CRM-i andmete puhastamine: duplikaadid, väljad ja reeglid

CRM-i andmete puhastamine muutub pakiliseks päeval, mil müügiinimene leiab kolm kirjet „Tamm“, igal teisel tühja telefoninumbri ja staatuse, mida keegi ei uuenda. Ta läheb tagasi oma tabeli juurde ja CRM halveneb veel natuke: CRM on väärt ainult nii palju kui usaldus, mida meeskond talle annab.

See juhend järgib järjekorda, mida soovitame, numbrilisest olukorra ülevaatest kuni kontrollideni, mis tulemust hoiavad. Kui Te pole veel oma tööriista valinud, lähtub meie juhend, kuidas valida Twenty, Dolibarri ja Odoo vahel, Teie protsessidest. Migratsiooni ja käitamise juhendid on meie CRM-i rubriigis.

Lühidalt

• Testitud varukoopia ja numbriline olukorra ülevaade enne mis tahes massparandust.
• Kindlad duplikaadid leitakse usaldusväärse võtme abil; tõenäolised duplikaadid läbivad inimese pilgu, mitte kunagi automaatset ühendamist.
• Vähem välju, loendid vaba teksti asemel ja väärtused, mis tähendavad ainult üht asja.
• Määratud ja rakendatud säilitustähtaeg: Prantsusmaal pakub CNIL potentsiaalse kliendi puhul kolme aastat.
• Sisestusreeglid ja automaatne kontroll igal ööl, muidu tuleb segadus tagasi samade uste kaudu.

Miks halvasti hoitud CRM palju maksab?

Kasutuselevõtt. Andmeid, milles kaheldakse, enam ei vaadata, seega enam ei uuendata, seega on need veel vähem usaldusväärsed. See ring hukutab CRM-i kindlamalt kui halb tarkvaravalik.

Automatiseerimised ja tehisintellekt. Iga automatiseerimine loeb CRM-i: meeldetuletus läheb valele kontaktile, arve luuakse kaks korda, aruanne loeb sama klienti kaks korda. Sellega ühendatud tehisintellekt teeb hullemini, sest vastab enesekindlalt: küsides kliendi kontaktisiku kohta, valib see hoiatamata ühe duplikaatidest. Andmete kvaliteet on muide üks põhjusi, miks tehisintellekti tasuvus ettevõttes laseb end oodata.

GDPR. Määruse artikkel 5 nõuab täpseid ja vajaduse korral ajakohastatud andmeid ning et võetaks kõik mõistlikud meetmed ebatäpsete andmete viivitamatuks kustutamiseks või parandamiseks. See nõuab ka vajalikuga piiratud andmeid (võimalikult väheste andmete kogumise põhimõte) ja nende säilitamist mitte kauem kui vaja. Kunagi puhastamata CRM kaugeneb neist põhimõtetest iga aastaga veidi rohkem.

1. samm: mõõta enne puudutamist

Pimesi ei puhastata ja ilma turvavõrguta midagi ei kustutata.

• Täielik varukoopia enne mis tahes massmuudatust ja testitud taastamine.
• Pööratavad toimingud: massparandus käivitatakse kõigepealt simulatsioonina, koos võimalusega tagasi minna; seni kuni kahtlus püsib, arhiveeritakse, mitte ei kustutata.
• Numbriline olukorra ülevaade Teie enda andmetel: kirjete arv objekti kohta, ilma e-posti ja telefonita kirjete osakaal, omanikuta kirjed, erinevate väärtuste arv igas loendis (vabalt sisestatud väli „Tegevusala“ paljastab kiiresti oma kirjapildi variandid), kirjed ilma igasuguse tegevuseta pikka aega. Need numbrid aitavad hiljem edusamme mõõta.

