Salir del SaaS: el coste real a 3 años para una pyme

En resumen

• El cálculo compara dos costes completos a tres años, el plazo en el que una migración tiene tiempo de amortizarse.
• El inventario de suscripciones ya puede ahorrar dinero, antes de cualquier migración.
• En el lado del SaaS hay dos trampas: la factura de una herramienta pagada por usuario sigue a sus contrataciones, y el precio mensual no es el del compromiso anual.
• El cálculo no lo ve todo: la ubicación de los datos, la reversibilidad o el riesgo humano también pesan.

Cómo saber si la salida merece la pena

Salir del SaaS no es una cuestión de principios, es una resta. Por un lado, lo que pagará en suscripciones durante tres años si nada cambia. Por otro, lo que costará el autoalojamiento en el mismo plazo, incluido el tiempo de las personas que lo harán funcionar. Si la diferencia es pequeña, no se mueve nada: la migración tiene un coste y un riesgo, y una suscripción bien elegida sigue siendo un buen negocio.

Tres años, porque es el plazo en el que una migración tiene tiempo de amortizarse, y porque más allá tanto los precios de los proveedores como las necesidades de la empresa cambian demasiado para que el cálculo se sostenga.

Nuestro propio servidor ejecuta una docena de servicios, entre ellos el CRM Twenty, que operamos desde hace más de año y medio, la automatización n8n, las estadísticas Matomo, la firma electrónica y la facturación. Lo que sigue es el método que aplicamos antes de recomendar nada a un cliente, en cuatro etapas:

Por ahí empieza también nuestra salida del SaaS: la auditoría de sus suscripciones y de su coste real a tres años, antes de cualquier migración.

Etapa 1: el inventario, herramienta por herramienta

En una pyme de 50 personas, la lista exacta de suscripciones no siempre está al día: pueden pagarse con varias tarjetas, desde varios departamentos, algunas en dólares. Empiece con una tabla que recoja, para cada herramienta:

• el nombre y el uso real (quién la utiliza, cuántas veces por semana);
• el modo de facturación: por usuario, por volumen (contactos, envíos, ejecuciones) o tarifa plana;
• el número de licencias pagadas y el número de licencias realmente utilizadas;
• la fecha de renovación y la duración del compromiso;
• los gastos adicionales: puesta en marcha obligatoria, módulos de pago, excesos.

Esta tabla puede ahorrar dinero antes de cualquier migración: licencias de personas que ya se fueron, duplicados entre dos equipos, un módulo nunca activado.

Etapa 2: el coste SaaS a tres años

Para cada herramienta, proyecte tres años, no uno. El cálculo:

coste SaaS 3 años = (precio por licencia × licencias × 36 meses) + gastos de puesta en marcha + módulos + excesos previsibles

Dos trampas aparecen a menudo. La primera es el crecimiento: una herramienta facturada por usuario sigue a sus contrataciones. Si pasa de 50 a 70 personas, la factura sigue el mismo camino. La segunda es la diferencia entre el precio mostrado con compromiso anual y el precio mensual.

Un ejemplo de precio público, para mostrar cómo es la línea: la página de precios de HubSpot Sales Hub mostraba la oferta Professional en dólares estadounidenses, con varias modalidades de pago.

Estos precios cambian: vuelva a consultarlos el día de su cálculo y anote la fecha junto a la cifra.

No mezcle divisas. Convierta al tipo del día e indíquelo en la tabla.

Etapa 3: el coste autoalojado a tres años

Muchas comparativas se quedan en el precio del servidor. El coste real tiene cinco líneas.

El servidor y lo que lo rodea. Un servidor privado virtual o un servidor dedicado, un nombre de dominio, un almacenamiento de copias de seguridad fuera del servidor y, eventualmente, un servicio de envío de correos. Estas líneas, la base de la infraestructura de partida, son fijas sea cual sea el número de usuarios: ahí está todo el interés.

