Raamatupidamisbüroo: KYC ja rahapesu tõkestamise toimikud CRM-is

Šveitsis kuulub finantsvahendajana tegutsev usaldusbüroo rahapesuvastase seaduse (LBA) ja eneseregulatsiooniorganisatsiooni alla. Belgias ja Prantsusmaal kehtivad rahapesu tõkestamise kohustused ka raamatupidamise ja auditi valdkonna spetsialistidele. Sõnavara muutub riigiti, idee jääb samaks: tunda oma klienti, teada, kes teda kontrollib, ja hoida seda toimikut ajakohasena.

Esialgne tuvastamine on üldiselt hästi tehtud. Kaduma läheb uuendamine: klient, kes võeti vastu kuus aastat tagasi ja kelle toimikut pole keegi pärast seda üle vaadanud.

Lühidalt

• Kliendiga seotud objekt „tuvastustoimik“ hoiab riskitaset, tegelikke kasusaajaid ja järgmise ülevaatuse kuupäeva.
• Ülevaatuse sagedus sõltub riskitasemest; CRM tuletab õigel ajal meelde.
• Oluline muutus kliendi juures (uus juht, uus tegevusala) käivitab ennetähtaegse ülevaatuse.
• CRM ei tee riskianalüüsi ega sanktsiooninimekirjade kontrolli: see korraldab jälgimist.

Mida CRM hästi jälgib

• Toimiku olek: täielik, puudulik, ülevaatamisel, tagasi lükatud.
• Riskitase, mille büroo on määranud, ja kes selle määras.
• Isikud: juhid, tegelikud kasusaajad, volitatud esindajad, seotud üksuse kirjega.
• Kuupäevad: viimane ülevaatus, järgmine ülevaatus, aeguvad dokumendid.
• Dokumendid manustena või link dokumendihaldusele.

Mida sellelt mitte nõuda

CRM ei ole vastavustööriist. Riikliku taustaga isikute ja sanktsiooninimekirjade kontroll, riskianalüüsi dokumenteerimine ja kahtlusest teatamine kuuluvad spetsiaalsete tööriistade ja menetluste ning büroo vastavusjuhi pädevusse. Nende esitamine CRM-i poolt kaetuna oleks eksitav.

Kus need andmed asuvad?

Need on tundlikud andmed: isikut tõendavad dokumendid, omandistruktuurid. Nende majutus, juurdepääsu piiramine inimestega, kes seda vajavad, ja säilitamise kestus otsustatakse enne tööriista, mitte pärast.

Korduma kippuvad küsimused