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In vielen Unternehmen kommt die Frage „Sollen wir KI erlauben?“ zu spät. Die Beschäftigten nutzen sie bereits, um eine E-Mail zu verfassen, ein Dokument zusammenzufassen oder eine Präsentation vorzubereiten, oft mit einem privaten Konto, manchmal mit einem selbst bezahlten Abonnement. Die Geschäftsleitung weiß es nicht, und genau das ist das Problem.
Man nennt das Schatten-KI (auf Englisch shadow AI), nach dem Vorbild der Schatten-IT: Werkzeuge, die bei der Arbeit genutzt werden, ohne dass das Unternehmen sie ausgewählt, eingerichtet oder geregelt hat.
Kurz gesagt
- Eine Mehrheit der befragten Beschäftigten in Frankreich verheimlicht ihre KI-Nutzung bei der Arbeit, und fast die Hälfte prüft die Ergebnisse nicht.
- Im Vereinigten Königreich bezahlt fast jeder fünfte Nutzer mindestens ein KI-Werkzeug für seine Arbeit selbst.
- Ein Verbot beseitigt die Nutzung nicht: Es beseitigt nur die Sichtbarkeit.
- Regeln heißt einige wenige Entscheidungen treffen: ein freigegebenes Werkzeug, eine schriftliche Regel zu den Daten, eine Schulung, ein Prüfer.
Was die Umfragen sagen
Die aussagekräftigsten Zahlen für Frankreich stammen aus einer weltweiten Studie, finanziert von KPMG, das Prüfung, Beratung und KI-Dienstleistungen verkauft, und durchgeführt von der University of Melbourne bei mehr als 48 000 Personen in 47 Ländern, von November 2024 bis Januar 2025. Befragt wurden Personen, keine Unternehmen, und die Zahl der Befragten in Frankreich ist nicht veröffentlicht.
der befragten Beschäftigten in Frankreich verheimlichen ihre KI-Nutzung und geben die erzeugten Inhalte als ihre eigenen aus
räumen eine unangemessene, regelwidrige oder riskante Nutzung ein
prüfen die Richtigkeit der Ergebnisse nicht
der Befragten in Frankreich halten sich nur für im Umgang mit KI geschult
Dieselbe Studie fügt hinzu, dass 92 % der Befragten in Frankreich die Gesetze nicht kennen, die KI regeln, und dass 71 % einen Rahmen wünschen. Anders gesagt: Die Beschäftigten fordern keine Anarchie, sie gehen allein voran, weil ihnen niemand gesagt hat, wie.
Im Vereinigten Königreich hat Deloitte, das Beratung, Prüfung und KI-Dienstleistungen verkauft, im Frühjahr 2026 von Ipsos 25 000 Erwerbstätige zwischen 18 und 70 Jahren befragen lassen. Von denen, die generative KI bei der Arbeit nutzen, tun es 31 % ohne Wissen ihres Arbeitgebers, und 17 % bezahlen mindestens ein Werkzeug selbst, eine Ausgabe, die Deloitte auf 958 Millionen Pfund pro Jahr schätzt (Deloitte UK, 16. September 2026). Etwa die Hälfte hat keinerlei Schulung erhalten.
Bei großen Unternehmen stellte die BCG, die KI-Beratung verkauft, 2025 fest, dass 54 % der befragten Beschäftigten KI auch ohne Erlaubnis nutzen würden; ihre Stichprobe von mehr als 10 000 Befragten stammt überwiegend aus Unternehmen mit mehr als 500 Millionen Dollar Umsatz (BCG, AI at Work 2025).
Eine Lücke, die die amtliche Statistik erahnen lässt
Die amtliche Statistik misst Schatten-KI nicht direkt, lässt aber ihr Ausmaß erkennen. Laut Eurostat haben 2025 in der Union 21,9 % der erwerbstätigen Personen zwischen 25 und 64 Jahren generative KI für ihre Arbeit genutzt (24,57 % in Frankreich), während 19,95 % der Unternehmen mit zehn oder mehr Beschäftigten eine organisierte KI-Nutzung angeben. Die beiden Zahlen zählen nicht dasselbe, auf der einen Seite Personen, auf der anderen Unternehmen: Das ist keine Messung, sondern ein Indiz. Es legt nahe, dass die Nutzung der Beschäftigten nicht den Entscheidungen ihres Arbeitgebers folgt.
