Sisukord7
Endine potentsiaalne klient kirjutab: „Kustutage kõik minu andmed.“ Taotlus on õigustatud, tähtaeg lühike ja praktiline küsimus tuleb kohe: kus need on? Tema kirjel muidugi, aga ka sünkroonitud e-kirjades, e-posti turunduse tööriistas, eelmisel aastal raamatupidajale saadetud ekspordis ja öistes varukoopiates.
See meie CRM-i ja kliendiandmete rubriigi juhend käsitleb teema mõlemat poolt: kui kaua iga andmeid hoida ja kuidas lõplikult kustutada, kui seda palutakse. See täiendab meie juhendit CRM-i andmete puhastamiseks, mis paigutab tähtajad laiemasse koristusse. See annab suuniseid, mitte õigusnõu: teie andmekaitseametnik või õigusnõustaja otsustab teie juhtumi. Viidatud suunised pärinevad CNIL-ilt, Prantsusmaa andmekaitseasutuselt; teistes riikides võivad järelevalveasutused soovitada teisi tähtaegu.
Lühidalt
- CNIL pakub soovituslikke tähtaegu: kolm aastat potentsiaalse kliendi puhul, kolm aastat pärast suhte lõppu turunduses kasutatava kliendi puhul.
- Raamatupidamisdokumente hoitakse seadusjärgse tähtaja jooksul, aktiivsetest andmetest eraldi arhiivis.
- Kustutamistaotlusele vastatakse ühe kuu jooksul, keerulise taotluse puhul saab tähtaega pikendada kahe kuu võrra.
- Kustutamine tähendab ka sünkroonitud e-kirjade, eksportide, ühendatud tööriistade ja varukoopiate käsitlemist.
- Isik, kes keeldub turundusest, kantakse vastuväidete nimekirja, et ta järgmise impordiga tagasi ei tuleks.
Kui kaua mida hoida
CNIL-i juhend äritegevuse haldamise kohta annab CRM-i jaoks enim kasutatavad suunised:
potentsiaalse kliendi puhul, kes ei ole klient, alates andmete kogumisest või viimasest kontaktist (CNIL-i juhend)
turunduses kasutatava kliendi puhul pärast ärisuhte lõppu (CNIL-i juhend)
raamatupidamisdokumentide puhul, juhendis toodud seadusjärgse kohustuse näide, vahearhiivis (CNIL-i juhend)
turundusele vastuväite esitanud isikute nimekirja puhul (CNIL-i küsimused ja vastused)
Need tähtajad ei ole siduvad: CNIL-i küsimuste ja vastuste järgi võib neist kõrvale kalduda, kui oma valikuid põhjendada. Põhimõte on aga siduv: GDPR-i artikkel 5 nõuab, et andmeid ei säilitataks kauem kui vaja.
Mida tähendab „viimane kontakt“
Potentsiaalse kliendi tähtaeg hakkab kulgema viimasest kontaktist, mis tuli temalt. Juhend toob näiteid: dokumentatsiooni päring, klõps e-kirjas olevale lingile, mis viib esitletud tooteni. Pelgalt e-kirja avamine ei tohiks arvesse minna. Teie müügiinimese saadetud e-kiri ei nulli seega loendurit.
Praktikas on vaja välja „viimane sissetulev kontakt“, mida uuendatakse automaatselt: e-kirjade sünkroonimisega CRM-iga, mis näeb vastuseid, ja saidi vormiga, mis näeb päringuid.
Tähtaja lõppedes
Juhend näeb ette, et isikuga võib uuesti ühendust võtta, et teada saada, kas ta soovib jätkuvalt pakkumisi saada. Ilma positiivse ja selgesõnalise vastuseta tema andmed kustutatakse või arhiveeritakse, kui mõni kohustus seda õigustab. Automatiseering võib igal kuul ette valmistada tähtaja ületanud kirjete nimekirja; otsus ja saatmine jäävad inimesele.
Õigus olla unustatud: mida määrus nõuab
Õigus andmete kustutamisele on sätestatud GDPR-i artiklis 17. Sama peatüki neli reeglit korraldavad vastamist:
- Üks kuu vastamiseks alates taotluse saamisest, mida saab pikendada kahe kuu võrra, arvestades taotluste keerukust ja arvu, tingimusel et isikut teavitatakse sellest esimese kuu jooksul (artikkel 12).
- Erandid: andmed, mille säilitamist nõuab seadusjärgne kohustus, näiteks arved, või mis on vajalikud õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks (artikkel 17).
- Teavitada vastuvõtjaid, kellele andmeid on avaldatud, välja arvatud juhul, kui see on võimatu või nõuab ebaproportsionaalseid jõupingutusi (artikkel 19).
