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In der Schweiz unterliegt eine Treuhandgesellschaft, die als Finanzintermediär tätig ist, dem Geldwäschereigesetz (GwG) und einer Selbstregulierungsorganisation. In Belgien und Frankreich unterliegen auch die Berufsangehörigen des Rechnungswesens den Pflichten zur Bekämpfung der Geldwäsche. Die Begriffe ändern sich von Land zu Land, die Idee bleibt dieselbe: seinen Mandanten kennen, wissen, wer ihn kontrolliert, und diese Akte aktuell halten.
Die Identifizierung zu Beginn ist in der Regel gut gemacht. Was verloren geht, ist die Aktualisierung: ein Mandant, der vor sechs Jahren angenommen wurde und dessen Akte seither niemand mehr überprüft hat.
Kurz gesagt
- Ein Objekt „Identifizierungsakte“, das mit dem Mandanten verbunden ist, speichert Risikostufe, wirtschaftlich Berechtigte und das Datum der nächsten Überprüfung.
- Die Häufigkeit der Überprüfung hängt von der Risikostufe ab; das CRM erinnert zum richtigen Zeitpunkt.
- Eine wesentliche Änderung beim Mandanten (neuer Geschäftsführer, neue Tätigkeit) löst eine vorgezogene Überprüfung aus.
- Das CRM übernimmt weder die Risikoanalyse noch den Abgleich mit Sanktionslisten: Es organisiert die Nachverfolgung.
Was das CRM gut verfolgt
- Der Status der Akte: vollständig, unvollständig, zu überprüfen, abgelehnt.
- Die Risikostufe, die die Kanzlei festgelegt hat, und wer sie festgelegt hat.
- Die Personen: Geschäftsführer, wirtschaftlich Berechtigte, Bevollmächtigte, verbunden mit dem Datensatz der Einheit.
- Die Daten: letzte Überprüfung, nächste Überprüfung, ablaufende Dokumente.
- Die Dokumente als Anhang oder ein Link zur Dokumentenverwaltung.
Was man nicht von ihm verlangen sollte
Das CRM ist kein Compliance-Werkzeug. Der Abgleich politisch exponierter Personen und der Sanktionslisten, die Dokumentation der Risikoanalyse und die Verdachtsmeldungen gehören zu eigenen Werkzeugen und Verfahren sowie zum Compliance-Verantwortlichen der Kanzlei. Sie als von einem CRM abgedeckt darzustellen, wäre irreführend.
Wo liegen diese Daten?
Es sind sensible Daten: Ausweisdokumente, Beteiligungsstrukturen. Ihr Hosting, der auf die Personen beschränkte Zugriff, die ihn brauchen, und ihre Aufbewahrungsdauer werden vor dem Werkzeug entschieden, nicht danach.
Häufige Fragen
Wie lange sind Identifizierungsakten aufzubewahren?
Die Dauer ist im Gesetz des jeweiligen Landes festgelegt und beginnt in der Regel mit dem Ende der Geschäftsbeziehung. Prüfen Sie sie bei Ihrer Berufsorganisation oder Selbstregulierungsorganisation.
Kann ein KI-Assistent die Dokumente prüfen?
Er kann helfen, die Informationen aus einem Dokument zu extrahieren und ein abgelaufenes Dokument zu melden. Die Entscheidung, den Mandanten anzunehmen, bleibt menschlich.
Jim · Gründer von Brain Plus AI
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