Raamatupidamisbüroo: lepingud ja pikendamised ilma Excelita

Igal raamatupidamisbürool on oma lepingute tabel. Üks rida kliendi kohta, veerud teenuse liigi, tasude ja teenuslepingu kirja kuupäeva jaoks, värvikood, millest saab tõeliselt aru ainult selle looja. See toimib, kuni see inimene on kohal.

Lühidalt

• Leping on iseseisev objekt, mis on seotud kliendiga, mitte kliendifaili veerg.
• Alustuseks piisab viiest väljast: teenuse liik, tasud, alguskuupäev, pikendamiskuupäev, vastutaja.
• Hoiatused lähevad enne tähtaega vastutajale koos ettepanekuga tasud üle vaadata.
• Ülevaade jääb loetavaks: vaade „selles kvartalis pikendatavad lepingud“ asendab tabeli.

Miks objekt „leping“, mitte väli?

Sest kliendil on sageli mitu lepingut: tegevusettevõtte raamatupidamine, valdusettevõtte oma, juhi maksudeklaratsioon, palgaarvestus. Igaühel on oma tasud, vastutaja ja kuupäev. Kõigi panemine ühele kliendikaardile tähendab tagasipöördumist tabeli juurde.

Milliseid välju luua?

• Teenuse liik: raamatupidamine, maksud, palgaarvestus, audit, nõustamine, juriidiline aadress.
• Asjaomane üksus: ettevõte või isik, kelle jaoks lepingut täidetakse.
• Tasud: aastane kindeltasu või tunnihind ja viimase ülevaatamise kuupäev.
• Kuupäevad: algus, pikendamine ja olemasolul lõpetamisest etteteatamise tähtaeg.
• Vastutaja: partner või töötaja, kes toimikut juhib.
• Teenuslepingu kiri: allkirjastatud dokument, lisatud lepingule. Prantsusmaal on teenuslepingu kiri („lettre de mission“) vannutatud raamatupidajate (experts-comptables) kutse-eetiline kohustus; mujal on see hea tava.

Milliseid reegleid automatiseerida?

1. Kuuskümmend päeva enne pikendamist ülesanne vastutajale: kontrollida ulatust ja tasusid.
2. Kui tasusid pole üle vaadatud üle aasta, märgib ülesanne selle ära.
3. Lõpetatud leping sulgeb oma ülesanded ja uuendab kliendikaarti.
4. Igal esmaspäeval saab partner kuu tähtaegade nimekirja.

Need reeglid ei vaja tehisintellekti: need on kuupäevad ja tingimused. See teebki need usaldusväärseks.

Korduma kippuvad küsimused