Firmen-E-Mail: Google, Microsoft oder europäischer Anbieter

Wenn ein Passwort vergessen wurde, bieten fast alle Tools des Unternehmens dasselbe an: einen Link zum Zurücksetzen, per E-Mail verschickt. Das E-Mail-System ist also das Werkzeug, das alle anderen öffnet, und dasjenige, das Jahre an Verträgen, Angeboten und Kundenkorrespondenz aufbewahrt. Seine Wahl verdient mehr als einen Reflex.

Dieser Leitfaden unserer Rubrik Infrastruktur und Cloud vergleicht die drei großen Optionen eines Unternehmens mit 20 bis 500 Mitarbeitenden: Google Workspace, Microsoft 365 und die europäischen Anbieter. Er kürt keinen Sieger: Jede entspricht anderen Prioritäten, und die richtige hängt von Ihren ab.

Kurz gesagt

• Man wählt kein Postfach, sondern eine Suite: Kalender, Dokumente, Videokonferenz und Verzeichnis gehören dazu.
• Microsoft und Google bieten inzwischen an, die Daten in Europa zu halten, mit Bedingungen und Grenzen, die man lesen sollte.
• Die europäischen Anbieter beantworten die Frage des anwendbaren Rechts, mit mehr oder weniger vollständigen Suiten.
• Unabhängig vom Anbieter entscheidet die Authentifizierung der Domain (SPF, DKIM, DMARC), ob Ihre Nachrichten ankommen.
• Die Domain bleibt Ihre: Sie erlaubt, den Anbieter zu wechseln, ohne die Adresse zu wechseln.

Was Sie wirklich wählen: eine Suite, kein Postfach

Google Workspace und Microsoft 365 verkaufen weit mehr als ein E-Mail-System: einen gemeinsamen Kalender, eine kollaborative Textverarbeitung und Tabellenkalkulation, Videokonferenzen, Dateispeicher und das Kontenverzeichnis des Unternehmens. Das E-Mail-System zu wechseln heißt oft, all das zu wechseln, und die Gewohnheiten des ganzen Teams mit.

Die europäischen Anbieter decken ein breiteres Spektrum ab: Manche verkaufen nur das Postfach, andere eine vollständige Suite mit Kalender, Dokumenten und Videokonferenz. Proton, Infomaniak, OVHcloud, mailbox.org oder IONOS, unter anderen, vergleicht man zuerst nach diesem Umfang und erst dann nach dem Preis.

Die erste Frage lautet also: Was nutzt Ihr Team jeden Tag zusätzlich zu den E-Mails? Ein Team, das in gemeinsamen Tabellen und Videokonferenzen lebt, entscheidet anders als ein Team, das nur Postfach und Kalender nutzt.

Wo die Daten liegen und welches Recht gilt

Zwei Fragen vermischen sich oft: wo die Daten gespeichert werden und welches Recht den Anbieter zwingen kann, sie herauszugeben. Die beiden großen US-Anbieter sind bei der ersten vorangekommen.

• Microsoft hat am 26. Februar 2025 die Fertigstellung seiner „EU-Datengrenze“ angekündigt: Für seine Kerndienste, darunter Microsoft 365, werden die Daten der Geschäftskunden in der Europäischen Union und der EFTA gespeichert und verarbeitet. Microsoft stellt klar, dass wesentliche Daten außerhalb dieses Raums übertragen werden können, um auf einen weltweiten Sicherheitsvorfall zu reagieren.
• Google erlaubt, eine Datenregion zu wählen, um die abgedeckten Workspace-Daten in Europa zu speichern. Die Option ist in der Edition Business Starter nicht enthalten: Sie beginnt bei Business Standard, und die Verarbeitung der Daten ist nur bei den umfassendsten Editionen eingeschlossen.

Die zweite Frage, die des Rechts, das für US-Anbieter unabhängig vom Serverstandort gilt, behandelt unser Artikel über die Abhängigkeit von der US-Cloud. Sie ist es, die manche Unternehmen zu einem europäischen Anbieter treibt, insbesondere wenn ihre Kunden es vertraglich verlangen.