Viimane eeltingimus, definitsioon:

2. samm: duplikaatide käsitlemine

Kust need tulevad

Duplikaatidel on alati sissepääsuuks: korduvad impordid, saidi vorm, mis loob iga saatmisega kirje, kaks müügiinimest, kes sisestavad sama ettevõtte, ja kõik kirjapildi variandid („Tamm OÜ“, „OÜ Tamm“ ja „Tamm“; isiklik ja tööalane e-post; sait kirjutatud „www“-ga või ilma). Ukse leidmine loeb sama palju kui koristus: muidu tulevad need tagasi.

Nende leidmine

Kaks otsingutasandit:

Twentys on e-post ja domeen vaikimisi unikaalsed ning unikaalsuspiirangute dokumentatsioon selgitab, kuidas andmemudeli seadetes teisi välju unikaalseks muuta, näiteks Teie arveldustarkvarast üle võetud kliendinumbrit.

Nende lahendamine

Iga rühma puhul valitakse kirje, mis jääb (kõige täielikum või see, millel on käimasolevad tehingud), tuuakse sinna teistest kasulik (märkmed, telefon, seosed tehingutega) ja seejärel kustutatakse teised. Tööriistast olenevalt käib see ühendamisfunktsiooni, API või käsitsi kaudu: kontrollige enne töö alustamist, mida Teie oma pakub.

Twenty kolme käitumist tasub teada ja sama dokumentatsioon kirjeldab neid. Enne importi tõstetakse esile faili sees olevad duplikaadid ning need read saab enne impordi käivitamist parandada või eemaldada. Imporditud rida, mille e-post või domeen on juba olemas, uuendab olemasolevat kirjet, selle asemel et luua teine: täiendamiseks praktiline, ohtlik, kui fail sisaldab andmete vanemat versiooni. Kolmas puudutab otseselt puhastamist.

3. samm: väljad, mis tähendavad ainult üht asja

Suur osa segadusest tuleb mudelist, mitte sisestamisest.

• Loendid vaba teksti asemel kõige jaoks, mis on mõeldud sorteerimiseks või loendamiseks (tegevusala, päritolu, staatus, suurus): mõned selged väärtused annavad kasutatavad aruanded, vaba tekst annab variandid.
• Vähem välju. Iga väli, mida keegi ei täida, on müra ja üks põhjus veel kirjet mitte avada. Seda nõuab ka artikli 5 andmete minimeerimise põhimõte: hoida ainult seda, mis on kasulik.
• Kohustuslikud väljad, kuid vähe. Kasutatava kirje range miinimum. Liiga paljud kohustused tekitavad valeväärtusi („täita“, „0000“), mis on halvemad kui tühi väli, sest näevad välja tõesed.
• Üks väärtus, üks tähendus. Iga otsustamiseks kasutatavat välja (päritolu, staatus, omanik) kontrollitakse ühe küsimusega: kas iga väärtus tähistab ainult üht tegelikkust? Päritolu „Veebisait“, mis segab hinnapäringud ja uudiskirjaga liitumised, muudab mõlemad eristamatuks päeval, mil tahetakse teada, kust müük tuleb.

4. samm: mida pole enam põhjust hoida

Puhastamine tähendab ka kustutamist. Prantsusmaal pakub CNIL klientide ja potentsiaalsete klientide failide jaoks võrdlustähtaegu, mis on kokku võetud tema küsimustes ja vastustes ärilise tegevuse halduse võrdlusraamistiku kohta:

Tähtaja lõppedes võib potentsiaalse kliendiga uuesti ühendust võtta, et teada saada, kas ta soovib jätkuvalt pöördumisi saada. Positiivse ja selgesõnalise vastuseta tema andmed kustutatakse või arhiveeritakse aktiivsetest andmetest eraldi andmebaasi, kui mõni kohustus seda õigustab (näiteks raamatupidamis- või maksukohustus).

