CRM: auswählen, befüllen und lebendig halten

Ein CRM wird oft an einem Nachmittag nach einer Demo ausgewählt und dann jahrelang bereut: Lizenzen, die mit jeder Einstellung steigen, ein Vertrieb, der es nicht befüllt, Daten, die man nicht mehr herausbekommt. Die drei Probleme haben denselben Ursprung: Man hat ein Werkzeug gewählt, bevor man entschieden hat, was es tun soll.

Dieser Leitfaden eröffnet unsere Rubrik CRM und Kundendaten. Er folgt dem Ablauf eines echten Projekts: den Umfang wählen, die Kosten rechnen, die Daten übernehmen, das Werkzeug verankern, es mit dem Rest verbinden. Jeder Abschnitt verweist auf den Artikel, der das Thema vertieft. Wenn Ihre Wahl schon getroffen ist, installiert unser CRM-Angebot Twenty, Dolibarr oder Odoo bei Ihnen und schult Ihr Team, zum Festpreis.

Kurz gesagt

• Ein reines CRM verfolgt Kontakte, Unternehmen und Verkaufschancen. Sobald Angebote, Rechnungen oder Lagerbestand dazugehören, spricht man von einem ERP.
• Der Preis pro Nutzer sagt fast nichts: Die echten Kosten rechnet man über drei Jahre, Einführung und Betrieb inklusive.
• Ein offenes CRM gibt über eine API Zugriff auf alle Ihre Daten und lässt Sie mit ihnen gehen.
• Der Vertrieb befüllt ein CRM, das seine Arbeit vorbereitet. Er meidet eines, das Felder verlangt, die ihm nichts nützen.
• Die DSGVO legt Aufbewahrungsfristen und ein Recht auf Löschung fest, die auch für angebundene Werkzeuge gelten.

Was ist ein CRM, und wo hört es auf?

Die entscheidende Grenze ist die Rechnung. Solange Sie Kontakte und Verkaufschancen verfolgen, genügt ein reines CRM. Wenn Angebot, Rechnung, Zahlung und manchmal der Lagerbestand am selben Ort leben sollen, betreten Sie das Gebiet des ERP. Eine an sich richtige Antwort gibt es nicht: Es gibt die Prozesse, die Sie abdecken wollen.

Deshalb arbeiten wir mit drei Lösungen, auf drei sich überschneidenden Bereichen: Twenty, ein reines CRM, für Teams von 3 bis 30 Personen, die ihren Vertrieb steuern; Dolibarr, ein schlankes ERP, für 5 bis 50 Personen, die Angebote, Rechnungen und Lager an einem Ort wollen; Odoo, ein vollständiges ERP, ab etwa zwanzig Personen. Die vollständige Übersicht steht in Twenty, Dolibarr oder Odoo: was passt zu Ihrem Team?.

Was kostet ein CRM wirklich?

Der angezeigte Preis pro Nutzer und Monat ist nur ein Posten. Über drei Jahre kommen das manchmal verpflichtende Onboarding hinzu, die höhere Edition, die eine benötigte Funktion verlangt, KI-Guthaben und Support. Ein freies CRM, das bei Ihnen gehostet wird, hat keine Lizenz pro Nutzer, aber eine Einführung und einen Betrieb. Die Rechenmethode, Posten für Posten, steht in CRM-Preis: die echten Kosten über drei Jahre.

Für Odoo, dessen Preismodell Lizenz, Hosting und Integration mischt, haben wir separat gerechnet in Was kostet Odoo wirklich?. Und warum wir ein offenes CRM empfehlen, erklären wir ausführlich in Modernes und offenes CRM: 12 Gründe für den Wechsel 2027.

Wie übernimmt man seine Daten, ohne das Durcheinander mitzunehmen?

Die Migration ist der Moment, in dem man den tatsächlichen Zustand seiner Daten entdeckt: Dubletten, Felder, die auf drei verschiedene Arten befüllt sind, Kontakte ohne Unternehmen. Sie unverändert zu übernehmen heißt, das Durcheinander im neuen Werkzeug zu installieren.

1. 01Wählen, was man mitnimmt.

   Nicht die ganze Historie hat Wert; offene Verkaufschancen und aktive Kunden schon.

2. 02Die Feldzuordnung festlegen.

   Jedes Feld des alten Werkzeugs hat einen Platz im neuen, oder eben nicht.

3. 03Vor dem Import bereinigen.

   Dubletten über einen verlässlichen Schlüssel auflösen, Wertelisten auf wenige Optionen reduzieren.

4. 04In der Reihenfolge der Abhängigkeiten importieren.

   Unternehmen vor Kontakten, Kontakte vor Verkaufschancen.

5. 05Die Historie separat übernehmen.

   E-Mails, Notizen und Anhänge kommen mit dem Standardexport nicht mit.

