Migrar de HubSpot a un CRM de código abierto en siete pasos

Para migrar de HubSpot a un CRM de código abierto, como Twenty, Dolibarr o la edición Community de Odoo, lo esencial sale sin dificultad: los contactos, las empresas y los negocios se exportan con unos pocos ajustes. El trabajo está en otra parte: hacer corresponder los campos de las dos herramientas, tratar los duplicados acumulados, respetar el orden de importación y decidir qué se hace con el historial, que no se traslada solo.

El método que sigue cabe en siete pasos. Está escrito para Twenty: lo usamos en producción desde principios de 2025, en particular como CRM de Palmora Property, un portal de anuncios inmobiliarios que operamos. Su lógica vale también para Dolibarr y Odoo, aunque sus pantallas y sus reglas de importación difieran. Si aún no ha elegido la herramienta de destino, empiece por nuestra tabla para elegir entre Twenty, Dolibarr y Odoo; las demás guías de la sección CRM tratan la limpieza y la explotación.

En resumen

• La exportación de HubSpot saca los registros y sus asociaciones: pida todas las propiedades y asociaciones, en formato CSV.
• El historial (actividades, correos, adjuntos) no sale con esa exportación: se trata aparte.
• Los archivos se limpian y se depuran de duplicados antes de la importación, nunca en la nueva herramienta.
• Se importa en el orden de las dependencias: empresas, personas, oportunidades y después notas y tareas.
• El cambio se hace en una fecha fija, sin introducir datos en las dos herramientas a la vez.

Paso 1: decidir qué se lleva

Una migración es la ocasión de no mudar el trastero. La documentación de Twenty sobre la migración desde otro CRM lo dice, y clasifica así:

En la práctica, se fijan tres reglas antes de tocar un archivo:

• quién se recupera (por ejemplo: los contactos con una interacción reciente o un negocio, y todos los clientes);
• qué campos se recuperan (los que sirven para decidir o actuar, no las cuarenta propiedades creadas un día para una campaña);
• qué se archiva fuera del CRM en lugar de eliminarse, si debe conservarlo.

También es el momento de preguntarse qué conserva legítimamente según el RGPD: volvemos sobre ello en nuestra guía para limpiar los datos de su CRM.

Paso 2: establecer la correspondencia de campos

En una simple tabla se escribe cada campo de HubSpot que se recupera, el campo de destino en la nueva herramienta y la transformación eventual (un formato de fecha, una lista de valores renombrada, dos campos fusionados). La documentación de Twenty recomienda este documento y da las equivalencias básicas: las empresas siguen siendo empresas, los contactos pasan a ser personas, los negocios oportunidades y las actividades tareas o notas.

Tres puntos requieren una atención especial:

• las etapas del pipeline: las de HubSpot no corresponden necesariamente a su verdadero proceso de venta; es el momento de revisarlas;
• las listas de valores (sector, origen, estado): las distintas grafías de un mismo valor se corrigen aquí, no después de la importación;
• los objetos personalizados de HubSpot, que hay que recrear como objetos en Twenty.

Paso 3: construir el destino antes de mudarse

En Twenty, una importación crea registros, no campos: la documentación pide crear todos los campos personalizados en los ajustes del modelo de datos antes de importar. Insiste en un segundo requisito previo.

Paso 4: exportar desde HubSpot

Según la documentación de HubSpot sobre la exportación, consultada el 4 de octubre de 2026, se pueden exportar, entre otros, contactos, empresas, negocios, tickets, llamadas, reuniones y objetos personalizados, en CSV, XLSX o XLS. Tres ajustes cuentan:

• elegir todas las propiedades y todas las asociaciones, y no solo la vista mostrada (el ajuste por defecto), si no se pierden columnas y los vínculos entre contactos, empresas y negocios;
• preferir el CSV: por defecto, la exportación se detiene en 1 000 registros asociados por columna de asociación, y solo el CSV permite exportarlos todos; tampoco tiene límite de columnas, mientras que el XLS se detiene en 256 y el XLSX en 16 384;
• descargar rápido: los enlaces de exportación caducan a los 30 días.

Conviene saberlo antes de prometer nada al equipo: esta exportación contiene los valores de las propiedades y las asociaciones, no el historial de actividades. Para estas, HubSpot remite a la exportación de los datos de un contacto, a ciertos informes de actividad o a su API de engagements.

Paso 5: limpiar y eliminar duplicados, fuera de las dos herramientas

Los archivos exportados se limpian antes de la importación: corregir mil registros uno a uno en la nueva herramienta cuesta mucho más.

