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Nehmen Sie einen Kaufinteressenten, der wegen eines Hauses mit drei Schlafzimmern und Garten anruft, mit gedeckeltem Budget. Der Makler notiert die Anfrage in einer Tabelle. Am nächsten Tag unterzeichnet die Agentur einen Auftrag für eine passende Immobilie, und niemand stellt die Verbindung her. Genau diesen verpassten Abgleich muss ein Immobilien-CRM unmöglich machen. Bleibt die Wahl: eine Immobiliensoftware vom Markt, für die Branche gedacht, oder ein offenes CRM, das man an seine Tätigkeit anpasst.
Dieser Leitfaden richtet sich an Immobilienagenturen und -netzwerke, Teams von 20 bis 500 Personen. Er führt unser Raster für die Wahl zwischen Twenty, Dolibarr und Odoo für eine bestimmte Branche weiter. Für die Details der anzulegenden Objekte lesen Sie, wie man Immobilien und Aufträge in einem CRM verwaltet.
Ein Hinweis zu unserem Standpunkt: Das CRM, das wir seit Anfang 2025 im Produktivbetrieb nutzen, ist Twenty, und wir tragen zum Projekt bei; es ist auch das CRM von Palmora Property, einem Portal für Immobilienanzeigen in Thailand, das wir betreiben. Wir haben keine Immobiliensoftware vom Markt eingeführt: Wir beschreiben, was diese Werkzeuge im Allgemeinen abdecken, ohne eines davon zu nennen, und das folgende Raster dient auch dazu, sie zu beurteilen.
Kurz gesagt
- Eine Immobiliensoftware vom Markt genügt, wenn Ihr Prozess der branchenübliche ist und Immobilienportale Ihr Hauptkanal sind.
- Ein offenes CRM wie Twenty ist besser, wenn Sie Ihre eigene Website betreiben, in mehreren Sprachen, mit eigenen Objekten, oder wenn Ihre Daten bei Ihnen bleiben müssen.
- In beiden Fällen sind vor der Unterschrift sechs Anforderungen zu prüfen: die Immobilie, die Suchanfrage, die Website, die Formulare, die Aufbewahrung der Daten und ihr Export.
Immobiliensoftware oder offenes CRM: Was ist der Unterschied?
Beide verwalten Kontakte und verfolgen Geschäfte. Was sie trennt, ist die Frage, wer über die Form Ihrer Daten entscheidet: der Softwareanbieter oder Sie.
Immobiliensoftware vom Markt
Die Branche ist bereits modelliert: Immobilien, Aufträge, Käufer, Besichtigungen
Die Veröffentlichung auf Immobilienportalen ist oft enthalten
Ein Abonnement, das an den Anbieter gezahlt wird, solange Sie es nutzen
Der Prozess ist der, den der Anbieter vorgesehen hat
Offenes CRM wie Twenty
Sie legen Ihre Objekte und Felder ohne Aufpreis an
Ihre Website und Ihre Werkzeuge werden über die API angebunden
Keine Lizenz pro Nutzer auf Ihrem Server
Die Schnittstellen müssen gebaut und dann betrieben werden
Die Software vom Markt erspart Ihnen die Modellierung. Das offene CRM überlässt sie Ihnen, und genau darin liegt sein Wert, wenn Ihre Tätigkeit nicht dem Modell des Anbieters entspricht.
Welche Anforderungen muss ein Immobilien-CRM erfüllen?
Unabhängig vom Werkzeug trennen sechs Punkte ein CRM, das der Agentur dient, von einem CRM, das das Team mit einer Tabelle umgeht.
Die Immobilie ist ein Objekt, keine Verkaufschance
Eine Immobilie hat eine Adresse, eine Fläche, einen Preis, Fotos und einen Status, und sie überdauert das Geschäft: Mehrere Käufer besichtigen sie, bevor sie verkauft wird. Als Verkaufschance abgelegt, verliert sie ihre Historie, sobald diese geschlossen wird. Das richtige CRM macht daraus ein eigenes Objekt, verknüpft mit Kontakten und Geschäften. In Twenty ist das ein benutzerdefiniertes Objekt: die Dokumentation nimmt gerade Anzeigen als Beispiel, und die FAQ zum Datenmodell stellt klar, dass sich der Preis mit der Zahl der Objekte und Felder nicht ändert und die Zahl der Datensätze keine feste Grenze hat, auch wenn sehr große Mengen manche Ansichten verlangsamen können.
Die Suchanfrage des Käufers hat einen eigenen Datensatz
Was ein Käufer sucht (Art der Immobilie, Gegend, Budget, Zahl der Schlafzimmer), verdient einen eigenen Datensatz, der mit seinem Kontakt verknüpft ist, keine freie Notiz. Er macht den Abgleich aus dem Eingangsbeispiel möglich: Wenn eine Immobilie hereinkommt, zeigt das CRM die Anfragen, die sie erfüllt, und der Makler ruft noch am selben Tag die richtigen Käufer zurück. Eine Software vom Markt bietet das in der Regel fertig an; in einem offenen CRM ist es ein weiteres Objekt und eine Automatisierung, die die Kriterien abgleicht, einmal gebaut.
