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Jede Steuerkanzlei hat ihre Mandatstabelle. Eine Zeile pro Mandant, Spalten für die Art des Auftrags, das Honorar, das Datum des Auftragsschreibens, ein Farbcode, den nur die Person, die ihn angelegt hat, wirklich versteht. Sie funktioniert, solange diese Person da ist.
Kurz gesagt
- Ein Mandat ist ein eigenständiges Objekt, verknüpft mit dem Mandanten, keine Spalte der Mandantendatei.
- Fünf Felder genügen für den Anfang: Art des Auftrags, Honorar, Beginndatum, Verlängerungsdatum, Verantwortlicher.
- Die Warnungen gehen vor der Frist an den Verantwortlichen, mit einem Vorschlag zur Honoraranpassung.
- Die Übersicht bleibt lesbar: Eine Ansicht „in diesem Quartal zu verlängernde Mandate“ ersetzt die Tabelle.
Warum ein Objekt „Mandat“ und kein Feld?
Weil ein Mandant oft mehrere Mandate hat: die Buchhaltung der Betriebsgesellschaft, die der Holding, die Steuererklärung des Geschäftsführers, die Lohnbuchhaltung. Jedes hat sein Honorar, seinen Verantwortlichen und sein Datum. Sie alle in eine einzige Mandantenkarte zu packen heißt, zur Tabelle zurückzukehren.
Welche Felder anlegen?
- Art des Auftrags: Buchhaltung, Steuern, Lohn, Revision, Beratung, Domizilierung.
- Betroffene Einheit: die Gesellschaft oder die Person, für die das Mandat ausgeführt wird.
- Honorar: Jahrespauschale oder Stundensatz, und das Datum der letzten Anpassung.
- Daten: Beginn, Verlängerung und gegebenenfalls Kündigungsfrist.
- Verantwortlicher: der Partner oder Mitarbeitende, der die Akte betreut.
- Auftragsschreiben: das unterzeichnete Dokument, dem Mandat beigefügt. In Frankreich ist das Auftragsschreiben („lettre de mission“) eine berufsrechtliche Pflicht der Wirtschaftsprüfer und Buchhalter (experts-comptables); anderswo ist es eine gute Praxis.
Welche Regeln automatisieren?
- Sechzig Tage vor der Verlängerung eine Aufgabe für den Verantwortlichen: Umfang und Honorar prüfen.
- Wurde das Honorar seit mehr als einem Jahr nicht angepasst, weist die Aufgabe darauf hin.
- Ein gekündigtes Mandat schließt seine Aufgaben und aktualisiert die Mandantenkarte.
- Jeden Montag erhält der Partner die Liste der Fristen des Monats.
Diese Regeln brauchen keine KI: Es sind Daten und Bedingungen. Das macht sie zuverlässig.
Häufige Fragen
Wie übernimmt man die bestehende Tabelle?
Man importiert sie einmal, nach einer Bereinigung von Dubletten und Daten. Das ist die Gelegenheit, Mandate ohne Verantwortlichen zu entdecken.
Verfolgt die Buchhaltungssoftware die Mandate nicht bereits?
Sie verfolgt die Akten und die Abrechnung. Selten die Verlängerungsdaten, die Honoraranpassung oder den vereinbarten Umfang.
Jim · Gründer von Brain Plus AI
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