Warum ein Verbot nicht funktioniert
Angesichts dieser Zahlen liegt die Versuchung nahe zu sperren: die Websites der KI-Assistenten filtern, eine Zeile in die Betriebsordnung aufnehmen, an die Vertraulichkeit erinnern. Das ist verständlich und für die sensibelsten Daten nicht nutzlos. Als allgemeine Regel hat ein Verbot aber drei vorhersehbare Folgen.
Verbieten
Die Nutzung geht auf einem privaten Smartphone oder Computer weiter
Das Unternehmen verliert jeden Überblick darüber, was hinausgeht
Die versiertesten Beschäftigten gehen mit ihrem Vorsprung
Keine Regel zu den Daten wird tatsächlich angewendet
Regeln
Die Nutzung läuft über ein ausgewähltes und eingerichtetes Werkzeug
Man weiß, welche Daten hineingehen und wer es nutzt
Bewährte Vorgehensweisen werden von Team zu Team geteilt
Für sensible Daten gibt es eine klare und eingehaltene Regel
Das eigentliche Risiko ist nicht, dass ein Beschäftigter eine E-Mail mit einem Assistenten verfasst. Es ist, dass er eine Kundenliste, einen Vertrag oder ein Passwort hineinkopiert, in ein privates Konto, von dem das Unternehmen nichts weiß, und dass das Ergebnis ungeprüft hinausgeht. Dieses Risiko verschwindet durch ein Verbot nicht: Es wird nur unsichtbar.
Schatten-KI ist kein Disziplinproblem. Sie ist das Zeichen, dass ein echter Bedarf auf ein Werkzeug und eine Regel wartet.
Regeln in der Praxis
Ein Team von 20 bis 500 Personen braucht kein Governance-Programm eines Großkonzerns. Es braucht einige schriftliche Entscheidungen, in der richtigen Reihenfolge getroffen.
- Eine Bestandsaufnahme ohne Sanktionen machen.
Fragen, wer was nutzt, für welche Aufgaben, mit welchem Konto. Ohne Zusage von Straffreiheit antwortet niemand.
- Ein freigegebenes Werkzeug bereitstellen.
Ein vom Unternehmen ausgewählter KI-Assistent, mit beruflichen Konten und bekannten Datenschutzeinstellungen. Ist das offizielle Werkzeug schlechter als das auf dem privaten Smartphone, bleibt die Nutzung im Schatten.
- Eine Regel zu den Daten schreiben.
Drei Kategorien genügen oft: was in das Werkzeug darf, was nur anonymisiert hineindarf, was nie hineindarf.
- Im Prüfen schulen.
Keine Schulung im Werkzeug, sondern eine Schulung im Gegenlesen: Quellen öffnen, Zahlen kontrollieren, unterzeichnen.
- Für jedes ausgehende Dokument einen Prüfer benennen.
Ein mit KI erstellter Text, der an einen Kunden geht, trägt den Namen der Person, die ihn geprüft hat.
Diese Schritte verlangen nicht, irgendetwas zu verbieten. Sie verlangen, anzuerkennen, dass die Nutzung existiert, und ihr einen Rahmen zu geben, der bequemer ist als der Schatten. Die Frage der Zugriffsrechte, wer was sieht und welcher Agent wo schreiben darf, ist in unserem Leitfaden zur KI-Governance im Unternehmen ausgeführt. Die der Passwörter und API-Schlüssel, die allzu oft in eine Unterhaltung mit einem Assistenten kopiert werden, in unserem Artikel über den Tresor für Geheimnisse.
