¿Qué CRM para una asesoría: Twenty, Odoo o una suite sectorial?

En una asesoría, todo el mundo conoce el software de contabilidad. Lleva los asientos, el IVA, los cierres y a veces las nóminas. Lo que lleva mal es todo lo que ocurre antes y alrededor: el prospecto que llamó el lunes, el mandato que vence en marzo, el cliente que necesitaría asesoramiento sobre su sucesión y al que nadie se lo ha propuesto.

Esa relación con el cliente vive hoy en buzones de correo, una hoja de cálculo y la memoria de los socios. Tres familias de herramientas prometen ponerla en orden. No convienen a los mismos despachos.

Nuestro punto de vista: usamos Twenty, un CRM libre, en producción, y también implantamos Odoo. No tenemos interés en recomendar uno antes que el otro, y para una parte de los despachos la buena respuesta no es ninguno de los dos.

En resumen

• El software contable se mantiene en los tres casos: ninguna de estas herramientas lo sustituye para la producción.
• Una suite sectorial (TaxDome, Karbon y sus equivalentes) encaja bien con los despachos pequeños: CRM, portal, tiempos y facturación en un solo bloque.
• Twenty encaja con los despachos de 20 a 200 personas que quieren una verdadera visión comercial, conectada a su contabilidad, con los datos alojados donde ellos decidan.
• Odoo encaja con el despacho que quiere gestionar tiempo dedicado, honorarios, proyectos y relación con el cliente en una sola herramienta.

¿Qué espera una asesoría de un CRM?

No lo mismo que un equipo comercial. Una asesoría vende pocos contratos nuevos al mes, pero cada cliente se queda años. El CRM sirve menos para alimentar un embudo de ventas que para gestionar la cartera:

• los prospectos y su origen (recomendación de un cliente, banco, notario, web);
• los mandatos firmados, su alcance, su fecha de renovación y sus honorarios;
• las entidades de un mismo cliente (holding, sociedad operativa, sociedad patrimonial inmobiliaria, el propio directivo);
• los plazos que disparan un recordatorio: documentos que pedir, actualización del expediente de identificación del cliente;
• los encargos adicionales posibles: asesoría fiscal, constitución de sociedades, domiciliación, nóminas.

Este último punto suele ser el que paga la herramienta. Un despacho que por fin ve a sus clientes por necesidad, y no por número de expediente, propone más, sin prospección en frío.

Las suites sectoriales: todo en un bloque, para los despachos pequeños

TaxDome, Karbon y sus equivalentes están diseñados para despachos contables. Reúnen la ficha del cliente, un portal donde el cliente deposita sus documentos y firma, el seguimiento de tareas, el tiempo dedicado y la facturación de honorarios.

Para un despacho de pocas personas suele ser la mejor opción: una suscripción, una puesta en marcha rápida, poca configuración. Sus límites aparecen con el tamaño: un modelo de datos poco adaptable, datos alojados en el proveedor, a menudo fuera de Suiza o de la Unión Europea, y un precio por usuario que sube con el equipo.

Twenty: la relación con el cliente junto al software contable

Twenty es un CRM libre. En él se crean objetos propios (mandato, entidad, plazo, expediente de identificación) y reglas de recordatorio propias. Puede funcionar en un servidor que elija el despacho, en Suiza o en la Unión Europea, algo que pesa mucho cuando se lleva la contabilidad de los clientes.

Lo que no hace: tiempos, facturación, portal del cliente, gestión documental. Tampoco pretende hacerlo. Su lugar está junto al software contable, conectado a él por una automatización que copia los clientes, los mandatos y los importes facturados. Sin esa conexión, el despacho introduce los datos dos veces, y la herramienta muere en tres meses.

Es la buena elección para un despacho mediano que ya tiene sus herramientas de producción y quiere añadir, sin cambiarlo todo, una visión clara de su cartera y de sus oportunidades.

Odoo: todo el despacho en una sola herramienta

Odoo es un ERP. Su CRM es correcto, pero su verdadera fuerza para una asesoría está en otra parte: hojas de horas, proyectos por mandato, facturación por tiempo dedicado o a tanto alzado, portal del cliente, firma electrónica. Todo vive en la misma base de datos.

Es la buena elección para un despacho que quiere dirigir su propia actividad en una sola herramienta y acepta un proyecto más pesado. La contabilidad de los clientes suele quedarse en el software especializado; Odoo gestiona entonces el despacho, no los expedientes de sus clientes. En Bélgica, donde Odoo está muy extendido, muchas fiduciarias ya lo conocen, y algunas lo revenden a sus clientes.

¿Cómo elegir en tres preguntas?

1. ¿Cuántos son ustedes? Menos de diez personas: empiecen por mirar una suite sectorial. Por encima, la configuración y el alojamiento se convierten en temas.
2. ¿Quieren cambiar su gestión de tiempos y su facturación? No: un CRM como Twenty junto a lo existente. Sí: Odoo.
3. ¿Dónde deben vivir los datos de sus clientes? Si la respuesta es «en Suiza» o «en nuestra casa», descarten las herramientas que no lo permiten.

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