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Un negocio firmado se introduce a menudo tres veces. El comercial lo anota en el CRM, lo copia en la plantilla de presupuesto y luego la contabilidad lo vuelve a teclear en la factura. Cada copia es una ocasión de error: un precio de antes del descuento, una dirección caducada, una factura que sale tarde porque nadie supo que el presupuesto estaba firmado.
Esta guía describe el circuito que elimina esas copias, del negocio en el CRM al pago cobrado, con las herramientas libres de nuestra gama: Twenty para la relación con el cliente, Dolibarr u Odoo para presupuestos y facturas, n8n entre ambos y una firma electrónica alojada en su casa. Es lo que instalamos; así funciona y aquí se detiene.
En resumen
- Un negocio se introduce una sola vez, en el CRM; el presupuesto, la factura y el estado de pago se derivan de él.
- Odoo hace todo el circuito en una sola herramienta; con Twenty y Dolibarr, n8n pasa la información de una a otra.
- Una firma electrónica es admisible en juicio, pero solo la firma cualificada goza de una presunción de fiabilidad.
- El descuento fuera de tarifa y la decisión que compromete siguen en manos de una persona.
¿Cómo es el circuito?
Del presupuesto firmado a la factura pagada
- El negocio
Madura en el CRM, con el cliente y las condiciones negociadas.
- El presupuesto
Nace en la herramienta de facturación, a partir de la ficha, sin volver a teclear.
- La firma
El cliente firma en línea, y el documento firmado se une al expediente.
- La factura
Sale con la firma, acompañada de un enlace de pago.
- El pago
Se registra, y el negocio pasa a «pagado» en el CRM.
Cada dato se escribe en una sola herramienta, y las demás lo leen. El CRM es la referencia para el cliente y el negocio; la herramienta de facturación, para los precios, los presupuestos y las facturas. Es la regla que aplicamos a todo dato compartido, y la postura de nuestra guía Automatización sin IA: cuándo basta una regla: ninguna etapa de este circuito necesita un modelo de IA.
¿Odoo solo, o Twenty y Dolibarr conectados?
Dos montajes sostienen este circuito, y la elección depende sobre todo de lo que ya tiene.
Twenty y Dolibarr, conectados por n8n
Un CRM de modelo libre, adaptado a su vocabulario
Presupuestos, facturas y pagos en Dolibarr
n8n pasa el negocio, el presupuesto y los estados
Una firma alojada aparte para los documentos que comprometen
Odoo solo
CRM, presupuesto, firma y pago en la misma herramienta
El cliente firma y paga desde su portal
Ninguna sincronización que vigilar
Un ERP completo, que todo el equipo debe adoptar
En Odoo, el circuito existe de serie. Según su documentación, el cliente que abre su presupuesto en el portal encuentra un botón para firmar y pagar; otro botón, «Accept & Pay», confirma el pedido con un pago en línea. Con Twenty y Dolibarr, cada herramienta conserva su papel, y n8n lleva la información de una a otra a través de sus API. Nuestra comparativa Twenty, Dolibarr u Odoo: ¿cuál para su equipo? ayuda a elegir según el tamaño y los procesos.
Etapa 1: el presupuesto nace del negocio
Cuando el negocio alcanza la etapa «presupuesto» en Twenty, n8n crea la propuesta comercial en Dolibarr: el cliente, creado si aún no existe, con su número de empresa (el SIREN en Francia), las líneas y las condiciones negociadas. Los precios vienen del catálogo de Dolibarr, nunca de un campo rellenado a mano en el CRM.
La API de Dolibarr, descrita en su explorador de demostración, expone las propuestas, los pedidos y las facturas, con los gestos del circuito: validar una propuesta, cerrarla, marcarla como facturada, registrar un pago. Un descuento que se sale de su tarifa no pasa en silencio: el circuito prepara el presupuesto, y una persona autorizada lo valida con un clic desde su correo antes de que salga.
Etapa 2: el cliente firma en línea
Existen tres vías, y no valen lo mismo desde el punto de vista jurídico.
La firma en línea de Dolibarr es práctica, y el propio editor indica su límite. El texto que acompaña la opción en sus archivos de traducción advierte que permite insertar la imagen de una firma en el PDF, que «puede realizarla cualquiera y no tiene el mismo valor jurídico que un sistema de firma electrónica legal que pasa por un organismo de confianza tercero». Sirve para una conformidad, no para un contrato que compromete.
