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Cada asesoría tiene su hoja de cálculo de encargos. Una fila por cliente, columnas para el tipo de servicio, los honorarios, la fecha de la carta de encargo, un código de colores que solo entiende de verdad la persona que lo creó. Funciona, mientras esa persona esté.
En resumen
- Un encargo es un objeto en sí mismo, vinculado al cliente, no una columna del fichero de clientes.
- Cinco campos bastan para empezar: tipo de servicio, honorarios, fecha de inicio, fecha de renovación, responsable.
- Las alertas se envían antes del vencimiento, al responsable, con una propuesta de revisión de honorarios.
- La visión de conjunto sigue siendo legible: una vista «encargos que renovar este trimestre» sustituye a la hoja.
¿Por qué un objeto «encargo» y no un campo?
Porque un cliente suele tener varios encargos: la contabilidad de la sociedad operativa, la del holding, la declaración del directivo, las nóminas. Cada uno tiene sus honorarios, su responsable y su fecha. Meterlos todos en una sola ficha de cliente es volver a la hoja de cálculo.
¿Qué campos crear?
- Tipo de servicio: contabilidad, fiscalidad, nóminas, revisión, consultoría, domiciliación.
- Entidad afectada: la sociedad o la persona para la que se ejecuta el encargo.
- Honorarios: tarifa anual fija o por horas, y la fecha de la última revisión.
- Fechas: inicio, renovación y, si lo hay, preaviso de rescisión.
- Responsable: el socio o colaborador que lleva el expediente.
- Carta de encargo: el documento firmado, adjunto al encargo. En Francia, la carta de encargo («lettre de mission») es una obligación deontológica de los expertos contables; en otros lugares, es una buena práctica.
¿Qué reglas automatizar?
- Sesenta días antes de la renovación, una tarea para el responsable: comprobar el alcance y los honorarios.
- Si los honorarios no se han revisado desde hace más de un año, la tarea lo señala.
- Un encargo rescindido cierra sus tareas y actualiza la ficha del cliente.
- Cada lunes, el socio recibe la lista de vencimientos del mes.
Estas reglas no requieren IA: son fechas y condiciones. Eso es lo que las hace fiables.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se recupera la hoja de cálculo existente?
Se importa una vez, tras limpiar duplicados y fechas. Es la ocasión de descubrir los encargos sin responsable.
¿No sigue ya los encargos el programa contable?
Sigue los expedientes y la facturación. Rara vez las fechas de renovación, la revisión de honorarios o el alcance acordado.
Jim · fundador de Brain Plus AI
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