Aruannete automatiseerimine: esmaspäevase kopeerimise lõpp

Esmaspäev, kell 8.30. Keegi ekspordib nädala müügi, avab eelmise kuu tabeli, kleebib, parandab katki läinud valemi, lisab teiselt ekraanilt ümber kirjutatud klienditoe arvud, vormindab, saadab. Kell 11 läheb aruanne välja; kell 14 vaidlustatakse üks arv ja keegi ei tea enam, millisest ekspordist see pärines. See meie rubriigi protsesside automatiseerimine ja ärirobotid juhend näitab, kuidas see aruanne võib ise valmida ja miks peaaegu miski selles ei vaja tehisintellekti.

Lühidalt

• Automaatne aruanne loeb arvud tööriistadest, mis neid toodavad, ilma ekspordi ja kopeerimiseta.
• Iga näitajat arvutatakse alati samal viisil, ühe korra üles kirjutatud definitsiooni järgi.
• Oht ei ole hilinenud aruanne, vaid õigel ajal saadetud vale aruanne: on vaja kaitsemeetmeid.
• Tehisintellekt võib erinevusi selges keeles kommenteerida; see ei arvuta midagi.
• Vabanenud aeg läheb analüüsile: inimene, kes aruannet kokku pani, saab selle lõpuks läbi lugeda.

Miks kopeerimine maksab rohkem kui sellele kuluv aeg

Kõigepealt aeg: üks hommikupoolik nädalas tähendab umbes viitkümmend hommikupoolikut aastas töö peale, mida keegi pole valinud. Kuid tegelik kulu on mujal. Iga kopeerimine on võimalus eksida: unustatud rida, aktiivseks jäänud filter, valem, mis osutab nihkunud veerule. Ja kuna aruannet tehakse käsitsi uuesti, ei tee kaks inimest seda kunagi päris ühtemoodi.

Ka suured organisatsioonid ei pääse sellest. Pärast oma Londoni investeerimisüksuse suuri kahjusid 2012. aastal avaldas JPMorgan siseraporti, mida tsiteeris majandusteadlane James Kwak ja vahendas ajakiri New Statesman. See kirjeldas asjaomast riskimudelit nii:

Teie esmaspäevane aruanne ei liiguta samu summasid, kuid mehhanism on sama: arv, mis läbib käsi ja vahetabeleid, on lõpuks vale, ilma et keegi seda märkaks.

Mida automaatne aruanne teie eest teeb

Arvude lugemine allikast

Enamik ettevõtte tööriistu teeb oma andmed kättesaadavaks: API, ajastatud eksport, loetav andmebaas. Aruanne hangib need ise, samal kellaajal, samade filtritega. Kui äritarkvara ei paku ühtegi sissepääsu, on olemas teisi, mida võrdleme artiklis kuus viisi tarkvara automatiseerimiseks ilma API-ta.

Iga definitsiooni ühekordne üleskirjutamine

„Nädala käive“: käibemaksuta või käibemaksuga? Esitatud või tarnitud tellimused? Kreeditarved maha arvatud? Seni kuni vastus elab aruande koostaja peas, ei ütle kaks aruannet sama asja. Kui definitsioon on automatiseerimisse kirja pandud, kehtib see iga saatmise puhul ja seda muudetakse ühes kohas.

Saatmine sinna, kus seda loetakse

Aruannet, mis saabub meeskonna kanalisse kell 8, loetakse; linki töölauale, mida tuleb avada, loetakse vähem. Hea aruanne mahub ühele ekraanile, koos võrdlusega eelmise nädalaga ja lingiga üksikasjadele neile, kes neid vajavad.

Kaitsemeetmed: õigel ajal saadetud vale aruanne

Automaatsel aruandel on puudus, mida käsitsi aruandel pole: see läheb välja ka siis, kui selle andmed on valed. Allikas, mis ei vasta, API, mis tagastab tühja loendi, ja aruanne teatab rahulikult nullist müügist.

Enamikul juhtudel piisab kolmest kontrollist:

• allikas vastas, usutava ridade arvuga;
• erinevus eelmise nädalaga jääb oodatud vahemikku, vastasel juhul märgib aruanne selle kohe alguses;
• aruanne läks tõesti välja: selle puudumine ettenähtud kellaajal käivitab hoiatuse.

Viimast punkti selgitab meie juhend n8n töövoogude jälgimiseks: automatiseerimine, mis vaikib, on ohtlikum kui unustatud käsitsi ülesanne.

Ja tehisintellekt kõige selle juures?

Arvutamises pole tal midagi teha. Liitmine, võrdlemine, filtreerimine: need on reeglid, mis annavad alati sama tulemuse, nagu selgitab meie juhend automatiseerimisest ilma tehisintellektita, kui reeglist piisab. Keelemudel, mis arvutaks arve ümber, võiks kord-korralt eksida.

Seevastu võib tehisintellekt kirjutada kommentaari: kolm lauset, mis ütlevad selges keeles, mis on muutunud ja kuhu vaadata, juba arvutatud arvude põhjal. See tekst loetakse enne saatmist üle, vähemalt esimestel nädalatel, ja see ei asenda aruande eest vastutava inimese analüüsi. Eriti turunduse jaoks kirjeldab meie artikkel automatiseeritud turundusaruandlusest näitajaid, mis ütlevad, kas tegevus tasub end ära.

Mida me ise käitame

Mida aruanne vabastab

Inimene, kes aruannet kokku pani, olgu kontroller, juhatuse assistent või müügijuht, ei kao protsessist: ta liigub tootmiselt lugemisele. Tal on aega mõista, miks arv muutus, esitada küsimus õigele osakonnale, pakkuda välja otsus. See on töö, milleks ta tööle võeti.

Kust alustada

1. 01Valige aruanne.

   See, mis kordub iga nädal ja võtab kõige rohkem aega.

2. 02Loetlege selle arvud.

   Iga arvu kohta tööriist, kust see pärineb, ja selle täpne definitsioon.

3. 03Eemaldage see, mida ei loeta.

   Automaatne aruanne ei pea kõike üle võtma.

4. 04Seadke kaitsemeetmed.

   Tühi allikas, ebatavaline erinevus, puuduv saatmine.

5. 05Käitage paralleelselt.

   Kaks nädalat käsitsi aruande kõrval, võrdlemiseks.

See on meie n8n automatiseerimise pakkumise, tehisintellektiga või ilma, lähenemine: lähtume aruandest nii, nagu seda täna tehakse, koos inimesega, kes seda teeb, ja iga käivitus näitab oma kulu. Rubriigi teised artiklid käsitlevad lähedasi protsesse: automatiseeritud tarnijate arved, töötaja sisseelamine, WhatsAppi ja veebilehe robotid, kõneagent telefonis, tehisintellekti sorteeritud klienditugi, n8n, Make või Zapier, n8n-i litsents ja tehisintellekt ja noorte esimene töökoht.

Korduma kippuvad küsimused

Allikad

1. Ajakiri New Statesman (uus vahekaart)newstatesman.com