Sama lehe kaks täpsustust on puhastamise jaoks olulised. Need võrdlusraamistikud ei ole siduvad: võite määrata teised tähtajad, kui suudate seda valikut põhjendada. Ja inimene, kes on müügitööle vastuväite esitanud, ei tohi järgmise impordiga tagasi tulla: CNIL soovitab hoida seda, mis võimaldab tema vastuväidet järgida, vähemalt kolm aastat, välistusnimekirjas, mis on mõeldud ainult selleks.

Praktikas: ajakohasena hoitud väli „viimane kontakt“, ideaalis automatiseerimise abil, ja regulaarne nimekiri kirjetest, mis on määratud tähtaja ületanud.

5. samm: reeglid, et see püsiks

• Andmete eest vastutav inimene, nimeliselt määratud, koos asendajaga. Mitte „meeskond“.
• Selged õigused: kes loob, kes muudab, kes kustutab. Selleks on tööriista rollid ja õigused.
• Kontrollitud sissepääsuuksed: saidi vorm kontrollib enne kirje loomist, kas e-post on olemas, ja import käib alati läbi üle loetud, duplikaatidest puhastatud ja välistusnimekirjaga võrreldud faili.
• Igakuine ülevaatus: tõenäoliste duplikaatide, omanikuta kirjete ja säilitustähtaja ületanud kirjete nimekiri. See jääb lühikeseks, kui automaatsed kontrollid on töö ette valmistanud.

6. samm: automaatsed kontrollid

Automatiseerimine võib CRM-i igal ööl üle lugeda ja koostada lühikese nimekirja: uued tõenäolised duplikaadid, ilma kohustusliku väljata loodud kirjed, loendivälised väärtused, säilitustähtaja ületanud kirjed. Nimekiri läheb vastutavale inimesele kanali kaudu, mida ta päriselt loeb. Need on automatiseerimiste jälgimise põhimõtted, rakendatuna andmetele: häire, töödeldav nimekiri, mitte ühtegi vaikset parandust.

Kontroll on eelkõige selleks, et öelda, mida see ise otsustada ei oska.

Masin, mis ühendab ise selle, mida ta halvasti mõistab, teeb rohkem kahju kui duplikaadid ise.

Mida puhastamine ei lahenda

• Ebaselge protsess. Kui keegi ei tea, kes potentsiaalset klienti jälgib või millal staatust uuendada, halvenevad andmed uuesti. Vastus on korralduslik, mitte tarkvaraline.
• Õigustatud sarnasused. Inimene, kes vahetab ettevõtet, kontsern ja selle tütarettevõtted, mis jagavad domeeni: kõik, mis sarnaneb, pole duplikaat.
• See, mida pole kunagi sisestatud. Puhastamine muudab usaldusväärseks selle, mis on olemas; see ei taasta seda, mis puudub.

Kust alustada?

Alustage 1. sammu olukorra ülevaatest, oma numbritega: see näitab töö ulatust enne, kui sellele aega kulutate, ja on hiljem võrdluspunktiks. Kui CRM-i vahetus on tulekul, tehke suur koristus siis ja seadke reeglid uue tööriista esimesest päevast: meie juhend, kuidas migreerida HubSpotist vabasse CRM-i, näitab, kuhu puhastamine migratsioonis paigutub.

Kui eelistate saatjat, siis meie CRM-i pakkumises võetakse Teie olemasolevad andmed üle, puhastatakse duplikaatidest ja kontrollitakse: midagi kahtlast ei lähe sisse muutmata kujul ja meeskond alustab puhtalt aluselt. Ja kui Teie CRM on Twenty, ütleb meie kogemus Twentyga tootmises, mida selle igapäevane käitamine nõuab.

Korduma kippuvad küsimused

Allikad

1. Määruse artikkel 5 (uus vahekaart)cnil.fr
2. Unikaalsuspiirangute dokumentatsioon (uus vahekaart)docs.twenty.com
3. Küsimustes ja vastustes ärilise tegevuse halduse võrdlusraamistiku kohta (uus vahekaart)cnil.fr