Sissetulev päring: vormist õige müügiinimeseni

Keegi täidab Teie saidi vormi. See on nädala kõige kergemini veenev inimene: ta on astunud esimese sammu. Ometi jõuab tema päring paljudes ettevõtetes ühisesse postkasti, ootab, kuni kolleeg seda märkab, ja kantakse siis käsitsi CRM-i, kui üldse kantakse.

See juhend kirjeldab teekonda, mis seda väldib, vormist kuni müügiinimese esimese vastuseni. See lähtub sellest, mis töötab meie hallatava kinnisvaraportaali jaoks, Twenty, vaba CRM-i, ja n8n, automatiseerimistööriista abil, ning sellest, mida me paigaldame mitme müügiinimesega meeskonnale.

Lühidalt

• Kadunud päringut ei näe: külastaja luges „aitäh“ ja keegi ei saanud seda kätte.
• Teekond mahub viide etappi: salvestada, siduda, määrata, teavitada, jälgida.
• Esimene reegel ei ole läbiräägitav: päring kirjutatakse CRM-i enne mis tahes teavitust.
• Jaotus järgib kirjalikku reeglit, piirkond, keel, toode või rotatsioon, ning arvestab puudumistega.
• Esimese vastuse tähtaega mõõdetakse enne, kui seda lubatakse.

Miks on vastamise aeg nii oluline?

Sest päring jahtub kiiresti. 2011. aastal avaldas Harvard Business Review auditi 2 241 USA ettevõtte kohta, kellest igaühega võeti ühendust nende enda saidilt saadetud võltspäringuga:

Sama artikkel kirjeldab teist uuringut 1,25 miljoni päringu kohta, mille sai 42 ettevõtet. Need, kes püüdsid inimesega ühendust saada tunni jooksul, said peaaegu seitse korda suurema tõenäosusega tõelise vestluse otsustajaga kui need, kes proovisid tund hiljem, ja üle kuuekümne korra suurema tõenäosusega kui need, kes ootasid 24 tundi või kauem. Jutt on päringu kvalifitseerimisest, mitte tehingu sõlmimisest. Need andmed on USA-st ja viisteist aastat vanad: need annavad suurusjärgu, mitte Teie tähtaja, mida tuleb mõõta.

Kõige kasulikumad on põhjused, mida artikkel välja toob: päringud, mis tõmmatakse CRM-ist kord päevas, mitte pidevalt, ja müügiinimeste vahelised jaotusreeglid, mis põhinevad geograafial või võrdsusel. Teisisõnu teekond ise.

Millised on sissetuleva päringu teekonna etapid?

Kaks esimest etappi toimuvad CRM-is. Kolm järgmist läbivad teisi tööriistu, meeskonna kalendrit ja sõnumirakendust, ning seal võtab üle automatiseerimistööriist nagu n8n.

1. etapp: salvestada enne teavitamist

Paljud vormid piirduvad e-kirja saatmisega. Kui saatmine ebaõnnestub, ei jää päringust jälge ja külastaja ei saa sellest kunagi teada.

Sellest tulenev reegel: vorm kirjutab päringu kõigepealt CRM-i või selle puudumisel andmebaasi ja teavitab alles seejärel. Kui e-kiri ebaõnnestub, on päring olemas ja teate saab uuesti saata. Kui ebaõnnestub salvestamine ise, peab külastaja seda nägema, koos muu võimalusega Teiega ühendust võtta. Staatilisel saidil käib see etapp läbi väikese serverifunktsiooni, mida kirjeldab meie juhend Vorm ja otsing staatilisel saidil: kuidas teha.

2. etapp: siduda päring sellega, mida Te juba teate

Eraldiseisev päring sunnib müügiinimest kõike uuesti kokku panema. Seotuna saabub see koos kontekstiga:

• Inimene: leitakse e-posti aadressi järgi, kui ta on juba olemas, muidu luuakse, ilma duplikaadita.
• Ettevõte: seotakse aadressi domeeni järgi, kui tegemist on tööaadressiga.
• Päringu objekt: toode, kinnisvara või pakkumine lehelt, kust vorm saadeti.
• Päritolu: leht, keel ja kampaania, kust külastus tuli. Ilma selleta ei saa teada, milline allikas toob päringuid, mis lõpevad tehinguga.

Twentys võib päringul olla oma objekt, Teie meeskonna nimetatud väljadega, selle asemel et sulanduda müügivõimalusse. Meie juhend Twenty väljaspool CRM-i: Teie äriandmete taustasüsteem näitab, kuidas neid objekte ehitatakse. Kui Teie andmebaasis on juba duplikaate, on parem puhastada oma CRM-i andmed enne teekonna ühendamist: määrdunud andmetele rakendatud sobitamisreegel tekitab uusi vigu.

3. etapp: määrata päring õigele müügiinimesele

Teekond ei vali reeglit: selle seab Teie müügijuhtkond ja teekond rakendab seda igale päringule, eranditeta ja unustamata. Tavalised kriteeriumid kombineeruvad:

Parempoolne veerg on see, mis ununeb. Piirkonnapõhine jaotus, mis eirab puhkusi, täidab puuduva inimese postkasti. Täielik reegel kõlab seega nii: „kliendi müügiinimene, kui ta on olemas, muidu piirkonna oma, muidu rotatsioonis järgmine, jättes vahele puuduvad inimesed“.

