«¿Podría enviarnos sus extractos del trimestre?» Esta frase, una asesoría la escribe cientos de veces al año. Después insiste. Después llama. No es asesoramiento, es logística, y es ella la que desborda los periodos de cierre.
En resumen
- Cada encargo lleva su calendario: IVA mensual o trimestral, pagos a cuenta, declaraciones, cuentas anuales.
- Cada plazo lleva su lista de documentos esperados.
- Las solicitudes y los recordatorios salen solos, firmados por el colaborador del expediente.
- El colaborador solo interviene cuando el plazo se acerca sin documentos.
El calendario por cliente
El calendario depende del país, de la forma jurídica de la sociedad y de las opciones del cliente: periodicidad del IVA, fecha de cierre del ejercicio, régimen fiscal. Estos parámetros viven en el encargo dentro del CRM, y los plazos del año se generan a partir de ellos.
El recorrido de un plazo
- Tres semanas antes: solicitud de documentos, con la lista precisa y un enlace de depósito.
- Una semana después: recordatorio breve si no ha llegado nada.
- Diez días antes del plazo: el colaborador recibe una tarea para llamar.
- Documentos recibidos: los recordatorios se detienen solos.
El tono
Un recordatorio automático que suena a robot daña la relación. Debe ser breve, firmado por una persona que el cliente conoce, y decir con precisión qué falta. Estos mensajes se redactan una vez, con cuidado, y después se les deja trabajar.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sabe el sistema que los documentos han llegado?
El depósito en el enlace o en el portal actualiza el plazo. Si el cliente responde por correo electrónico, el colaborador marca la recepción, o un asistente lo propone a partir del mensaje.
Las fechas oficiales cambian: ¿quién las actualiza?
El despacho, una vez al año, en los parámetros del calendario. El sistema no adivina la ley.
Jim · fundador de Brain Plus AI
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