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Cuando se olvida una contraseña, casi todas las herramientas de la empresa proponen lo mismo: un enlace de restablecimiento enviado por correo. El correo es, por tanto, la herramienta que abre todas las demás, y la que conserva años de contratos, presupuestos e intercambios con los clientes. Elegirlo merece algo más que un reflejo.
Esta guía de nuestra sección de Infraestructura y nube compara las tres grandes opciones de una empresa de 20 a 500 personas: Google Workspace, Microsoft 365 y los proveedores europeos. No designa un ganador: cada una responde a prioridades distintas, y la buena depende de las suyas.
En resumen
- No se elige un buzón sino una suite: agenda, documentos, videoconferencia y directorio vienen incluidos.
- Microsoft y Google ofrecen ya mantener los datos en Europa, con condiciones y límites que conviene leer.
- Los proveedores europeos responden a la cuestión del derecho aplicable, con suites más o menos completas.
- Sea cual sea el proveedor, la autenticación del dominio (SPF, DKIM, DMARC) decide si sus mensajes llegan.
- El nombre de dominio sigue siendo suyo: es lo que permite cambiar de proveedor sin cambiar de dirección.
Lo que realmente elige: una suite, no un buzón
Google Workspace y Microsoft 365 venden mucho más que un correo: una agenda compartida, un procesador de textos y una hoja de cálculo colaborativos, videoconferencia, almacenamiento de archivos y el directorio de cuentas de la empresa. Cambiar de correo suele significar cambiar todo eso, y con ello los hábitos de todo el equipo.
Los proveedores europeos cubren un espectro más amplio: algunos venden solo el buzón, otros una suite completa con agenda, documentos y videoconferencia. Proton, Infomaniak, OVHcloud, mailbox.org o IONOS, entre otros, se comparan por este alcance antes de compararse por el precio.
La primera pregunta es, por tanto: ¿qué usa su equipo cada día, además del correo? Un equipo que vive en hojas de cálculo compartidas y videoconferencias no decide igual que un equipo que solo usa el buzón y la agenda.
Dónde viven los datos y qué derecho se aplica
Dos preguntas se mezclan a menudo: dónde se almacenan los datos y qué derecho puede obligar al proveedor a entregarlos. Los dos grandes proveedores estadounidenses han avanzado en la primera.
- Microsoft anunció el 26 de febrero de 2025 la finalización de su «límite de datos de la UE»: para sus servicios principales, entre ellos Microsoft 365, los datos de los clientes profesionales se almacenan y procesan en la Unión Europea y la AELC. Microsoft precisa que algunos datos esenciales pueden transferirse fuera de esa zona para responder a un incidente de seguridad mundial.
- Google permite elegir una región de datos para almacenar en Europa los datos cubiertos de Workspace. La opción no está incluida en la edición Business Starter: empieza en Business Standard, y el procesamiento de los datos solo entra en las ediciones más completas.
La segunda pregunta, la del derecho aplicable a los proveedores estadounidenses sea cual sea la ubicación de los servidores, se trata en nuestro artículo sobre la dependencia de la nube estadounidense. Es ella la que empuja a algunas empresas hacia un proveedor europeo, sobre todo cuando sus clientes lo exigen por contrato.
Lo esencial
Almacenar en Europa y depender solo del derecho europeo son dos garantías distintas. Pregúntese cuál exigen realmente sus clientes, sus contratos o su sector.
Lo que hace llegar sus correos: la autenticación del dominio
Un correo enviado no es un correo recibido. Los grandes proveedores de correo comprueban que el mensaje viene realmente de un servidor autorizado por su dominio, y clasifican como no deseado, o rechazan, lo que falla.
Lo que comprueba el buzón que recibe su correo
- SPF
¿está autorizado por el dominio el servidor que envía?
- DKIM
¿lleva el mensaje una firma válida del dominio?
- DMARC
¿qué hacer con un mensaje que no supera estos controles, y a quién notificarlo?
Desde el 1 de febrero de 2024, Google ha fijado exigencias precisas para escribir a una dirección de Gmail:
los remitentes deben autenticar su dominio con SPF o DKIM
mensajes al día hacia Gmail: por encima, se exigen SPF, DKIM y DMARC juntos
de tasa de spam denunciado que no hay que superar
Estos ajustes no dependen del proveedor elegido: se colocan en los registros del nombre de dominio, para el correo como para cada herramienta que envía en su nombre (software de campañas, CRM, facturación, formulario del sitio).
Sobre el terreno
En Palmora Property, un portal inmobiliario que operamos, la lección aprendida cabe en una frase: sin autenticación del dominio, una política DMARC estricta destruye cualquier campaña. Primero se autentica cada herramienta que envía, después se endurece. En nuestro propio sitio, cada solicitud de contacto se guarda antes de enviar el correo de notificación, a través de un servicio de envío distinto de nuestros buzones: si el envío falla, la solicitud se conserva.
