.
• Eine Branchensuite (TaxDome, Karbon und vergleichbare) passt gut zu kleinen Kanzleien: CRM, Portal, Zeiterfassung und Abrechnung aus einem Guss.
• Twenty passt zu Kanzleien mit 20 bis 200 Personen, die eine echte Vertriebssicht wollen, verbunden mit ihrer Buchhaltung, mit Daten, die dort gehostet werden, wo sie es entscheiden.
• Odoo passt zur Kanzlei, die Zeitaufwand, Honorare, Projekte und Kundenbeziehung in einem einzigen Werkzeug führen will.

Was erwartet eine Treuhand von einem CRM?

Nicht dasselbe wie ein Vertriebsteam. Eine Treuhand verkauft wenige neue Verträge pro Monat, aber jeder Kunde bleibt jahrelang. Das CRM dient also weniger dazu, eine Pipeline zu füllen, als das Portfolio zu führen:

• die Interessenten und ihre Herkunft (Empfehlung eines Kunden, Bank, Notar, Website);
• die unterzeichneten Mandate, ihr Umfang, ihr Verlängerungsdatum und ihre Honorare;
• die Gesellschaften eines Kunden (Holding, Betriebsgesellschaft, Immobiliengesellschaft, der Unternehmer selbst);
• die Fristen, die eine Erinnerung auslösen: anzufordernde Unterlagen, Aktualisierung der Identifizierungsakte des Kunden;
• mögliche Zusatzaufträge: Steuerberatung, Gründung, Domizilierung, Lohnabrechnung.

Dieser letzte Punkt ist oft der, der das Werkzeug bezahlt. Eine Kanzlei, die ihre Kunden endlich nach Bedarf sieht und nicht nach Aktennummer, bietet mehr an, ohne Kaltakquise.

Branchensuiten: alles aus einem Guss, für kleine Kanzleien

TaxDome, Karbon und vergleichbare Lösungen sind für Buchhaltungskanzleien gebaut. Sie vereinen die Kundenakte, ein Portal, über das der Kunde seine Belege hochlädt und unterschreibt, die Aufgabenverfolgung, den Zeitaufwand und die Honorarabrechnung.

Für eine Kanzlei mit wenigen Personen ist das oft die beste Wahl: ein Abonnement, ein schneller Start, wenig Konfiguration. Ihre Grenzen zeigen sich mit der Größe: ein Datenmodell, das sich kaum anpassen lässt, Daten beim Anbieter gehostet, oft außerhalb der Schweiz oder der Europäischen Union, und ein Preis pro Nutzer, der mit dem Team steigt.

Twenty: die Kundenbeziehung neben der Buchhaltungssoftware

Twenty ist ein freies CRM. Man legt darin eigene Objekte an (Mandat, Gesellschaft, Frist, Identifizierungsakte) und eigene Erinnerungsregeln. Es kann auf einem Server laufen, den die Kanzlei wählt, in der Schweiz oder in der Europäischen Union, was schwer wiegt, wenn man die Bücher seiner Kunden führt.

Was es nicht kann: Zeiterfassung, Abrechnung, Kundenportal, Dokumentenverwaltung. Es gibt auch nicht vor, das zu können. Sein Platz ist neben der Buchhaltungssoftware, mit ihr verbunden durch eine Automatisierung, die Kunden, Mandate und abgerechnete Beträge übernimmt. Ohne diese Verbindung erfasst die Kanzlei doppelt, und das Werkzeug stirbt in drei Monaten.

Es ist die richtige Wahl für eine mittelgroße Kanzlei, die ihre Produktionswerkzeuge bereits hat und, ohne alles zu ändern, eine klare Sicht auf ihr Portfolio und ihre Chancen ergänzen will.

Odoo: die ganze Kanzlei in einem Werkzeug

Odoo ist ein ERP. Sein CRM ist ordentlich, aber seine eigentliche Stärke für eine Treuhand liegt woanders: Stundenzettel, Projekte pro Mandat, Abrechnung nach Aufwand oder pauschal, Kundenportal, elektronische Signatur. Alles liegt in derselben Datenbank.

Es ist die richtige Wahl für eine Kanzlei, die ihre eigene Tätigkeit in einem einzigen Werkzeug steuern will und ein größeres Projekt in Kauf nimmt. Die Buchhaltung der Kunden bleibt oft in der Spezialsoftware; Odoo führt dann die Kanzlei, nicht die Akten ihrer Kunden. In Belgien, wo Odoo sehr verbreitet ist, kennen es viele Treuhänder bereits, und manche verkaufen es an ihre Kunden weiter.

Wie wählen, in drei Fragen?

1. Wie viele sind Sie? Weniger als zehn Personen: Schauen Sie sich zuerst eine Branchensuite an. Darüber werden Konfiguration und Hosting zum Thema.
2. Wollen Sie Ihre Zeiterfassung und Abrechnung ändern? Nein: ein CRM wie Twenty neben dem Bestehenden. Ja: Odoo.
3. Wo müssen die Daten Ihrer Kunden liegen? Lautet die Antwort „in der Schweiz“ oder „bei uns“, scheiden Sie die Werkzeuge aus, die das nicht erlauben.

Häufige Fragen