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Seit dem 1. September 2023 gilt in der Schweiz das revidierte Bundesgesetz über den Datenschutz (revDSG, auf Französisch nLPD). Es nähert das Schweizer Recht der europäischen DSGVO an, ohne sie zu kopieren. Für ein Treuhandbüro stellt es bei der Wahl eines CRM eine sehr konkrete Frage: Wohin gehen die Daten unserer Mandanten, und können wir es nachweisen?
Was folgt, ist keine Rechtsberatung; es ist das Raster, mit dem wir die Frage stellen, bevor wir ein Werkzeug wählen.
Kurz gesagt
- Eine außerhalb der Schweiz gehostete Online-Software ist nicht verboten, aber die Übermittlung muss bekannt, dokumentiert und abgesichert sein.
- Das CRM eines Treuhandbüros enthält mehr als Kontaktdaten: Honorare, Gesellschaftsstrukturen, manchmal Identifizierungsdaten.
- Ein in der Schweiz selbst gehostetes Open-Source-CRM reduziert die Frage auf einen einzigen, von der Kanzlei gewählten Hosting-Anbieter.
- Die Mandanten eines Treuhandbüros erwarten Diskretion; das Hosting wird auch zu einem Verkaufsargument.
Welche Daten landen im CRM eines Treuhandbüros?
Die Kontaktdaten der Geschäftsführer, natürlich. Aber auch die Honorare, die Zusammensetzung der Gruppen, Gesprächsnotizen, die eine Nachfolge oder einen Verkauf erwähnen, und manchmal die Identifizierungsunterlagen. Das ist sensibler als das CRM eines Industrieunternehmens.
Die Fragen an einen Online-Anbieter
- In welchem Land werden die Daten gehostet, Sicherungen eingeschlossen?
- Welche Unterauftragnehmer haben Zugriff darauf, und von wo aus?
- Sieht der Vertrag die Garantien vor, die für eine Übermittlung in dieses Land verlangt werden?
- Lassen sich alle Daten jederzeit und kostenlos exportieren?
- Was geschieht bei einer Zugriffsanfrage einer ausländischen Behörde?
Sind die Antworten vage, wird es auch der Nachweis der Konformität sein.
Was ein selbst gehostetes CRM ändert
Ein Open-Source-CRM wie Twenty kann auf einem in der Schweiz gemieteten Server laufen, im Namen der Kanzlei. Die Daten bleiben an einem bekannten Ort, bei einem gewählten Hoster, ohne Lizenz pro Nutzer. Im Gegenzug braucht es jemanden für Updates, Sicherungen und Überwachung: entweder die Kanzlei selbst oder einen Dienstleister unter Vertrag.
Häufige Fragen
Gilt die DSGVO auch für ein Schweizer Treuhandbüro?
Sie kann gelten, wenn die Kanzlei Mandanten in der Europäischen Union betreut. Viele Treuhandbüros in Grenznähe sind von beiden Texten betroffen.
Genügt ein Hosting in der Europäischen Union?
Die Schweiz erkennt den meisten Ländern der Union ein angemessenes Schutzniveau zu. Das ist oft akzeptabel, aber manche Mandanten verlangen ausdrücklich die Schweiz.
Jim · Gründer von Brain Plus AI
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