Para las campañas en sí, nuestra guía para hacer un emailing retoma estos ajustes paso a paso.
¿Y alojar el correo uno mismo?
Es posible, con software libre probado, pero es el servicio más exigente de autoalojar. Las exigencias de Google bastan para demostrarlo: registros DNS inversos válidos, cifrado de los intercambios, autenticación, tasa de spam vigilada. Hace falta además la reputación de la dirección del servidor, que se construye despacio y se pierde rápido.
Para la mayoría de las empresas, el buen reparto es claro: los buzones en un proveedor, europeo o no, y las demás herramientas (CRM, automatización, estadísticas) en un servidor propio cuando se justifica. Nuestro artículo sobre las herramientas que conviene sacar primero del SaaS detalla este orden de prioridad.
Los criterios para elegir
- El alcance
Buzón solo, o suite completa con agenda, documentos y videoconferencia.
- Los datos
Dónde se almacenan, qué derecho se aplica al proveedor, qué dicen sus contratos con clientes.
- La administración
Doble autenticación imponible a todos, baja de un empleado en un solo gesto, registro de conexiones.
- La salida
Exportación completa de los buzones y los documentos, en un formato estándar, sin gastos ocultos.
- El precio
Por usuario y por mes, con la duración del compromiso y las opciones que lo encarecen.
La baja de un empleado merece una prueba real antes de firmar: desactivar una cuenta debe cortar el correo, los documentos compartidos y los accesos que dependen de ella. Nuestra guía sobre el gestor de contraseñas para equipos completa este gesto para los accesos que no pasan por el correo.
El correo forma parte de la base de infraestructura común a sus proyectos. El resto de la sección cubre las decisiones vecinas: las cinco partidas que inflan una factura de la nube, servidor dedicado, VPS o nube, Kubernetes y las pymes, la supervisión, el plan de recuperación ante desastres, NIS2 en Francia, las copias de seguridad de un servidor propio, n8n autoalojado en producción, el coste de salir del SaaS a tres años, la migración a la nube sin romperlo todo, las claves de API robadas, el hardware para ejecutar un modelo de IA en casa y Postgres gestionado o propio.
Para las herramientas que tienen su lugar en su propio servidor, junto al correo, vea nuestra oferta de salida del SaaS. Para una opinión sobre una migración de correo, descríbanos su situación.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden conservar las direcciones de correo al cambiar de proveedor?
Sí, si el nombre de dominio está registrado a nombre de la empresa. Las direcciones dependen del dominio, no del proveedor: se crean los buzones en el nuevo, se importa el historial y luego se apuntan hacia él los registros de correo del dominio. El cambio se prepara para no perder ningún mensaje durante la transición.
¿Se quedan en Europa los datos de Microsoft 365?
Para los servicios principales, Microsoft se ha comprometido a almacenar y procesar los datos de los clientes profesionales en la Unión Europea y la AELC desde la finalización de su límite de datos en febrero de 2025. Microsoft prevé excepciones, en particular para responder a un incidente de seguridad mundial. La cuestión del derecho estadounidense aplicable al proveedor sigue siendo distinta.
¿Son obligatorios SPF, DKIM y DMARC?
Para escribir a direcciones de Gmail, Google exige desde febrero de 2024 al menos SPF o DKIM a todos los remitentes, y los tres por encima de 5 000 mensajes al día. Microsoft anunció en abril de 2025 exigencias comparables para los grandes remitentes hacia sus buzones de gran público. Incluso por debajo de esos umbrales, estos ajustes reducen el riesgo de que un tercero envíe mensajes haciéndose pasar por usted.
¿Hay que alojar el correo en un servidor propio?
Rara vez. Es el servicio más delicado de autoalojar: la entrega de los mensajes depende de la reputación del servidor, de ajustes DNS precisos y de una vigilancia constante. La mayoría de las empresas gana confiando sus buzones a un proveedor, europeo o no, y reservando para su propio servidor las herramientas en las que el autoalojamiento aporta más.
Fuentes
- Microsoft, EU Data Boundary, febrero de 2025 (nueva pestaña)blogs.microsoft.com
- Google Workspace, elegir la ubicación geográfica de sus datos (nueva pestaña)knowledge.workspace.google.com
- Google, Email sender guidelines (nueva pestaña)support.google.com
- Microsoft, Outlook’s new requirements for high-volume senders, abril de 2025 (nueva pestaña)techcommunity.microsoft.com
Google Workspace, elegir la ubicación geográfica de sus datos
Leer en knowledge.workspace.google.com(nueva pestaña)Microsoft, Outlook’s new requirements for high-volume senders, abril de 2025
Leer en techcommunity.microsoft.com(nueva pestaña)Jim · fundador de Brain Plus AI
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