Die Website folgt dem Datensatz, auch beim Entfernen
Wenn Sie Ihre Immobilien auf Ihrer eigenen Website veröffentlichen, muss der Datensatz im CRM die einzige Eingabe sein: Die Website übernimmt ihn, in jeder Sprache, und entfernt ihn, wenn die Immobilie aus dem Katalog verschwindet. Das Entfernen wird vergessen. Google sagt es in seinem Leitfaden zu Crawling-Fehlern: Eine Seite, die meldet, dass der Inhalt nicht mehr existiert, und dabei mit 200 antwortet, ist ein Soft 404, eine falsche Fehlerseite; eine entfernte Seite ohne Ersatz muss mit 404 oder 410 antworten, und eine 301-Weiterleitung ist nur zu einem echten Ersatz gerechtfertigt. Wir beschreiben die Mechanik in unserem Artikel über programmatisches SEO.
Keine Anfrage geht verloren
Ein Formular, das nur eine E-Mail sendet, verliert Käufer, ohne dass es jemand merkt: ein Spamfilter, ein gemeinsames Postfach, das niemand liest, ein Urlaub. Die Regel passt in einen Satz: Jede Anfrage wird vor jedem E-Mail-Versand in der Datenbank gespeichert und legt dann Kontakt und Geschäft im CRM an. Stellen Sie die Frage einem Anbieter wie einem Integrator: Wohin geht eine Anfrage, wenn die E-Mail scheitert?
Die Aufbewahrungsfristen werden eingehalten
Achtung
Ein Interessent wird nicht unbegrenzt gespeichert
Nach den Fragen und Antworten der CNIL zu ihren Referenzrahmen für die Vertriebsverwaltung werden die Daten eines Interessenten drei Jahre ab ihrer Erhebung oder ab dem letzten von ihm ausgehenden Kontakt aufbewahrt. Die CNIL ist die französische Datenschutzbehörde; ihre Empfehlungen gelten für Frankreich, in anderen Ländern legt die jeweilige Behörde eigene Richtwerte fest. Nach Ablauf dieser Frist fragt man ihn, ob er weiterhin kontaktiert werden möchte; ohne ausdrückliche positive Antwort wird gelöscht oder archiviert. Die Daten eines Kunden werden während der Beziehung und dann drei Jahre nach deren Ende aufbewahrt. Diese Referenzrahmen sind nicht verbindlich, aber eine Abweichung muss begründet werden können.
Das Detail zählt für ein Immobilien-CRM: Die Frist beginnt neu bei einem Kontakt, der vom Käufer ausgeht, nicht bei einem Anruf der Agentur. Das CRM muss also Ersteren datieren, nicht nur Letzteren. Die zugehörige Bereinigung finden Sie in unserer Methode zur Bereinigung der CRM-Daten.
Ihre Daten gehen mit, wenn Sie wechseln
Am Tag, an dem Sie das Werkzeug wechseln, müssen Ihre Immobilien, Ihre Aufträge und Ihre Historie vollständig exportiert werden können, in einem lesbaren Format, ohne auf das Wohlwollen des Anbieters zu warten. Fragen Sie danach, bevor Sie unterschreiben: einen vollständigen Testexport und die Liste dessen, was die API nicht liefert. Bei Twenty ist alles, was man auf dem Bildschirm sieht, auch über die API zugänglich, per REST und GraphQL, benutzerdefinierte Objekte eingeschlossen: Was das ändert, erzählen wir in Twenty jenseits des CRM, als Backoffice Ihrer Geschäftsdaten.
Wann eine Immobiliensoftware vom Markt genügt
Wenn Ihre Agentur von Immobilienportalen lebt, dem klassischen Weg vom Auftrag bis zum Verkauf folgt und kein eigenes Werkzeug anzubinden hat, erspart Ihnen eine Software vom Markt, zu bauen, was schon existiert: Das Modell ist fertig, das Team lernt schnell, und der Anbieter folgt den Entwicklungen der Branche. Prüfen Sie vor der Unterschrift drei Dinge: was das Abonnement wirklich umfasst, den Export Ihrer Daten und den Platz, der Ihrer eigenen Website bleibt.
Wann ein offenes CRM besser ist
Ein offenes CRM gewinnt, sobald Ihre Tätigkeit aus dem Modell des Anbieters herausfällt: ein Portal, das Sie selbst betreiben, mehrere Sprachen, Vermietung neben dem Verkauf, Objekte, die Ihrem Markt eigen sind, oder Daten, die auf Ihrem Server bleiben müssen. Der Preis steigt nicht mehr mit dem Team: Sie zahlen die Einrichtung und, wenn Sie möchten, den Betrieb.
Seine Grenzen sind real. Die Schnittstellen, von der Veröffentlichung auf Portalen bis zur elektronischen Signatur, müssen gebaut und betrieben werden. Und Twenty ist kein ERP: Buchhaltung und Mietverwaltung leben anderswo, oder in Dolibarr und Odoo, wenn das Unternehmen ein vollständiges Verwaltungswerkzeug braucht.