- Vastuväidet turundusele austatakse alati: CNIL-i juhend tuletab meelde, et seda tuleb süstemaatiliselt arvesse võtta.
Isikut tõendavat dokumenti küsitakse ainult põhjendatud kahtluse korral isiku identiteedis ja see kustutatakse pärast taotluse menetlemist, sama juhendi järgi.
Kuhu peituvad kontakti andmed
Kirje kustutamisest ei piisa peaaegu kunagi. Isiku andmed elavad ka:
- sünkroonitud e-kirjades ja nende manustes, mis on seotud tema kirjega;
- e-posti turunduse tööriistas, kui sellel on oma nimekiri;
- arvelduses ja klienditoes, millel on oma kirjed;
- ekspordides ja tabelites, mis on saadetud e-postiga või salvestatud jagatud kettale;
- automatiseeringute logides, mis mõnikord säilitavad töödeldud andmete sisu;
- varukoopiates, mis sisaldavad kirjet sellisena, nagu see oli varundamise ööl.
Just siin säästab kõige rohkem aega ühtne kliendikirje, mis seob tööriistad sama võtme ümber: see ütleb, kust otsida.
Kustutamistaotlus algusest lõpuni
- Vastuvõtmine
Taotlus registreeritakse ja dateeritakse, ühekuuline tähtaeg algab.
- Inventuur
CRM, e-kirjad, e-posti turundus, arveldus, klienditugi, ekspordid.
- Kustutamine
Kustutatakse see, mida saab, arhiveeritakse see, mida seadus nõuab säilitada.
- Vastuväide
Aadress lisatakse vastuväidete nimekirja, kui isik keeldub turundusest.
- Vastus
Isikut teavitatakse ja vastus säilitatakse tõendina.
Tööriistas: prügikast ei ole kustutamine
Enamik CRM-e ei kustuta kohe: kirje läheb kõigepealt prügikasti, et viga saaks parandada. Twentys paigutab selle õiguste dokumentatsiooni järgi „Delete“ kirje prügikasti, kust seda saab taastada, ja „Destroy“ kustutab selle lõplikult; need on kaks eraldi õigust, mis antakse rolli kaupa. Selle õiguslik KKK täpsustab, et kustutatud kirjeid hoitakse vaikimisi 14 päeva enne lõplikku kustutamist, ja seda kestust saab muuta turvaseadetes.
Kasutame Twentyt tootmises alates 2025. aasta algusest, oma serveris, ja just seal muutub küsimus konkreetseks: isemajutamise korral on varukoopiad teie omad. Täna kustutatud kirje elab edasi igas varem tehtud varukoopias nii kaua, kui neid varukoopiaid hoiate.
Tähelepanu
Taastatud varukoopia võib kustutatud kirje ellu äratada
Märkige oma registrisse, kui kaua teie varukoopiad elavad, ja pidage arvestust tehtud kustutamiste üle: kui varukoopia tuleb taastada, rakendatakse need kustutamised uuesti enne tegevuse jätkamist. Meie artikkel oma serveri varukoopiatest kirjeldab ülejäänut.
Vastuväidete nimekiri, ainus andmestik, mida hoitakse meelega
Turundusest keelduva isiku täielik kustutamine toob kaasa vastupidise tulemuse: järgmise faili impordiga tuleb ta tagasi. CNIL soovitab säilitada vähemalt kolm aastat seda, mis võimaldab tema vastuväidet austada, nimekirjas, mis teenib ainult seda eesmärki. Iga import ja iga vorm kontrollib seda enne kirje loomist.
Ja kui CRM otsustab üksi
CRM, mis hindab kontakte, liigitab päringuid või kõrvaldab kandidaate ilma inimese pilguta, kuulub määruse teise peatüki alla, automatiseeritud otsuste alla. Meie artikkel tehisintellekti automatiseeritud otsusest näitab selle piire.
Kust alustada
- Kirjutage üles oma tähtajad
Andmekategooriate kaupa, koos iga juhendist kõrvalekaldumise põhjendusega.
- Looge väli „viimane sissetulev kontakt“
Ja täitke seda automaatselt.
- Jätke lõpliku kustutamise õigus ühele rollile
Ja seadistage prügikasti kestus.
- Koostage kaart tööriistadest
Kus kontakti andmed elavad, varukoopiad kaasa arvatud.
- Kirjutage üles kustutamise kord
Koos vastutava isiku ja ühekuulise tähtajaga.
