SaaS-ist väljumine: VKE tegelik kulu 3 aasta jooksul

Lühidalt

• Arvutus võrdleb kahte täielikku kulu kolme aasta peale, ajavahemikul, mille jooksul migratsioon jõuab end tasa teenida.
• Juba tellimuste inventuur võib raha säästa, enne mis tahes migratsiooni.
• SaaS-i poolel on kaks lõksu: kasutaja põhjal makstava tööriista arve järgib teie värbamisi ja kuuhind ei ole aastase lepingu hind.
• Arvutus ei näe kõike: andmete asukoht, tagasipööratavus ja inimrisk kaaluvad samuti.

Kuidas teada, kas väljumine tasub end ära

SaaS-ist väljumine ei ole põhimõtte küsimus, see on lahutamine. Ühel pool see, mida maksate kolme aasta jooksul tellimuste eest, kui midagi ei muutu. Teisel pool see, mida maksab isemajutus samal perioodil, sealhulgas nende inimeste aeg, kes seda käitavad. Kui vahe on väike, ei liigutata midagi: migratsioonil on kulu ja risk ning hästi valitud tellimus jääb heaks tehinguks.

Kolm aastat, sest selle aja jooksul jõuab migratsioon end tasa teenida ja sellest kaugemale muutuvad nii tarnijate hinnad kui ka ettevõtte vajadused liiga palju, et arvutus peaks.

Meie oma server käitab umbes tosinat teenust, nende hulgas CRM Twenty, mida oleme käitanud üle poolteise aasta, automatiseerimist n8n, statistikat Matomo, e-allkirja ja arveldust. Järgnev on meetod, mida rakendame enne, kui kliendile midagi soovitame, neljas etapis:

Sealt algab ka meie SaaS-ist väljumine: teie tellimuste ja nende tegeliku kolme aasta kulu audit enne mis tahes migratsiooni.

1. etapp: inventuur tööriista kaupa

50 inimesega VKE-s ei peeta tellimuste täpset nimekirja alati: neid võidakse maksta mitme kaardiga, mitme osakonna poolt, mõnda dollarites. Alustage tabelist, kus on iga tööriista kohta:

• nimi ja tegelik kasutus (kes seda kasutab, mitu korda nädalas);
• arveldusviis: kasutaja põhjal, mahu põhjal (kontaktid, saadetised, käivitused) või kindla tasuga;
• makstud litsentside arv ja tegelikult kasutatud litsentside arv;
• pikendamise kuupäev ja lepingu kestus;
• lisakulud: kohustuslik juurutus, tasulised moodulid, ületamised.

See tabel võib raha säästa enne mis tahes migratsiooni: lahkunud inimeste litsentsid, kahe meeskonna dubleeringud, kunagi aktiveerimata moodul.

2. etapp: SaaS-i kulu kolme aasta peale

Projitseerige iga tööriista puhul kolm aastat, mitte üks. Arvutus:

SaaS-i kulu 3 aastat = (litsentsi hind × litsentsid × 36 kuud) + juurutustasu + moodulid + ettenähtavad ületamised

Kaks lõksu korduvad sageli. Esimene on kasv: kasutaja põhjal arveldatav tööriist järgib teie värbamisi. Kui kasvate 50 inimeselt 70-le, kasvab ka arve. Teine on vahe aastase lepinguga näidatud hinna ja kuuhinna vahel.

Näide avalikust hinnast, et näidata, milline rida välja näeb: HubSpot Sales Hubi hinnaleht näitas paketti Professional USA dollarites, mitme maksevõimalusega.

Need hinnad muutuvad: lugege need arvutuse päeval uuesti üle ja märkige kuupäev arvu kõrvale.

Ärge segage valuutasid. Arvestage ümber päevakursiga ja märkige see tabelisse.

3. etapp: isemajutuse kulu kolme aasta peale

Paljud võrdlused peatuvad serveri hinna juures. Tegelikul kulul on viis rida.

Server ja kõik selle ümber. Virtuaalne privaatserver või pühendatud server, domeeninimi, serverist väljaspool asuv varukoopiate salvestus, vajaduse korral e-kirjade saatmise teenus. Need read, infrastruktuuri aluse põhi, on kasutajate arvust sõltumata fikseeritud: just selles on kogu mõte.