Was Ihre E-Mails ankommen lässt: die Authentifizierung der Domain

Eine verschickte E-Mail ist keine empfangene E-Mail. Die großen Postfachanbieter prüfen, ob die Nachricht wirklich von einem durch Ihre Domain autorisierten Server stammt, und stufen als Spam ein oder lehnen ab, was durchfällt.

Seit dem 1. Februar 2024 hat Google genaue Anforderungen für das Schreiben an eine Gmail-Adresse festgelegt:

Diese Einstellungen hängen nicht vom gewählten Anbieter ab: Sie werden in den Einträgen der Domain gesetzt, für das E-Mail-System wie für jedes Tool, das in Ihrem Namen sendet (Kampagnensoftware, CRM, Rechnungsstellung, Formular der Website).

Für die Kampagnen selbst nimmt unser Leitfaden für ein E-Mailing diese Einstellungen Schritt für Schritt auf.

Und das E-Mail-System selbst hosten?

Das ist möglich, mit bewährter freier Software, aber es ist der anspruchsvollste Dienst zum Selbsthosten. Die Anforderungen von Google genügen, um das zu zeigen: gültige Reverse-DNS-Einträge, verschlüsselter Austausch, Authentifizierung, überwachte Spamquote. Dazu braucht es den Ruf der Serveradresse, der sich langsam aufbaut und schnell verloren geht.

Für die meisten Unternehmen ist die richtige Aufteilung klar: die Postfächer bei einem Anbieter, europäisch oder nicht, und die anderen Tools (CRM, Automatisierung, Statistiken) auf einem eigenen Server, wenn es sich rechtfertigt. Unser Artikel über die Tools, die man zuerst aus dem SaaS holt, erläutert diese Reihenfolge.

Die Kriterien für die Wahl

1. 01Der Umfang

   Nur Postfach oder vollständige Suite mit Kalender, Dokumenten und Videokonferenz.

2. 02Die Daten

   Wo sie gespeichert werden, welches Recht für den Anbieter gilt, was Ihre Kundenverträge sagen.

3. 03Die Verwaltung

   Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle erzwingbar, Austritt eines Mitarbeitenden mit einem Handgriff, Anmeldeprotokoll.

4. 04Der Ausstieg

   Vollständiger Export der Postfächer und Dokumente, in einem Standardformat, ohne versteckte Kosten.

5. 05Der Preis

   Pro Nutzer und Monat, mit Vertragslaufzeit und den Optionen, die ihn steigen lassen.

Der Austritt eines Mitarbeitenden verdient vor der Unterschrift einen echten Test: Ein Konto zu deaktivieren muss das Postfach, die geteilten Dokumente und die davon abhängigen Zugänge sperren. Unser Leitfaden zum Passwortmanager für Teams ergänzt diesen Handgriff für die Zugänge, die nicht über das E-Mail-System laufen.

Das E-Mail-System gehört zur gemeinsamen Infrastrukturbasis Ihrer Projekte. Der Rest der Rubrik behandelt die benachbarten Entscheidungen: die fünf Posten, die eine Cloud-Rechnung aufblähen, dedizierter Server, VPS oder Cloud, Kubernetes und der Mittelstand, die Überwachung, der Notfallwiederherstellungsplan, NIS2 in Frankreich, die Backups eines eigenen Servers, selbst gehostetes n8n in Produktion, die Kosten eines SaaS-Ausstiegs über drei Jahre, die Cloud-Migration, ohne alles kaputt zu machen, gestohlene API-Schlüssel, die Hardware, um ein KI-Modell selbst zu betreiben und verwaltetes oder eigenes Postgres.

Für die Tools, die auf Ihren eigenen Server gehören, neben dem E-Mail-System, sehen Sie sich unser Angebot für den SaaS-Ausstieg an. Für eine Einschätzung zu einer E-Mail-Migration beschreiben Sie uns Ihre Situation.

Häufige Fragen

Quellen

1. Microsoft, EU Data Boundary, Februar 2025 (neuer Tab)blogs.microsoft.com
2. Google Workspace, geografischen Standort Ihrer Daten wählen (neuer Tab)knowledge.workspace.google.com
3. Google, Email sender guidelines (neuer Tab)support.google.com
4. Microsoft, Outlook’s new requirements for high-volume senders, April 2025 (neuer Tab)techcommunity.microsoft.com