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En Suiza, una fiduciaria que actúa como intermediario financiero está sujeta a la ley sobre el blanqueo de dinero (LBA) y a un organismo de autorregulación. En Bélgica y en Francia, los profesionales de la contabilidad también están sujetos a las obligaciones de lucha contra el blanqueo. El vocabulario cambia de un país a otro, la idea sigue siendo la misma: conocer al cliente, saber quién lo controla y mantener ese expediente al día.
La identificación inicial suele estar bien hecha. Lo que se pierde es la actualización: un cliente aceptado hace seis años cuyo expediente nadie ha vuelto a revisar desde entonces.
En resumen
- Un objeto «expediente de identificación» vinculado al cliente guarda el nivel de riesgo, los titulares reales y la fecha de la próxima revisión.
- La frecuencia de revisión depende del nivel de riesgo; el CRM avisa en el momento oportuno.
- Un cambio importante en el cliente (nuevo administrador, nueva actividad) desencadena una revisión anticipada.
- El CRM no hace ni el análisis de riesgos ni el control de las listas de sanciones: organiza el seguimiento.
Lo que el CRM sigue bien
- El estado del expediente: completo, incompleto, por revisar, rechazado.
- El nivel de riesgo fijado por el despacho, y quién lo fijó.
- Las personas: administradores, titulares reales, apoderados, vinculados a la ficha de la entidad.
- Las fechas: última revisión, próxima revisión, documentos que caducan.
- Los documentos adjuntos, o un enlace a la gestión documental.
Lo que no hay que pedirle
El CRM no es una herramienta de cumplimiento. El cribado de las personas del medio político y de las listas de sanciones, la documentación del análisis de riesgos y las comunicaciones de operaciones sospechosas corresponden a herramientas y procedimientos específicos, y al responsable de cumplimiento del despacho. Presentarlos como cubiertos por un CRM sería engañoso.
¿Dónde viven estos datos?
Son datos sensibles: documentos de identidad, estructuras de propiedad. Su alojamiento, el acceso limitado a las personas que lo necesitan y su plazo de conservación se deciden antes de la herramienta, no después.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que conservar los expedientes de identificación?
El plazo lo fija la ley de cada país y suele empezar al final de la relación de negocios. Compruébelo con su organismo profesional o de autorregulación.
¿Puede un asistente de IA verificar los documentos?
Puede ayudar a extraer la información de un documento y señalar un documento caducado. La decisión de aceptar al cliente sigue siendo humana.
Jim · fundador de Brain Plus AI
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