Inhalt4
Ein neuer Mandant ist eine gute Nachricht und eine Reihe kleiner Aufgaben: seine Ausweisdokumente und die seiner Gesellschaft anfordern, prüfen, wer die wirtschaftlich Berechtigten sind, das Auftragsschreiben verfassen, es unterzeichnen lassen, die Akte anlegen, den Abschluss des Vorjahres beschaffen. Jede Aufgabe dauert zehn Minuten. Zusammen dauern sie Wochen, weil niemand nachfasst.
Kurz gesagt
- Der Ablauf gliedert sich in sechs Schritte, von denen vier von selbst ablaufen können.
- Der Mandant füllt einmal ein Formular aus; seine Antworten speisen das CRM, das Auftragsschreiben und die Buchhaltungsakte.
- Die Prüfung der Identifizierung und die Wahl des Honorars bleiben menschliche Entscheidungen.
- Jeder offene Schritt erinnert den Mandanten automatisch, in einem menschlichen Ton.
Die sechs Schritte
- Anfrage: Der Interessent kommt über die Website, einen Mandanten oder einen Partner. Die Karte wird im CRM mit ihrer Herkunft angelegt.
- Angebot: Der Verantwortliche legt Umfang und Honorar fest. Menschlich.
- Identifizierung: Der Mandant erhält ein Formular und lädt seine Unterlagen hoch. Automatisch.
- Prüfung: Ein Mitarbeitender kontrolliert die Identifizierungsunterlagen. Menschlich.
- Auftragsschreiben: aus dem CRM mit den Daten des Mandats erstellt und zur elektronischen Signatur versandt. Automatisch.
- Eröffnung: Die Akte wird in der Buchhaltungssoftware angelegt, die Liste der ersten Belege geht an den Mandanten. Automatisch.
Was man nicht automatisieren sollte
Alles, was die Verantwortung der Kanzlei berührt: die Annahme des Mandanten im Hinblick auf die Pflichten zur Geldwäschebekämpfung, den Umfang des Mandats, den Preis. Die Automatisierung bereitet die Akte vor und legt sie im richtigen Moment vor; sie entscheidet nicht.
Wie viel Zeit spart man?
Das hängt von der Zahl neuer Mandanten und der Zahl der zu verbindenden Werkzeuge ab. Wir messen es lieber bei Ihnen, als es hier anzukündigen: Ein kurzes Audit zählt die heutigen Schritte und Doppelerfassungen, bevor irgendetwas versprochen wird.
Häufige Fragen
Braucht man ein Mandantenportal?
Nicht unbedingt. Ein sicheres Formular und ein Upload-Link genügen für das Onboarding. Das Portal wird für den Belegaustausch über das ganze Jahr nützlich.
Ist die elektronische Signatur des Auftragsschreibens gültig?
Ja, für einen Vertrag dieser Art ist eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur in der Schweiz, in Belgien und in Frankreich üblich. Ihr Berufsverband kann seine Empfehlungen präzisieren.
Jim · Gründer von Brain Plus AI
Ebenfalls lesenswert zu crm und kundendaten
Verstehen2 Min.
Steuerkanzlei: KYC- und Geldwäsche-Akten in einem CRM verfolgen
Die Pflichten zur Bekämpfung der Geldwäsche verlangen von Buchhaltungs- und Treuhandkanzleien, ihre Mandanten zu identifizieren und diese Akten aktuell zu halten. Ein CRM ersetzt kein Compliance-Werkzeug, aber es vermeidet die meisten Versäumnisse: die Aktualisierungen, die nie stattgefunden haben.
Praxisleitfaden2 Min.
Steuerkanzlei: Mandate und Verlängerungen ohne Excel verfolgen
Die Mandatstabelle ist das verborgene Herz vieler Steuerkanzleien. Sie funktioniert bis zu dem Tag, an dem jemand in den Urlaub fährt. So ersetzen Sie sie durch ein CRM, das von selbst erinnert, ohne zu verlieren, was die Tabelle gut gemacht hat.
Praxisleitfaden9 Min.
Eingehende Anfrage: vom Formular zum richtigen Vertriebler
Eine über die Website eingegangene Anfrage muss gespeichert, mit dem bereits Bekannten verknüpft, der richtigen Person anvertraut und bis zur ersten Antwort verfolgt werden. Der Ablauf in fünf Schritten, die Verteilungsregeln und der Fehler, durch den Anfragen lautlos verloren gehen.