Rubriigi ülejäänud osa käsitleb valikut Twenty, Dolibarri ja Odoo vahel, Twentyt tootmises, Twentyt kui kontorit, üleminekut HubSpotist, Odoo tegelikku hinda, müügi meeldetuletusi ja CRM-i kasutuselevõttu müügiinimeste poolt.
CRM, mis tarnitakse koos säilitamistähtaegade, rollipõhiste õiguste ja testitud varukoopiatega, on meie CRM-i ja ERP pakkumine. Teie olukorra esmaseks hindamiseks kirjutage meile.
Korduma kippuvad küsimused
Kui kaua võib potentsiaalset klienti CRM-is hoida?
CNIL soovitab kolm aastat alates andmete kogumisest või viimasest potentsiaalselt kliendilt tulnud kontaktist, näiteks dokumentatsiooni päringust või klõpsust e-kirjas olevale lingile. Tähtaja lõppedes võib temalt küsida, kas ta soovib jätkuvalt pakkumisi saada; ilma positiivse vastuseta tema andmed kustutatakse või arhiveeritakse. See tähtaeg ei ole siduv, kuid kõrvalekalle tuleb põhjendada.
Kas kustutamist taotleva kliendi arved tuleb kustutada?
Ei. GDPR näeb ette erandi andmetele, mille säilitamist nõuab seadusjärgne kohustus, ja raamatupidamisdokumendid kuuluvad nende hulka. Kustutatakse see, mis teenib ainult ärisuhet (kontaktid, märkmed, turundusajalugu), ja arveid hoitakse aktiivsetest andmetest eraldi arhiivis, mis on kättesaadav ainult neile, kes seda vajavad, kuni seadusjärgse tähtaja lõpuni.
Kas andmed tuleb kustutada ka varukoopiatest?
Iga varukoopia muutmine on harva võimalik. Mõistlik tava on määrata varukoopiatele lühike eluiga, kirjutada see oma registrisse ja pidada arvestust tehtud kustutamiste üle, et neid varukoopia taastamisel uuesti rakendada. Laske see lähenemine heaks kiita oma andmekaitseametnikul, kes otsustab vastavalt teie kontekstile.
Mida panna vastuväidete nimekirja?
Rangelt vajalik isiku äratundmiseks: üldjuhul tema e-posti aadress koos vastuväite kuupäevaga. CNIL soovitab seda teavet hoida vähemalt kolm aastat ja täpsustab, et seda ei tohi kasutada millekski muuks kui vastuväite austamiseks. Iga import ja iga vorm kontrollib seda enne kirje loomist.
Allikad
- CNIL, juhend äritegevuse haldamise eesmärgil tehtavate andmetöötluste kohta (uus vahekaart)cnil.fr
- CNIL-i küsimused ja vastused (uus vahekaart)cnil.fr
- CNIL, GDPR, 2. peatükk: põhimõtted (uus vahekaart)cnil.fr
- CNIL, GDPR, 3. peatükk: andmesubjekti õigused (uus vahekaart)cnil.fr
- Twenty, dokumentatsioon: Permissions (uus vahekaart)docs.twenty.com
- Twenty, dokumentatsioon: Legal FAQ (uus vahekaart)docs.twenty.com
CNIL, juhend äritegevuse haldamise eesmärgil tehtavate andmetöötluste kohta
Loe saidil cnil.fr(uus vahekaart)Jim · Brain Plus AI asutaja
Loe veel teemal crm ja kliendiandmed
Praktiline juhend6 min
CRM ja e-post: sünkroonige ilma kõike paljastamata
Postkastide ühendamine CRM-iga teeb kliendi ajaloo kogu meeskonnale loetavaks, tingimusel et valite, mis sisse tuleb ja mida igaüks näeb. Otsustavad seaded rollide kaupa ja see, mida e-post ei tohi kunagi asendada.
Praktiline juhend5 min
Üks kliendikaart: CRM, arveldus ja klienditugi koos
Müügiinimene pakub lepingu laiendust kliendile, kelle arve on tasumata ja kelle pilet on olnud kümme päeva avatud: ta ei näinud kumbagi. Mida muudab ühtne kliendikaart iga osakonna jaoks, kaks viisi selle ehitamiseks ja reegel, mis teeb selle usaldusväärseks.
Vali ja arvuta6 min
Kinnisvara CRM: valdkonnatarkvara või avatud CRM?
Turul pakutav kinnisvaratarkvara või avatud CRM, mida kohandatakse oma tegevusega? Kinnisvara CRM-i kuus nõuet, mida ootab Prantsuse andmekaitseasutus CNIL potentsiaalsete klientide andmete säilitamiselt, ja Twentyst juhitava kuuekeelse portaali näide.