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Un nuevo cliente es una buena noticia y una serie de pequeñas tareas: pedirle sus documentos de identidad y los de su sociedad, comprobar quiénes son los titulares reales, redactar la carta de encargo, hacerla firmar, abrir el expediente, recuperar las cuentas del ejercicio anterior. Cada una lleva diez minutos. Juntas llevan semanas, porque nadie se ocupa de recordarlas.
En resumen
- El recorrido se divide en seis etapas, cuatro de las cuales pueden encadenarse solas.
- El cliente rellena un formulario una sola vez; sus respuestas alimentan el CRM, la carta de encargo y el expediente contable.
- La validación de la identificación y la elección de los honorarios siguen siendo decisiones humanas.
- Cada etapa pendiente envía un recordatorio automático al cliente, con un tono humano.
Las seis etapas
- Solicitud: el posible cliente llega por la web, por otro cliente o por un socio. La ficha se crea en el CRM con su origen.
- Propuesta: el responsable fija el alcance y los honorarios. Humano.
- Identificación: el cliente recibe un formulario y sube sus documentos. Automático.
- Validación: un colaborador revisa el expediente de identificación. Humano.
- Carta de encargo: generada desde el CRM con los datos del encargo y enviada a firma electrónica. Automático.
- Apertura: el expediente se crea en el programa contable y la lista de los primeros documentos se envía al cliente. Automático.
Lo que no hay que automatizar
Todo lo que compromete la responsabilidad del despacho: la aceptación del cliente con respecto a las obligaciones de prevención del blanqueo de capitales, el alcance del encargo, el precio. La automatización prepara el expediente y lo presenta en el momento oportuno; no decide.
¿Cuánto tiempo se gana?
Depende del volumen de nuevos clientes y del número de herramientas que hay que conectar. Preferimos medirlo en su despacho antes que anunciarlo aquí: una auditoría rápida cuenta las etapas y las recapturas actuales antes de prometer nada.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta un portal de clientes?
No necesariamente. Un formulario seguro y un enlace de subida bastan para el alta. El portal resulta útil para el intercambio de documentos a lo largo del año.
¿Es válida la firma electrónica de la carta de encargo?
Sí, para un contrato de este tipo, una firma electrónica simple o avanzada es de uso corriente en Suiza, Bélgica y Francia. Su organización profesional puede precisar sus recomendaciones.
Jim · fundador de Brain Plus AI
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