Sisukord7
Müügiinimene läheb puhkusele, klient kirjutab, et oma hinnapakkumist meelde tuletada, ja keegi ei tea, mida talle lubati: suhtlus elab ühes postkastis. E-kirjade sünkroonimine CRM-iga lahendab selle probleemi. See tekitab teise, mida meeskonnad kohe tunnetavad: tööpostkast sisaldab ka suhtlust personaliosakonnaga, isiklikke sõnumeid ja läbirääkimisi, mida keegi teine lugema ei pea.
See meie CRM-i ja kliendiandmete rubriigi juhend selgitab, mida sünkroonimine müügiinimestele annab ja kuidas seda seadistada nii, et see paljastaks ainult vajaliku. Meie näited on pärit Twentyst, mida oleme tootmises kasutanud alates 2025. aasta algusest; samad küsimused tekivad Dolibarri või Odooga.
Lühidalt
- Sünkroonimine hoiab kliendi ajalugu tema kaardil, loetavana sellele, kes toimiku üle võtab.
- Neli seadet otsustavad, mis sisse tuleb: nähtavus, kontaktide automaatne loomine, kaustad ja sisemised e-kirjad.
- Õige seade sõltub rollist: müügipostkasti ei ühendata samamoodi kui juhtkonna oma.
- Isikuandmete kaitse üldmäärus nõuab andmete piiramist vajalikuga ja terve postkast ei ole seda kunagi.
- E-post transpordib teavet, see ei hoia seda: päring salvestatakse kõigepealt andmebaasi.
Mida sünkroonimine müügiinimestele annab
Esimene kasu on järjepidevus. Kui suhtlus on kaardiga seotud, loeb kolleegi asendav müügiinimene enne helistamist kogu lõime läbi, selle asemel et paluda kliendil kõike uuesti selgitada. Teine on topeltsisestuse lõpp: keegi ei kopeeri e-kirja kokkuvõtet CRM-i, et tõestada, et ta on oma töö teinud.
Kolmas kasu on vähem nähtav: automatiseeringud muutuvad täpseks. Ajastatud meeldetuletus, mis näeb kliendi vastuse saabumist, peatub iseenesest, selle asemel et välja minna ajal, kui tehing juba edeneb. Kirjeldame seda kasutust oma juhendis müügimeeldetuletustest, mis säilitavad inimliku tooni.
Näiteks Twenty ühendub oma dokumentatsiooni järgi Google Workspace’i või Microsoft 365 postkastiga ja IMAP-i kaudu teiste e-posti teenustega. Suhtlus ilmub seejärel inimeste, ettevõtete ja müügivõimaluste kaartidele.
kahe sünkroonimise vahel, kui esmane import on lõppenud
imporditud sõnumit minutis ligikaudu esimesel impordil, ehk 25 minutit 10 000 e-kirjaga postkasti jaoks
Mida postkast sisaldab ja mida CRM nägema ei pea
Tööpostkast segab kõike: suhtlus potentsiaalse kliendiga, personaliosakonnale saadetud haigusleht, tarnija uudiskiri, palgaläbirääkimine, pangasõnum. Kõige selle toomine meeskonna jagatud tööriista muudab nähtavaks selle, mida keegi ei otsustanud jagada.
Isikuandmete kaitse üldmäärus seab piiri. Selle artikkel 5 nõuab, et andmed oleksid eesmärgi seisukohast asjakohased, olulised ja piiratud vajalikuga: see on võimalikult väheste andmete kogumise põhimõte. CRM-i eesmärk on jälgida ärisuhet; terve postkast ületab selle alati.
Neli otsustavat seadet
Twentys tehakse need seaded sama dokumentatsiooni järgi postkasti kaupa, ühendamise ajal ja seejärel konto seadetes. Teiste nimede all leiab neid enamikust CRM-idest.
E-kirja teekond kliendikaardini
- Postkast
Loetakse ainult valitud kaustu.
- Filter
Sisemised e-kirjad ja postiloendid jäävad välja.
- Sidumine
Suhtlus liitub kontakti kaardiga või loob selle kontakti, kui see on lubatud.
- Kuvamine
Iga kolleeg näeb selle postkasti jaoks valitud detailsuse taset.
Nähtavus: metaandmed, teema või täielik sisu
Twentys on kolm taset: ainult metaandmed (saatja, saaja, kuupäev ja kellaaeg), teema koos metaandmetega või täielik sisu, koos manustega. Esimesest tasemest piisab sageli, et teada, et suhtlus toimus ja kellega; täielik sisu on vajalik siis, kui meeskond päriselt teiste toimikuid üle võtab.