Ühele lehele kirja pandud, muutub see reegel töövooks: Twentys, kui kõik toimub CRM-is, n8n-is, kui see vaatab kalendrit või muud tööriista. Seda parandatakse ühe muudatusega, ilma iga müügiinimese seadistust puudutamata.

4. etapp: teavitada tööriistas, mida ta niigi avab

Müügiinimene ei valva oma CRM-i. Seepärast läheb teade tööriista, mida ta niigi avab: meeskonna sõnumirakendusse, Slacki või Teamsi, isegi WhatsAppi või Telegrami. See mahub kolme ritta: kes mida küsib, kust päring tuleb, ja link kirjele. Teade, mis kopeerib kogu päringu, kutsub vastama sõnumirakendusest ja vastus ei jõua kunagi CRM-i tagasi.

Tehisintellekt võib selles etapis kasuks tulla, ja ainult selles: kokku võtta pikk vaba sõnum, tuvastada selle keel või kõrvale jätta see, mis ei ole müügipäring, näiteks töökandideerimine või kaebus. Vormi väljad on aga juba struktureeritud ega vaja mudelit. See on meie artikli kümne automatiseeringu kohta, mida esimesena vaadata seisukoht: enamik teekondi töötab ilma tehisintellektita.

5. etapp: jälgida esimese vastuse tähtaega

Teekond märgib üles päringu saabumise aja ja esimese kontakti aja. Nende vahel lihtne reegel: Teie seatud tähtaja ületamisel saab meeskonna juht teate ootel päringuga. Tähtaeg seatakse Teie mõõtmise, mitte lubaduse põhjal: mõõtke seda kuu aega ja valige seejärel saavutatav eesmärk.

Kaks juhtumit väärivad kirjalikku reeglit. Reede õhtu päringud: kas tähtaeg jookseb nädalavahetusel või piisab kinnitusest esmaspäevani? Ja päringud väljaspool kaetud piirkondi või keeli: need lähevad määratud inimesele, mitte kunagi tühjusesse.

Seiskuv teekond ei teavita ise kedagi. Meie juhend n8n töövoogude järelevalve: ükski rike ei jää vaikseks selgitab, kuidas saada teade, kui töövoog vaikib.

Kui kaua säilitada potentsiaalse kliendi andmeid?

CNIL, Prantsuse andmekaitseasutus, soovitab oma müügitegevuse haldamise juhendis säilitada kliendiks mitte saanud potentsiaalse kliendi andmeid kolm aastat alates nende kogumisest või viimasest temalt tulnud kontaktist. Klõps e-kirjas oleval lingil loeb kontaktiks; pelk avamine mitte. Nende kolme aasta möödudes võib ettevõte temalt küsida, kas ta soovib jätkuvalt sõnumeid saada; selge ja jaatava vastuse puudumisel andmed kustutatakse või arhiveeritakse. See juhend kehtib Prantsusmaal ega ole siduv, kuid on hea võrdluspunkt; teistes riikides seab vastav asutus oma juhised.

Teekond hoolitseb ka selle eest: ajastatud ülesanne leiab potentsiaalsed kliendid, kellega pole kolm aastat kontakti olnud, ja valmistab ette uue küsimise või kustutamise. See on just selline reegel, mida ükski meeskond käsitsi ei pea.

Kas on vaja Twentyt, mõnda teist CRM-i või tabelit?

Teekond töötab iga CRM-iga, millel on API. Twenty kasuks räägivad Teie sõnavarale kohandatud andmemudel, täielik API ja kasutajapõhise litsentsi puudumine, kui see on Teie juures hostitud; HubSpot on parem kasutuselevõtu ja integreeritud turunduse poolest, kohapõhise tellimuse hinnaga. Meie võrdlus Twenty, Dolibarr või Odoo: milline sobib Teie meeskonnale? aitab otsustada, ja kui Teie päringud elavad täna HubSpotis, kirjeldab meie juhend HubSpotist avatud lähtekoodiga CRM-i seitsmes etapis üleminekut. Tabel aga seda teekonda ei kanna: see ei teavita kedagi ega säilita suhtluse ajalugu.

Kust alustada?

1. etapist. Kui Teie päringud saabuvad täna ainult e-postiga, on nende salvestamine CRM-i enne mis tahes teavitust muudatus, mis kaitseb kõige rohkem ja kõige kiiremini.

Meie kohandatud CRM- ja ERP-pakkumine paigaldab Twenty Teie sõnavaraga ja ühendab selle Teie saidiga, 4 500 € eest. Jaotus, teated Teie sõnumirakenduses ja tähtaegade jälgimine kuuluvad meie n8n automatiseerimise pakkumise alla, alates 2 400 €. Kui Teil on juba API-ga CRM, ühendatakse teekond sellega, ilma seda vahetamata.

Korduma kippuvad küsimused

Allikad

1. Harvard Business Review, „The Short Life of Online Sales Leads“, märts 2011 (uus vahekaart)hbr.org
2. CNIL, müügitegevuse haldamiseks tehtava andmetöötluse juhend, 2022 (uus vahekaart)cnil.fr