Las reglas de unicidad de la nueva herramienta dictan lo que hay que resolver. En Twenty, según la documentación de las restricciones de unicidad, la unicidad se aplica al identificador, al correo de las personas y al dominio de las empresas. Hay que conocer tres comportamientos:

• las líneas duplicadas dentro de un archivo aparecen resaltadas en amarillo en la importación, y puede corregirlas o retirarlas antes de validar;
• una línea cuyo correo o dominio ya existe en Twenty actualiza el registro existente en lugar de crear un segundo: un archivo antiguo puede, por tanto, sobrescribir datos más recientes;
• los registros eliminados también cuentan en este control: volver a importar su valor los restaura, con los nuevos datos.

Queda la trampa de los falsos vacíos.

Antes de la importación, busque esos valores de relleno, la palabra «empty» o sus primos («N/A», «desconocido»), y sustitúyalos por una casilla realmente vacía.

Paso 6: importar en el orden de las dependencias

El orden no es una preferencia, es una restricción: no se puede vincular una persona a una empresa que todavía no existe. La documentación de Twenty pide importar siempre en este orden:

Según la documentación de migración de Twenty, la importación por archivo está limitada a 10 000 registros; por encima, se divide en varios archivos o se pasa por la API, que no tiene ese límite y que la documentación aconseja a partir de 50 000 registros.

Empiece por una importación de prueba con una pequeña muestra, revisada en pantalla por la persona que conoce a los clientes, antes de la importación completa. Por la API, limite el ritmo y prevea un reintento automático de las llamadas fallidas: contamos en Twenty CRM en producción lo que cuesta olvidarlo.

Paso 7: recuperar el historial, correos y adjuntos

Es el paso que marca la diferencia entre una migración lograda y un equipo que mantiene HubSpot abierto «para encontrar un intercambio».

• Los correos: según su documentación sobre correo y calendario, Twenty vincula a los registros de personas y empresas los correos del buzón de Google Workspace o Microsoft 365 que cada uno conecta, filtrados por período o por remitente. El historial viene, por tanto, del buzón de cada uno, no de HubSpot: compruebe en una cuenta lo que recupera la sincronización antes de prometerlo al equipo.
• Las notas: extraídas de HubSpot como se indica en el paso 4, se importan como notas o tareas, vinculadas a los registros.
• Los adjuntos: la documentación de Twenty advierte de que no se incluyen en las exportaciones CSV; hay que volver a subirlos a mano o migrarlos por la API.

Cuando el historial es voluminoso, un script es mejor que las manipulaciones a mano, siempre que siga las reglas que sirven para supervisar los workflows de n8n: cada registro tratado queda anotado, y un intento repetido no crea duplicados.

¿Cómo organizar el cambio?

Se fija una fecha:

1. La víspera

   Se congelan las modificaciones en HubSpot, se exporta una última vez lo que ha cambiado desde la importación y se conectan los formularios del sitio y las demás integraciones a la nueva herramienta.

2. El día D

   El equipo trabaja en el nuevo CRM.

3. Durante unas semanas

   HubSpot sigue consultable, el tiempo de comprobar que no falta nada, y después se cierra.

La documentación de Twenty lo recuerda: durante ese período no se crean datos nuevos en las dos herramientas a la vez.

¿Qué se pierde y qué se recupera tras la migración?

Límite honesto: si su equipo de marketing vive en las herramientas de HubSpot (campañas de emailing, páginas de aterrizaje, scoring), un CRM puro no las sustituye: prevea las herramientas que tomarán el relevo, o pregúntese si la migración está justificada.

¿Por dónde empezar?

Empiece por los dos primeros pasos, sobre el papel: la lista de lo que se lleva y la tabla de correspondencias. Fijan el tamaño del proyecto antes de cualquier exportación y muestran rápido si el historial justifica un script.

Si prefiere no llevar la migración solo, nuestra oferta CRM incluye la recuperación de sus datos de HubSpot, sin duplicados y verificados: nada dudoso entra tal cual. Usted valida la configuración y la recuperación antes de la construcción, y después la instalación avanza por etapas de dos semanas, con la formación en paralelo.

Preguntas frecuentes

Fuentes

1. Documentación de Twenty sobre la migración desde otro CRM (nueva pestaña)docs.twenty.com
2. Documentación de HubSpot sobre la exportación (nueva pestaña)knowledge.hubspot.com
3. Documentación de las restricciones de unicidad (nueva pestaña)docs.twenty.com