Tarkvara litsentsid. Paljud avatud lähtekoodiga tööriistad on isemajutuses vabad ja tarnija majutatud versioonis tasulised. Twenty hinnaleht pakkus näiteks oktoobris 2026 kasutaja põhjal arveldatavat pilve ja täpsustas, et avatud lähtekoodiga tuuma saab ise majutada ilma litsentsita, samas kui ühekordne sisselogimine (SSO) ja reapõhised õigused nõuavad tasulist paketti Organization. Kontrollige iga tööriista litsentsi ja tasulisele versioonile reserveeritud funktsioone.

Migratsioon. Andmete eksport, puhastamine, import, liidestuste ümberseadistamine, koolitus. See on ühekordne kulu, kuid see peab end kolme aasta jooksul tasa teenima.

Käitus. Uuendused, seire, sertifikaatide uuendamine, intsidentidele reageerimine. Arvestage seda tundides kuus, korrutatuna tegeliku tunnihinnaga, sisemise või arveldatavaga. Kui ettevõttes ei oska seda keegi, on tegemist halduslepinguga ja see läheb arvutusse.

Varukoopiad ja nende testid. Varukoopia, mida pole kunagi taastatud, ei ole midagi väärt. Taastamisharjutuse aeg on osa kulust; räägime sellest oma artiklis oma serveri varukoopiad ja mis tegelikult katki läheb.

Arvutus:

isemajutuse kulu 3 aastat = (server + salvestus + lisateenused) × 36 + migratsioon + (käitustunnid kuus × tunnihind × 36) + võimalikud litsentsid

4. etapp: võrrelge tööriista kaupa, mitte plokina

Üldtulemus „säästame X“ peidab olulise. Võrrelge rida-realt ja jagage tööriistad kolme rühma.

Head kandidaadid. Kasutaja põhjal arveldatavad tööriistad, mida kasutavad paljud ja mille ise paigaldatav vaste on küps. Seal on vahe suurim ja see kasvab koos meeskonnaga. Meie artikkel tööriistadest, mida esimesena ise majutada, kirjeldab järjekorda, mida soovitame.

Arutamist vajavad juhud. Odavad, vähe kasutatavad tööriistad või need, mille avatud vaste nõuab palju seadistamist. Sääst on mõnikord olemas, kuid see ei kaalu riski üles.

Mida välja ei viida. Tööriistad, mille puhul rikke risk kaalub rohkem kui sääst.

Kahes äärmuses tähendab see:

Mida arvutus ei näe

Mõnda kriteeriumi ei saa eurodes väljendada, kuid need kaaluvad otsuses siiski.

• Andmete asukoht. Majutamine enda juures või Euroopa majutajal muudab vastust küsimusele „kus on meie klientide andmed?“. See on mõne sektori jaoks tõeline argument, mida arendame oma artiklis sõltuvusest Ameerika pilvest.
• Tagasipööratavus. Avatud lähtekoodiga tööriistast, mille andmebaas on teie käes, on lihtsam lahkuda kui SaaS-ist, mille eksport on osaline.
• Omavahel suhtlevad tööriistad. Samal serveril ühenduvad CRM, automatiseerimine ja arveldus ilma kolme tasulise API kaudu käimata.
• Inimrisk. Kui serverit oskab käitada ainult üks inimene, on tema lahkumine risk. Käitusdokumentatsioon ei ole luksus.

Ausad piirid

Isemajutus ei ole õige valik, kui ettevõttel pole sisemist pädevust ega haldusteenuste eelarvet, kui SaaS-tööriist on odav ja hästi kasutatud või kui vastavusnõuded eeldavad sertifikaate, mida te üksi saada ei suuda.

Kust alustada

Tehke 1. etapi inventuur, isegi kui te ei kavatse midagi migreerida: see on etapp, mis maksab kõige vähem. Seejärel arvutage läbi kaks või kolm kasutaja põhjal arveldatavat tööriista, mitte kogu virn. Kui soovite, et see arvutus tehtaks teie enda tellimuste põhjal, algab meie SaaS-ist väljumine selle auditiga ja kui vahe migratsiooni ei õigusta, ütleme teile seda. Ülejäänud infrastruktuurivalikud, alates esimesena väljaviidavatest tööriistadest kuni varukoopiateni, on koondatud meie infrastruktuuri ja pilve rubriiki.

Korduma kippuvad küsimused

Allikad

1. HubSpot Sales Hubi hinnaleht (uus vahekaart)hubspot.com
2. Twenty hinnaleht (uus vahekaart)twenty.com