Kontaktide automaatne loomine
Selle saab välja lülitada, lubada saadetud ja vastuvõetud sõnumite jaoks või lubada ainult saadetud sõnumite jaoks. Viimane valik on kõige tagasihoidlikum: kontakt tuleb CRM-i, sest keegi meeskonnast kirjutas talle, mitte sellepärast, et ta saatis reklaami. Kõige laiema seadega täidavad tarnijad, platvormid ja uudiskirjad CRM-i kaartidega, mida keegi ei tellinud ja mis tuleb ühel päeval puhastada.
Sünkroonitavad kaustad
Valitakse loetavad kaustad (sisendkaust, saadetud kirjad, kohandatud kaustad) ja jäetakse teised välja: rämpspost, prügikast ja isiklik kaust, mille igaüks saab luua selle jaoks, mis puudutab ainult teda. See on seade, mis meeskondi kõige rohkem rahustab, sest see annab neile kontrolli tagasi.
Sisemised e-kirjad ja postiloendid
Vaikimisi ei sünkrooni Twenty e-kirju, mille kõik osalejad jagavad ettevõtte domeeni, ega postiloendeid. Selle käitumise saab kogu tööruumi jaoks välja lülitada; ettevõtte puhul on parem see alles jätta: kolleegide omavaheline suhtlus ei ole kliendiandmed.
Meelespidamiseks
Õige vaikeseade on kõige tagasihoidlikum: kontaktid luuakse ainult saatmisel, kaustad on valitud, sisemised e-kirjad välja jäetud. Seejärel laiendatakse postkasti kaupa, kui kasutus seda õigustab.
Üks seade rolli kohta, mitte üks kõigile
Küsimus ei ole „kas sünkroonida?“, vaid „milline postkast ja millise detailsusega?“.
- Müügiinimesed ja kliendihaldurid: täielik sisu töökaustades, sest meeskond võtab nende tehingud üle. See on nende tööriist ja nemad võidavad sellest kõige rohkem.
- Tugi: päris ühispostkast (näiteks support@) ühendatakse täisväärtusliku kontona; lihtsat aliast, mis suunab teise postkasti, ei saa Twenty dokumentatsiooni järgi ühendada.
- Juhtkond, personaliosakond, raamatupidamine: sageli ei sünkroonita üldse või ainult metaandmeid. Nende suhtlus klientidega on olemas, kuid üksikasjad ei pea ringlema.
CRM-i juurdepääsuõigused täiendavad neid seadeid: kes näeb milliseid objekte, kes saab eksportida. Hästi seadistatud postkast CRM-is, kus igaüks ekspordib kõike, ei kaitse kuigi palju.
Sarja teistel tööriistadel on oma mehhanismid. Dolibarr pakub näiteks e-kirjade kogumise moodulit, mis loeb postkasti IMAP-i kaudu, et salvestada sündmusi ERP-sse. Neli küsimust jäävad samaks; muutub ainult koht, kus neile vastatakse. Meie võrdlus Twenty, Dolibarri ja Odoo vahel valimiseks aitab seda vajadust teiste seas paigutada.
E-post transpordib teavet, see ei hoia seda
Sünkroonimine kopeerib suhtlust; see ei muuda e-posti andmebaasiks. Veebilehe vormi kaudu saabunud hinnapäring peab CRM-is olemas olema ka siis, kui teavitus-e-kiri kaob.
Praktikast
Palmora Property, meie hallatav kinnisvarakuulutuste portaal, õppis seda kibedal kogemusel: päringu teavitus-e-kirja saatmine toimus parimal võimalikul viisil, selle ebaõnnestumine neelati vaikselt alla ja külastaja sai kinnituse ka siis, kui teenus oli rivist väljas. Sellest sündinud reegel: salvestada päring andmebaasi enne mis tahes saatmist ja seejärel luua kaart CRM-is, nii et ükski kadu ei jääks märkamata.
See muudab kliendikaardi ka edaspidi usaldusväärseks: arveldus, tugi ja müügiinimesed loevad sama allikat, nagu selgitame oma artiklis ühtsest kliendikaardist.
Kust alustada
- Loetlege postkastid
Mis klientidega suhtlevad, ja igaühe roll.
- Valige nähtavuse tase rolli kohta
Enne kui midagi ühendate.
- Lähtuge kõige tagasihoidlikumast seadest
Kontaktid luuakse ainult saatmisel, kaustad on valitud, sisemised e-kirjad välja jäetud.
- Öelge seda meeskonnale
Mida sünkroonitakse, kes seda näeb ja kuidas kausta CRM-ist eemal hoida.
- Vaadake kuu aja pärast üle
Liigselt loodud kaardid, puuduv suhtlus, ja kohandage postkasti kaupa.