La firma de Odoo se hace desde el portal del cliente, en el mismo gesto que el pago.
Una herramienta de firma libre, alojada en su casa: Docuseal o Documenso. Las dos se instalan en su servidor y se publican con licencia AGPL, con dos matices: Docuseal pide mantener su mención de origen en la interfaz, y Documenso reserva sus funciones avanzadas a una licencia comercial. Antes de elegir, compruebe el nivel de firma que produce la herramienta y las pruebas que conserva: identidad del firmante, sellado de tiempo, integridad del documento.
¿Qué vale una firma electrónica?
El derecho europeo establece el principio en el reglamento eIDAS, todavía en vigor tras su revisión de 2024:
No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada.
El mismo artículo da a la firma cualificada el efecto de una firma manuscrita. En Francia, el Código Civil reconoce al escrito electrónico la misma fuerza que al papel, siempre que su autor esté identificado y su integridad garantizada. Allí, según el decreto del 28 de septiembre de 2017, la fiabilidad del procedimiento solo se presume para la firma cualificada.
En la práctica: una firma electrónica ordinaria es admisible, pero si se impugna, le corresponde a usted demostrar su fiabilidad, de ahí la importancia de las pruebas conservadas. Para sus contratos más comprometedores, una firma cualificada, emitida por un prestador cualificado de servicios de confianza, invierte esa carga. Haga validar el nivel elegido por su asesor jurídico.
Etapa 3: la factura sale con la firma
El presupuesto firmado se convierte en pedido y luego en factura, sin que nadie la vuelva a teclear. En Dolibarr, la factura validada sale con un enlace de pago: los módulos Stripe y PayPal vienen con el software, y un pago en línea se registra solo en la factura. En Odoo, el pago acompaña la firma del presupuesto.
Se acerca un plazo, al menos en Francia: allí, según el tamaño de la empresa, a partir de 2026 o 2027 una factura entre empresas francesas deberá pasar por una plataforma autorizada en lugar de por un simple correo. El circuito debe tenerlo en cuenta desde su diseño; nuestra guía Factura electrónica: lo que debe hacer su software detalla el calendario y lo que ofrecen Dolibarr y Odoo.
Etapa 4: el pago vuelve al CRM
El comercial debe saber que su cliente ha pagado sin preguntárselo a contabilidad. n8n relee a intervalos regulares el estado de las facturas en Dolibarr y pasa el negocio a «pagado» en Twenty. Preferimos este control programado, que relee el estado real de las facturas, a un disparador que puede perderse por el camino.
Una factura que sigue impagada después de su vencimiento dispara el recordatorio, sin esperar a que alguien se dé cuenta: es uno de los circuitos de nuestro artículo sobre las diez automatizaciones que conviene mirar primero.
Sobre el terreno
Twenty, n8n, Docuseal y Documenso funcionan en nuestro propio servidor, entre una docena de servicios. Es la base que montamos para una empresa: su CRM, su herramienta de presupuestos y facturas, y una firma alojada en su casa o en la nuestra. El circuito completo, del presupuesto al pago, es lo que instalamos; no reivindicamos una experiencia particular con Dolibarr y Odoo, de los que presentamos el alcance y el precio.
Lo que el circuito no hace
No negocia. Un descuento fuera de tarifa, un calendario de pagos, una condición particular: una persona los concede, y el circuito los aplica después sin copiarlos.
No lleva la contabilidad. Las facturas de Dolibarr u Odoo alimentan a su gestor contable; el circuito elimina el tecleo repetido, no su trabajo.
No se vigila solo. Una sincronización detenida sin alerta deja negocios sin presupuesto o pagos invisibles. Nuestra guía Supervisar sus workflows n8n: ninguna avería silenciosa explica cómo recibir el aviso.
Atención
En Odoo Online, el acceso a la API externa está reservado a los planes «Custom»: no existe en los planes One App Free y Standard, según la documentación de Odoo. Si su CRM debe hablar con Odoo, compruébelo antes de elegir su plan. Las nuevas integraciones pasan por la API JSON-2 aparecida con Odoo 19: las antiguas interfaces están obsoletas, y su retirada está anunciada para el invierno de 2027 en Odoo Online y para el otoño de 2028 en las versiones instaladas.
¿Cuánto cuesta este circuito?
