Allkirjastatud pakkumisest makstud arveni ilma topeltsisestuseta

Allkirjastatud tehing sisestatakse sageli kolm korda. Müügiesindaja märgib selle CRM-i, kopeerib selle pakkumise malli ja seejärel trükib raamatupidamine selle uuesti arvele. Iga koopia on võimalus veaks: allahindluse eelne hind, aegunud aadress, arve, mis läheb välja hilinemisega, sest keegi ei teadnud, et pakkumine oli allkirjastatud.

See juhend kirjeldab töövoogu, mis need koopiad kaotab, tehingust CRM-is kuni laekunud makseni, meie valikus olevate vabade tööriistadega: Twenty kliendisuhete jaoks, Dolibarr või Odoo pakkumiste ja arvete jaoks, n8n nende vahel ning Teie juures majutatud elektrooniline allkiri. Seda me paigaldame; nii see töötab ja siin see lõpeb.

Lühidalt

• Tehing sisestatakse ainult üks kord, CRM-i; pakkumine, arve ja makse olek tulenevad sellest.
• Odoo teeb kogu töövoo ühes tööriistas; Twenty ja Dolibarriga kannab n8n teabe ühest teise.
• Elektrooniline allkiri on kohtus vastuvõetav, kuid usaldusväärsuse eeldus kehtib ainult kvalifitseeritud allkirjale.
• Hinnakirjaväline allahindlus ja siduv otsus jäävad inimese teha.

Milline töövoog välja näeb?

Iga teave kirjutatakse ühte tööriista ja teised loevad seda. CRM on autoriteetne kliendi ja tehingu osas, arveldustööriist hindade, pakkumiste ja arvete osas. Seda reeglit rakendame kõigile jagatud andmetele ja see on meie juhendi Automatiseerimine ilma tehisintellektita: millal reeglist piisab seisukoht: ükski selle töövoo samm ei vaja tehisintellekti mudelit.

Odoo üksi või Twenty ja Dolibarr ühendatult?

Seda töövoogu kannavad kaks lahendust ja valik sõltub peamiselt sellest, mis Teil juba olemas on.

Odoos on töövoog algusest peale olemas. Selle dokumentatsiooni järgi leiab klient, kes avab oma pakkumise portaalis, nupu allkirjastamiseks ja maksmiseks; teine nupp, „Accept & Pay“, kinnitab tellimuse veebimaksega. Twenty ja Dolibarriga jääb igale tööriistale oma roll ja n8n kannab teabe nende API-de kaudu ühest teise. Meie võrdlus Twenty, Dolibarr või Odoo: milline Teie meeskonnale? aitab valida suuruse ja protsesside järgi.

1. samm: pakkumine sünnib tehingust

Kui tehing jõuab Twentys etappi „pakkumine“, loob n8n Dolibarris äripakkumise: kliendi, kes luuakse, kui teda veel pole, koos tema ettevõtte registrinumbriga (Prantsusmaal SIREN), read ja läbiräägitud tingimused. Hinnad tulevad Dolibarri kataloogist, mitte kunagi CRM-is käsitsi täidetud väljalt.

Dolibarri API, mida kirjeldab selle demo-uurija, avab pakkumised, tellimused ja arved koos töövoo toimingutega: pakkumise kinnitamine, sulgemine, arveldatuks märkimine, makse registreerimine. Teie hinnakirjast väljuv allahindlus ei lähe läbi vaikselt: töövoog valmistab pakkumise ette ja volitatud inimene kinnitab selle ühe klikiga oma postkastist, enne kui see välja läheb.

2. samm: klient allkirjastab veebis

Teid on kolm ja need ei ole õiguslikult võrdväärsed.

Dolibarri veebiallkiri on mugav ja tootja ise nimetab selle piiri. Tekst, mis saadab valikut selle tõlkefailides, hoiatab, et see võimaldab lisada PDF-i allkirja pildi, et seda „võib teha igaüks ja sellel ei ole sama õiguslikku väärtust kui seaduslikul elektroonilise allkirja süsteemil, mis kasutab usaldusväärset kolmandat osapoolt“. See sobib kinnituseks, mitte siduvaks lepinguks.

Odoo allkiri antakse kliendiportaalist, samal toimingul kui makse.

Vaba allkirjatööriist, majutatud Teie juures: Docuseal või Documenso. Mõlemad paigaldatakse Teie serverisse ja avaldatakse AGPL-litsentsi all, kahe nüansiga: Docuseal nõuab, et selle päritolumärge jääks liidesesse, ja Documenso reserveerib oma täiustatud funktsioonid kommertslitsentsile. Enne valimist kontrollige, millise taseme allkirja tööriist loob ja milliseid tõendeid see säilitab: allkirjastaja isik, ajatempel, dokumendi terviklus.

Mida on väärt elektrooniline allkiri?

