„Kas saaksite meile saata oma kvartali pangaväljavõtted?“ Seda lauset kirjutab raamatupidamisbüroo sadu kordi aastas. Siis tuletab meelde. Siis helistab. See ei ole nõustamine, see on logistika, ja just see paneb aastalõpu perioodid üle ääre ajama.
Lühidalt
- Igal lepingul on oma kalender: igakuine või kvartaalne käibemaks, avansid, deklaratsioonid, majandusaasta aruanded.
- Igal tähtajal on oodatavate dokumentide loend.
- Nõuded ja meeldetuletused lähevad välja iseenesest, allkirjastatuna toimiku eest vastutava töötaja nimel.
- Töötaja sekkub ainult siis, kui tähtaeg läheneb ja dokumente pole.
Kalender kliendi kohta
Kalender sõltub riigist, ettevõtte õiguslikust vormist ja kliendi valikutest: käibemaksu perioodilisus, majandusaasta lõpu kuupäev, maksurežiim. Need parameetrid elavad lepingu juures CRM-is ja aasta tähtajad genereeritakse nende põhjal.
Tähtaja kulg
- Kolm nädalat enne: dokumentide nõue, täpse loendi ja üleslaadimislingiga.
- Nädal hiljem: lühike meeldetuletus, kui midagi pole saabunud.
- Kümme päeva enne tähtaega: töötaja saab ülesande helistada.
- Dokumendid saabunud: meeldetuletused lõpevad iseenesest.
Toon
Automaatne meeldetuletus, mis kõlab nagu robot, kahjustab suhet. See peab olema lühike, allkirjastatud inimese poolt, keda klient tunneb, ja ütlema täpselt, mis puudub. Need sõnumid kirjutatakse üks kord, hoolikalt, ja lastakse siis tööle.
Korduma kippuvad küsimused
Kuidas süsteem teab, et dokumendid on saabunud?
Üleslaadimine lingi kaudu või portaali uuendab tähtaega. Kui klient vastab e-postiga, märgib töötaja saabumise ära või pakub seda sõnumi põhjal välja assistent.
Ametlikud kuupäevad muutuvad: kes neid uuendab?
Büroo, kord aastas, kalendri seadetes. Süsteem ei arva seadust ära.
Jim · Brain Plus AI asutaja
Loe veel teemal crm ja kliendiandmed
Praktiline juhend1 min
Raamatupidamisbüroo: lepingud ja pikendamised ilma Excelita
Lepingute tabel on paljude raamatupidamisbüroode varjatud süda. See toimib kuni päevani, mil keegi puhkusele läheb. Nii asendate selle CRM-iga, mis tuletab ise meelde, kaotamata seda, mida tabel hästi tegi.
Praktiline juhend1 min
Kliendi liitumine raamatupidamisbürooga: lepingust bilansini
Uue kliendi saabumine hoiab raamatupidamisbürood nädalaid hõivatuna: tuvastamine, teenuslepingu kiri, toimiku ülevõtmine, esimesed dokumendid. Suur osa neist sammudest võib kulgeda iseenesest, kui büroo hoiab enda käes kõike, mis teda kohustab.
Praktiline juhend7 min
10 automatiseerimist 50 töötajaga ettevõttele
Kümme töövoogu, mis säästavad 20 kuni 500 inimesega meeskonda kopeerimisest ja kleepimisest, sissetulevast päringust kuni tasumata arve meeldetuletuseni. Igaühe kohta: mida see väldib, mis jääb inimesele ja millises sammus tehisintellekt aitab, kui aitab.