Las licencias del software. Muchas herramientas de código abierto son libres en autoalojamiento y de pago en la versión alojada por el proveedor. La página de precios de Twenty ofrecía por ejemplo en octubre de 2026 una nube facturada por usuario, y precisaba que el núcleo de código abierto se autoaloja sin licencia, mientras que el inicio de sesión único (SSO) y los permisos por fila requieren la oferta de pago Organization. Compruebe la licencia de cada herramienta y las funciones reservadas a la versión de pago.

La migración. Exportación de los datos, limpieza, importación, reconfiguración de las integraciones, formación. Es un gasto único, pero debe amortizarse en los tres años.

La explotación. Actualizaciones, supervisión, renovación de certificados, respuesta a incidentes. Cuéntela en horas al mes, multiplicadas por un coste por hora real, interno o facturado. Si nadie en la empresa sabe hacerlo, es un contrato de servicios gestionados, y entra en el cálculo.

Las copias de seguridad y sus pruebas. Una copia de seguridad que nunca se ha restaurado no vale nada. El tiempo del ejercicio de restauración forma parte del coste; volvemos sobre ello en nuestro artículo sobre las copias de seguridad de un servidor propio y lo que de verdad se rompe.

El cálculo:

coste autoalojado 3 años = (servidor + almacenamiento + servicios adicionales) × 36 + migración + (horas de explotación al mes × coste por hora × 36) + licencias eventuales

Etapa 4: comparar herramienta por herramienta, no en bloque

El resultado global «ahorramos X» oculta lo esencial. Compare línea por línea y clasifique las herramientas en tres grupos.

Los buenos candidatos. Las herramientas facturadas por usuario, utilizadas por mucha gente, cuyo equivalente para instalar en casa está maduro. Ahí es donde la diferencia es mayor y crece con el equipo. Nuestro artículo sobre las herramientas que conviene autoalojar primero detalla el orden que recomendamos.

Los casos a debatir. Las herramientas baratas, poco utilizadas, o cuyo equivalente abierto exige mucha configuración. A veces el ahorro existe, pero no compensa el riesgo.

Lo que no se saca. Las herramientas en las que el riesgo de una avería pesa más que el ahorro.

En los dos extremos, el resultado es:

Lo que el cálculo no ve

Algunos criterios no se expresan en euros, y sin embargo pesan en la decisión.

• La ubicación de los datos. Alojar en sus instalaciones o en un proveedor europeo cambia la respuesta a la pregunta «¿dónde están los datos de nuestros clientes?». Es un argumento real para algunos sectores, que desarrollamos en nuestro artículo sobre la dependencia de la nube estadounidense.
• La reversibilidad. Una herramienta de código abierto cuya base de datos es suya se abandona más fácilmente que un SaaS cuya exportación es parcial.
• Las herramientas que se comunican. En un mismo servidor, el CRM, la automatización y la facturación se conectan sin pasar por tres API de pago.
• El riesgo humano. Si solo una persona sabe hacer funcionar el servidor, su marcha es un riesgo. La documentación de explotación no es un lujo.

Los límites honestos

El autoalojamiento no es la buena opción cuando la empresa no tiene ni competencia interna ni presupuesto para servicios gestionados, cuando la herramienta SaaS es barata y está bien aprovechada, o cuando el cumplimiento normativo exige certificaciones que no podrá obtener por su cuenta.

Por dónde empezar

Haga el inventario de la etapa 1, aunque no piense migrar nada: es la etapa que menos cuesta. Después, cuantifique dos o tres herramientas facturadas por usuario, no toda la pila. Si quiere este cálculo hecho sobre sus propias suscripciones, nuestra salida del SaaS empieza por esta auditoría, y si la diferencia no justifica la migración, se lo decimos. Las demás decisiones de infraestructura, desde las herramientas que sacar primero hasta las copias de seguridad, están reunidas en nuestra sección de infraestructura y nube.

Preguntas frecuentes

Fuentes

1. Página de precios de HubSpot Sales Hub (nueva pestaña)hubspot.com
2. Página de precios de Twenty (nueva pestaña)twenty.com