Aus der Praxis
Unsere eigenen Werkzeuge haben nur die Rechte, die sie brauchen
Der Roboter, der unsere Dokumentation nach Google Drive kopiert, hat nur das Recht drive.file: Er sieht nur die Dateien, die er selbst erstellt hat. Das ist die Logik, die wir empfehlen: ein freigegebenes, knapp eingerichtetes Werkzeug statt eines weiten Zugriffs, den niemand überwacht.
Und die Beschäftigten?
Wer KI heimlich nutzt, ist kein Betrüger. Oft sind es die Neugierigsten, die allein herausgefunden haben, wie man Zeit spart. Sie zu bestrafen heißt, genau die Personen zu entmutigen, die das Unternehmen braucht, um KI richtig einzuführen.
Die Rolle jedes Einzelnen verschwindet dadurch nicht: Sie verschiebt sich zu dem, was das Werkzeug nicht tut, urteilen, prüfen, entscheiden, verantworten. Ein Beschäftigter, der einen von der KI erzeugten Text gegenlesen und erkennen kann, was nicht stimmt, bringt mehr als vorher, nicht weniger. Deshalb zählt auch die Schulung mehr als das Werkzeug.
Wenn Sie diese Arbeit methodisch angehen wollen, richtet unsere AI Growth Foundation das freigegebene Werkzeug, die Regel zu den Daten und die Schulung der Teams ein, und unser KI-Tresor behandelt die Frage der Geheimnisse. Wenn die Sorge den Kosten gilt, beziffert unser Angebot KI zum fairen Preis, was eine geregelte Nutzung kostet. Für einen Gesamtüberblick über das Vorgehen beginnen Sie mit unserem Leitfaden zur Einführung von KI im Unternehmen.
Häufige Fragen
Was ist Schatten-KI?
Es ist die Nutzung von KI-Werkzeugen durch Beschäftigte für ihre Arbeit, ohne dass der Arbeitgeber sie ausgewählt, eingerichtet oder geregelt hat: ein Assistent auf einem privaten Konto, ein aus eigener Tasche bezahltes Abonnement, eine ohne Rücksprache installierte Browsererweiterung. Der Begriff stammt von der Schatten-IT, die Software bezeichnet, die bei der Arbeit außerhalb der IT-Abteilung genutzt wird.
Ist es illegal, KI bei der Arbeit ohne Erlaubnis zu nutzen?
Nicht an sich. Das rechtliche Risiko kommt von den Daten: Personenbezogene Kundendaten oder vertrauliche Informationen in ein nicht kontrolliertes Werkzeug zu kopieren, kann gegen die DSGVO oder eine Vertraulichkeitsverpflichtung verstoßen. Genau diesen Punkt muss die Regel zu den Daten klären, indem sie klar sagt, was in ein KI-Werkzeug darf und was nie.
Soll man KI-Assistenten im Unternehmensnetz sperren?
Als allgemeine Regel nein: Die Nutzung wandert dann auf private Smartphones und Computer, und das Unternehmen verliert jeden Überblick. Eine gezielte Sperre kann für einige sehr sensible Stellen gerechtfertigt sein, sofern eine freigegebene Alternative bereitsteht, die mindestens so praktisch ist wie das entzogene Werkzeug, sonst kehrt die Nutzung auf einem anderen Weg zurück.
Wo fängt man an, um KI in einem mittelständischen Unternehmen zu regeln?
Mit einer Bestandsaufnahme der tatsächlichen Nutzung ohne Sanktionen, dann einem freigegebenen Werkzeug und einer schriftlichen Regel zu den Daten. Die Schulung im Prüfen kommt danach, und sie zählt mehr als die Schulung im Werkzeug: Gegenlesen und Prüfen schützt besser als Klicken.
Quellen
- Deloitte UK, 16. September 2026 (neuer Tab)deloitte.com
- BCG, AI at Work 2025 (neuer Tab)web-assets.bcg.com
- Eurostat (neuer Tab)ec.europa.eu
Jim · Gründer von Brain Plus AI
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