Die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung, ausgehend von HubSpot, steht in Von HubSpot zu einem Open-Source-CRM in sieben Schritten. Das Aufräumen und vor allem die Regeln, die das Durcheinander fernhalten, stehen in Die Daten des CRM bereinigen.

Warum befüllt der Vertrieb das CRM nicht?

Weil es mehr verlangt, als es zurückgibt: doppelte Eingaben, Pflichtfelder, deren Nutzen niemand sieht, ein Vokabular, das nicht das eigene ist. Ein angenommenes CRM tut das Gegenteil: Es bereitet die Arbeit des Vertriebs vor (die Nachfassaktion des Tages, die Historie vor dem Anruf) und verlangt nur, was beim Verkaufen hilft. Ursachen und Abhilfen beschreiben wir in CRM: warum der Vertrieb es nicht befüllt.

Zwei Automatisierungen geben oft den Ausschlag für die Akzeptanz:

• E-Mails, die sich von selbst dem Kundendatensatz zuordnen, Postfach für Postfach eingestellt, um nicht alles offenzulegen: CRM und E-Mail: synchronisieren, ohne alles offenzulegen.
• Nachfassaktionen, die von der Maschine vorbereitet und vom Vertriebler geschrieben werden: Datum, unbeantwortetes Angebot und Kontext kommen von allein, die Worte bleiben seine. Siehe Vertriebliches Nachfassen: automatisieren und menschlich bleiben.

Wie verbindet man das CRM mit dem Rest des Unternehmens?

Ein isoliertes CRM wird wieder zum Adressbuch. Verbunden wird es zum Knotenpunkt der Kundenbeziehung. Drei Anbindungen zählen am meisten.

1. Die eingehende Anfrage. Sie wird vor jeder Benachrichtigung im CRM erfasst, nach einer schriftlichen Regel zugewiesen und löst einen Alarm aus, wenn niemand antwortet: Eingehende Anfrage: vom Formular zum richtigen Vertriebler.
2. Rechnungsstellung und Support. Ein einheitlicher Kundendatensatz zeigt auf einem Bildschirm Verkaufschancen, Rechnungen und Tickets, wobei jedes Werkzeug Herr seiner Daten bleibt: Einheitlicher Kundendatensatz. In Frankreich ändert die E-Rechnung zudem, was Ihre Software können muss: E-Rechnung: was Ihre Software können muss.
3. Die KI. Ein CRM, das einen MCP-Server veröffentlicht, lässt sich aus dem Assistenten Ihrer Wahl in natürlicher Sprache abfragen. Beginnen Sie mit reinem Lesezugriff und geben Sie jeden Schreibvorgang frei: Mit dem CRM in natürlicher Sprache sprechen.

Ein offenes CRM kann sogar über die Kundenbeziehung hinaus dienen: Immobilien, Projekte oder Anlagen werden darin zu eigenständigen Objekten, die Ihre Website liest. Das tun wir für ein Immobilienportal, und das erklären wir in Twenty jenseits des CRM und Objekte und Mandate in einem CRM verwalten.

Was sagt die DSGVO zu den Daten eines CRM?

Ein CRM ist eine Sammlung personenbezogener Daten, und die DSGVO gilt dafür vollständig. Die französische Datenschutzbehörde CNIL schlägt Aufbewahrungsfristen vor (drei Jahre nach dem letzten Kontakt für einen Interessenten, drei Jahre nach Ende der Beziehung für einen Kunden), und ein Löschantrag muss innerhalb eines Monats beantwortet werden, auch in Exporten und angebundenen Werkzeugen. Details in CRM und DSGVO: Aufbewahrungsfrist und Recht auf Vergessenwerden. Wenn KI ins CRM kommt, tritt eine weitere Grenze hinzu: Sie kann eine Entscheidung vorbereiten, die eine Person betrifft, sie aber selten allein treffen. Siehe Automatisierte Entscheidung: darf die KI allein entscheiden?.

Wo man anfängt

1. 01Listen Sie die abzudeckenden Prozesse auf.

   Nur Vertrieb oder auch Angebote, Rechnungen und Lager: Das entscheidet zwischen CRM und ERP.

2. 02Rechnen Sie die Kosten über drei Jahre.

   Lizenzen, Einführung, Betrieb, für jede ernsthafte Option.

3. 03Nehmen Sie die Daten auf.

   Wo sie liegen, in welchem Zustand, was es wert ist, mitgenommen zu werden.

4. 04Fragen Sie den Vertrieb, was ihm helfen würde.

   Das CRM muss ihm ab der ersten Woche Zeit zurückgeben.

5. 05Schließen Sie eins nach dem anderen an.

   Zuerst die eingehende Anfrage, dann die Rechnungsstellung, dann die KI.

Wenn Sie begleitet werden möchten, beginnt unser CRM-Angebot mit einer Auswahlberatung zwischen Twenty, Dolibarr und Odoo, dann installieren und schulen wir, zum Festpreis. Für eine erste Frage schreiben Sie uns.

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