Se compone de dos piezas. Nuestra oferta de automatización con n8n pone en producción un proceso de principio a fin desde 2 400 €, con alertas y un historial de cada ejecución; la supervisión y las correcciones son opcionales, a 350 € al mes. Si falta la herramienta de presupuestos y facturas, nuestra oferta de CRM y ERP a medida la instala: Twenty a 4 500 €, Dolibarr desde 6 500 €, Odoo desde 15 000 € con el nivel START, que cubre CRM, facturación y proyectos.
Lo esencial
- Un negocio se introduce una vez, en el CRM; el resto se deriva de él.
- Los precios vienen de la herramienta de facturación, nunca de un campo libre del CRM.
- La firma integrada de Dolibarr inserta una imagen: para un contrato que compromete, elija una verdadera firma electrónica.
- El circuito debe prever la factura electrónica antes de su fecha de obligación.
Preguntas frecuentes
¿Tiene una firma electrónica el mismo valor que una firma manuscrita?
Solo la firma electrónica cualificada tiene, según el reglamento eIDAS, el efecto de una firma manuscrita. Las demás siguen siendo admisibles en juicio: no se les pueden negar efectos por el mero hecho de ser electrónicas. En caso de impugnación, le corresponde a usted demostrar la fiabilidad del procedimiento, de ahí la importancia de conservar la identidad del firmante, el sellado de tiempo y la prueba de que el documento no ha cambiado.
¿Hay que elegir Odoo para tenerlo todo en una sola herramienta?
No necesariamente. Odoo hace el circuito de serie, pero es un ERP completo, que exige que todo el equipo lo adopte y cuesta en consecuencia. Si su equipo comercial ya está apegado a su CRM, o si Dolibarr cubre sus presupuestos y facturas, conectar las herramientas con n8n cuesta menos que una migración. El buen montaje depende de lo que ya tiene y de su tamaño.
¿Podemos conservar nuestro software de facturación actual?
Sí, si expone una API que permita crear un presupuesto, leer el estado de una factura y registrar un pago. n8n se conecta entonces como a Dolibarr. Compruebe también que está conectado a una plataforma autorizada para la factura electrónica: si no lo está y su editor no anuncia nada concreto, el cambio de herramienta se convierte en una cuestión de calendario.
¿Qué pasa cuando el cliente paga por transferencia?
El pago no llega por el enlace: hay que conciliarlo con la factura. Tanto Dolibarr como Odoo ofrecen una conciliación bancaria, que la contabilidad puntea o que el circuito prepara. En ambos casos, en cuanto la factura se marca como pagada, el estado sube al CRM, y el recordatorio solo sale para las facturas realmente impagadas.
Fuentes
- Odoo, documentación, hacer firmar un presupuesto en línea (nueva pestaña)odoo.com
- Odoo, documentación, hacer pagar un presupuesto en línea (nueva pestaña)odoo.com
- Dolibarr, explorador de la API REST, instancia de demostración (nueva pestaña)preview.dolibarr.org
- Dolibarr, archivo de traducción de la administración, rama 24.0 (nueva pestaña)github.com
- Docuseal, repositorio oficial (nueva pestaña)github.com
- Documenso, repositorio oficial (nueva pestaña)github.com
- Reglamento (UE) n.º 910/2014, llamado eIDAS, versión consolidada a 18 de octubre de 2024 (nueva pestaña)eur-lex.europa.eu
- Decreto n.º 2017-1416 de 28 de septiembre de 2017 sobre la firma electrónica, artículo 1 (nueva pestaña)legifrance.gouv.fr
- Wiki de Dolibarr, módulo Stripe (nueva pestaña)wiki.dolibarr.org
- Odoo, documentación, API externa (nueva pestaña)odoo.com
- Odoo, documentación 20.0, API externa (nueva pestaña)odoo.com
Dolibarr, explorador de la API REST, instancia de demostración
Leer en preview.dolibarr.org(nueva pestaña)Dolibarr, archivo de traducción de la administración, rama 24.0
Leer en github.com(nueva pestaña)Reglamento (UE) n.º 910/2014, llamado eIDAS, versión consolidada a 18 de octubre de 2024
Leer en eur-lex.europa.eu(nueva pestaña)Decreto n.º 2017-1416 de 28 de septiembre de 2017 sobre la firma electrónica, artículo 1
Leer en legifrance.gouv.fr(nueva pestaña)Jim · fundador de Brain Plus AI
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