Sünkroonimine puudutab ka säilitamist: kaardiga seotud e-kirja hoitakse sama kaua kui kaarti ja kustutatakse koos sellega. Meie juhend isikuandmete kaitse üldmäärusest CRM-is, säilitusajast ja õigusest olla unustatud käsitleb seda osa. Rubriigi ülejäänud osa käsitleb Twentyt tootmises, Twentyt äriandmete haldustööriistana, üleminekut HubSpotist, Odoo tegelikku hinda, CRM-i omaksvõttu müügiinimeste poolt ja automatiseeritud otsust.
Kui soovite oma taristusse paigaldatud CRM-i, mille postkastiühendused on seadistatud rollide kaupa, vaadake meie CRM- ja ERP-pakkumist: Twenty, Dolibarr või Odoo, olenevalt Teie meeskonnast. Lihtsa küsimuse korral kirjutage meile.
Korduma kippuvad küsimused
Kas mu kolleegid saavad lugeda kõiki mu e-kirju?
Ei, kui sünkroonimine on hästi seadistatud. Loetakse ainult valitud kaustu, sisemised e-kirjad on vaikimisi välja jäetud ja nähtavuse taseme saab piirata metaandmetega: Teie kolleegid näevad siis, et suhtlus toimus, kellega ja millal, ilma sisu lugemata. Sünkroonimisest välja jäetud isiklik kaust hoiab seda, mis puudutab ainult Teid.
Kas e-kirjade sünkroonimiseks on vaja klientide nõusolekut?
Sünkroonimine ei ole eraldi töötlemine: see paigutab CRM-i suhtluse, mis ettevõttel juba on, et jälgida ärisuhet. Isikuandmete kaitse üldmääruse seisukohast on oluline piirata andmeid sellega, mis seda eesmärki teenib, märkida see oma privaatsuspoliitikas ja säilitada neid kindlaksmääratud aja jooksul. Kahtluse korral otsustab Teie andmekaitseametnik.
Kas saab sünkroonida ühispostkasti nagu contact@ või support@?
Jah, kui see on päris postkast oma vastuvõtuga. Twentys ei saa dokumentatsiooni järgi ühendada lihtsat aliast, mis suunab teise postkasti. Hästi seadistatud ühispostkast on sageli parim lähtepunkt: see võtab vastu sissetulevad päringud ja iga suhtlus liitub kliendi kaardiga, olenemata sellest, milline kolleeg vastab.
Mis saab ajaloost, kui müügiinimene ettevõttest lahkub?
Kaartidega juba seotud suhtlus kuulub ettevõttele ja jääb meeskonnale valitud nähtavuse taseme järgi kättesaadavaks. Seejärel ühendatakse töötaja postkast lahti ja tema kaardid määratakse ümber. See on sünkroonimise peamine kasu: portfell ei lahku koos inimesega ja tema järglane võtab lõime üle, ilma et klient peaks kõike uuesti selgitama.
Allikad
- Twenty, dokumentatsioon: Calendar & Emails (uus vahekaart)docs.twenty.com
- CNIL, isikuandmete kaitse üldmäärus, 2. peatükk: põhimõtted (uus vahekaart)cnil.fr
- Dolibarr, viki: Module EMail Collector (uus vahekaart)wiki.dolibarr.org
CNIL, isikuandmete kaitse üldmäärus, 2. peatükk: põhimõtted
Loe saidil cnil.fr(uus vahekaart)Jim · Brain Plus AI asutaja
Loe veel teemal crm ja kliendiandmed
Praktiline juhend6 min
CRM ja GDPR: säilitamise tähtaeg ja õigus olla unustatud
Kui kaua hoida potentsiaalset klienti, klienti, arvet, ja mida teha, kui keegi palub end CRM-ist kustutada? Prantsusmaa andmekaitseasutuse CNIL soovituslikud tähtajad, kustutamise kord ja kohad, kuhu andmed peituvad.
Vali ja arvuta6 min
Kinnisvara CRM: valdkonnatarkvara või avatud CRM?
Turul pakutav kinnisvaratarkvara või avatud CRM, mida kohandatakse oma tegevusega? Kinnisvara CRM-i kuus nõuet, mida ootab Prantsuse andmekaitseasutus CNIL potentsiaalsete klientide andmete säilitamiselt, ja Twentyst juhitava kuuekeelse portaali näide.
Praktiline juhend7 min
Sissetulev päring: vormist õige müügiinimeseni
Saidi kaudu saabunud päring tuleb salvestada, siduda juba teadaolevaga, usaldada õigele inimesele ja jälgida kuni esimese vastuseni. Teekond viies etapis, jaotusreeglid ja viga, mille tõttu päringud vaikselt kaovad.