Steuerkanzlei: Erinnerungen an Mandantenfristen automatisieren

„Könnten Sie uns Ihre Kontoauszüge des Quartals schicken?“ Diesen Satz schreibt eine Kanzlei Hunderte Male im Jahr. Dann fasst sie nach. Dann ruft sie an. Das ist keine Beratung, das ist Logistik, und genau sie lässt die Abschlussphasen überlaufen.

Kurz gesagt

• Jedes Mandat trägt seinen Kalender: monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuer, Vorauszahlungen, Erklärungen, Jahresabschlüsse.
• Jede Frist trägt ihre Liste erwarteter Belege.
• Anforderungen und Erinnerungen gehen von selbst hinaus, unterzeichnet vom zuständigen Mitarbeiter.
• Der Mitarbeiter greift nur ein, wenn die Frist näher rückt und keine Belege vorliegen.

Der Kalender pro Mandant

Der Kalender hängt vom Land, von der Rechtsform der Gesellschaft und von den Optionen des Mandanten ab: Turnus der Umsatzsteuer, Abschlussdatum des Geschäftsjahres, Steuerregime. Diese Parameter liegen beim Mandat im CRM, und die Fristen des Jahres werden daraus erzeugt.

Der Ablauf einer Frist

1. Drei Wochen vorher: Anforderung der Belege, mit der genauen Liste und einem Upload-Link.
2. Eine Woche später: kurze Erinnerung, wenn nichts eingegangen ist.
3. Zehn Tage vor der Frist: Der Mitarbeiter erhält eine Aufgabe, anzurufen.
4. Belege eingegangen: Die Erinnerungen hören von selbst auf.

Der Ton

Eine automatische Erinnerung, die wie ein Roboter klingt, schadet der Beziehung. Sie muss kurz sein, von einer Person unterzeichnet, die der Mandant kennt, und genau sagen, was fehlt. Man schreibt diese Nachrichten einmal, mit Sorgfalt, und lässt sie dann arbeiten.

Häufige Fragen