Aus der Praxis
Palmora Property, ein aus Twenty gesteuertes Portal
Palmora Property ist ein Portal für Immobilienanzeigen in Thailand, das wir begleiten. Anfangs lebten die Anzeigen in einer Tabelle und wurden von Hand auf die Website übertragen, und Rückrufanfragen kamen nur per E-Mail. Im Mai 2026 wurde Twenty zur einzigen Quelle für Immobilien, Kontakte und Geschäfte. Eine Immobilie wird im CRM freigegeben, dann veröffentlicht eine Synchronisation jeden Morgen den freigegebenen Katalog auf einer Website in sechs Sprachen mit mehr als 3 000 Adressen; eine Schaltfläche „Auf der Website veröffentlichen“ erspart das Warten bis zum nächsten Tag. Seit Juli 2026 wird jede Anfrage vor jedem E-Mail-Versand in der Datenbank gespeichert und legt dann Kontakt und Geschäft im CRM an. Und die Adresse einer entfernten Anzeige antwortet mit 410, mit ähnlichen Immobilien in derselben Gegend und zu einem vergleichbaren Budget.
Die vollständige Geschichte steht auf der Projektseite von Palmora Property, und unsere Einschätzung von Twenty im Produktivbetrieb, Grenzen eingeschlossen sagt auch, was Arbeit gekostet hat.
Unser CRM-Angebot, zum Festpreis
Wenn ein offenes CRM die richtige Wahl ist, richtet unser CRM- und ERP-Angebot es bei Ihnen ein, zum Festpreis: Twenty für 4 500 €, Dolibarr ab 6 500 €, Odoo in drei Stufen ab 15 000 €. Twenty und Dolibarr verlangen keine Lizenz pro Nutzer. Der erste Schritt vergleicht die drei anhand Ihrer Prozesse und der Werkzeuge, die Sie behalten, Immobilien und Anfragen eingeschlossen, und wir empfehlen das kleinste Werkzeug, das den Bedarf wirklich abdeckt.
Häufige Fragen
Was ist ein Immobilien-CRM?
Es ist das Werkzeug, in dem eine Agentur ihre Immobilien, ihre Aufträge, ihre Käufer und ihre Eigentümer verwaltet und jedes Geschäft von der ersten Anfrage bis zur Unterschrift verfolgt. Es kann eine für die Branche entwickelte Software im Abonnement sein oder ein offenes CRM wie Twenty, in dem man die Objekte der Branche anlegt. In beiden Fällen muss es jede Immobilie mit den Anfragen verknüpfen, die sie erfüllt.
Gibt es ein Open-Source-Immobilien-CRM?
Ja, im Sinne eines Open-Source-CRM, das man an die Branche anpasst. Twenty, Dolibarr und die Community-Edition von Odoo werden ohne zu zahlende Lizenz auf Ihrem Server installiert. In Twenty, das wir betreiben, wird die Immobilienlogik aufgebaut: Immobilien, Aufträge und Anfragen werden als Objekte angelegt, mit den Kontakten verknüpft, und die Schnittstellen zu Portalen oder zur elektronischen Signatur werden separat entwickelt.
Kann Twenty eine Immobiliensoftware ersetzen?
Für die Kundenbeziehung und den Katalog ja: Die Website wird an die API angebunden, und ein einziger Datensatz ist maßgeblich, vom CRM bis zu den veröffentlichten Seiten. Für die Veröffentlichung auf Immobilienportalen, die elektronische Signatur oder die Mietverwaltung müssen Schnittstellen gebaut und betrieben werden, oder man behält ein Werkzeug daneben. Diese Kosten sind dem Abonnement gegenüberzustellen.
Was kostet ein Immobilien-CRM?
Eine Software vom Markt wird im Abonnement bezahlt, zu einem Preis, der vom Anbieter, der Zahl der Nutzer und den Optionen abhängt. Ein offenes CRM wird vor allem bei der Einrichtung bezahlt, dann für den Betrieb: Bei uns wird Twenty für 4 500 € eingerichtet, Dolibarr ab 6 500 € und Odoo ab 15 000 €. Vergleichen Sie beide über drei Jahre, Schnittstellen eingeschlossen.
Quellen
- Benutzerdefinierte Objekte anlegen, Dokumentation von Twenty (neuer Tab)docs.twenty.com
- FAQ zum Datenmodell, Dokumentation von Twenty (neuer Tab)docs.twenty.com
- Crawling-Fehler beheben, Google Search Central (neuer Tab)developers.google.com
- Fragen und Antworten zu den Referenzrahmen der Vertriebsverwaltung, CNIL (neuer Tab)cnil.fr
Benutzerdefinierte Objekte anlegen, Dokumentation von Twenty
Auf docs.twenty.com lesen(neuer Tab)Fragen und Antworten zu den Referenzrahmen der Vertriebsverwaltung, CNIL
Auf cnil.fr lesen(neuer Tab)Jim · Gründer von Brain Plus AI
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