Euroopa õigus sätestab põhimõtte eIDAS-määruses, mis kehtib ka pärast selle 2024. aasta läbivaatamist:

Sama artikkel annab kvalifitseeritud allkirjale omakäelise allkirja toime. Prantsusmaal tunnustab tsiviilseadustik (Code civil) elektroonilist dokumenti paberiga samaväärsena, tingimusel et selle autor on tuvastatud ja terviklus tagatud. Seal eeldatakse menetluse usaldusväärsust 28. septembri 2017. aasta dekreedi järgi ainult kvalifitseeritud allkirja puhul.

Praktikas: tavaline elektrooniline allkiri on vastuvõetav, kuid kui see vaidlustatakse, peate Teie tõendama selle usaldusväärsust, sellest ka säilitatud tõendite tähtsus. Kõige siduvamate lepingute puhul pöörab kvalifitseeritud usaldusteenuse osutaja väljastatud kvalifitseeritud allkiri selle koormuse ümber. Laske valitud tase oma õigusnõustajal kinnitada.

3. samm: arve läheb välja allkirjastamisel

Allkirjastatud pakkumine muutub tellimuseks, seejärel arveks, ilma et keegi seda uuesti trükiks. Dolibarris läheb kinnitatud arve välja koos maksmislingiga: moodulid Stripe ja PayPal tulevad tarkvaraga kaasa ning veebimakse registreeritakse arvel iseenesest. Odoos saadab makse pakkumise allkirjastamist.

Läheneb tähtaeg, vähemalt Prantsusmaal: seal peab ettevõtte suurusest sõltuvalt alates 2026. või 2027. aastast Prantsuse ettevõtete vaheline arve liikuma volitatud platvormi kaudu, mitte lihtsa e-kirjaga. Töövoog peab sellega arvestama juba kavandamisel; meie juhend E-arve: mida Teie tarkvara peab tegema kirjeldab ajakava ja seda, mida Dolibarr ja Odoo pakuvad.

4. samm: makse jõuab tagasi CRM-i

Müügiesindaja peab teadma, et tema klient on maksnud, ilma raamatupidamiselt küsimata. n8n loeb korrapäraste vahedega Dolibarris arvete olekut ja muudab tehingu Twentys olekuks „makstud“. Eelistame seda ajastatud kontrolli, mis loeb arvete tegelikku olekut, päästikule, mis võib teel kaduma minna.

Arve, mis jääb pärast maksetähtaega tasumata, käivitab meeldetuletuse, ootamata, et keegi seda märkaks: see on üks meie artikli kümme automatiseerimist, mida esimesena vaadata töövoogudest.

Mida töövoog ei tee

See ei pea läbirääkimisi. Hinnakirjaväline allahindlus, maksegraafik, eritingimus: need annab inimene ja töövoog rakendab neid seejärel ilma ümber kirjutamata.

See ei pea raamatupidamist. Dolibarri või Odoo arved toidavad Teie raamatupidajat; töövoog kaotab topeltsisestuse, mitte tema töö.

See ei jälgi ennast ise. Ilma hoiatuseta peatunud sünkroonimine jätab tehingud ilma pakkumiseta või maksed nähtamatuks. Meie juhend n8n töövoogude jälgimine: ühtegi vaikset riket ütleb, kuidas saada hoiatus.

Kui palju see töövoog maksab?

See koosneb kahest osast. Meie automatiseerimispakkumine n8n-iga viib otsast lõpuni protsessi tootmisse alates 2 400 eurost, hoiatuste ja iga käivituse ajalooga; jälgimine ja parandused on valikulised, 350 eurot kuus. Kui pakkumiste ja arvete tööriist puudub, paigaldab selle meie eritellimusel CRM-i ja ERP pakkumine: Twenty 4 500 eurot, Dolibarr alates 6 500 eurost, Odoo alates 15 000 eurost tasemega START, mis hõlmab CRM-i, arveldust ja projekte.

Korduma kippuvad küsimused

Allikad

1. Odoo, dokumentatsioon, pakkumise allkirjastamine veebis (uus vahekaart)odoo.com
2. Odoo, dokumentatsioon, pakkumise eest veebis maksmine (uus vahekaart)odoo.com
3. Dolibarr, REST API uurija, demoinstants (uus vahekaart)preview.dolibarr.org
4. Dolibarr, halduse tõlkefail, haru 24.0 (uus vahekaart)github.com
5. Docuseal, ametlik repositoorium (uus vahekaart)github.com
6. Documenso, ametlik repositoorium (uus vahekaart)github.com
7. Määrus (EL) nr 910/2014, nn eIDAS, konsolideeritud versioon seisuga 18. oktoober 2024 (uus vahekaart)eur-lex.europa.eu
8. 28. septembri 2017. aasta dekreet nr 2017-1416 elektroonilise allkirja kohta, artikkel 1 (uus vahekaart)legifrance.gouv.fr
9. Dolibarri viki, Stripe moodul (uus vahekaart)wiki.dolibarr.org
10. Odoo, dokumentatsioon, väline API (uus vahekaart)odoo.com
11. Odoo, dokumentatsioon 20.0, väline API (uus vahekaart)odoo.com