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Une agence immobilière jongle souvent entre un logiciel de transaction, un tableur des mandats, une boîte mail pour les demandes et le site d’annonces. Chaque bien y existe en plusieurs exemplaires, rarement à jour en même temps. Le CRM qui les réunit n’est pas un logiciel de plus : c’est l’endroit qui fait foi.
Les comparatifs de « meilleurs CRM immobiliers » listent des logiciels. Si vous en êtes encore à choisir l’outil, commencez par notre guide pour choisir un CRM immobilier. Ce guide part de l’autre bout : ce que le CRM doit contenir, les obligations françaises qu’il aide à tenir, et ce que nous avons appris en opérant un portail immobilier sur Twenty, un CRM libre que l’on installe sur son propre serveur.
En bref
Un CRM immobilier tient six objets reliés : biens, mandats, propriétaires, acquéreurs, recherches et visites.
Le site d’annonces se met à jour depuis le CRM, et chaque demande de visiteur y revient, reliée au bien.
Des contrôles avant publication évitent l’annonce sans DPE, passible d’une amende jusqu’à 15 000 € pour une société.
Le registre légal des mandats et la gestion locative demandent des outils dédiés, branchés sur le CRM.
Que doit contenir un CRM immobilier ?
Un objet par chose que l’équipe nomme, et une relation chaque fois qu’elle dit « le bien de ce propriétaire » ou « les visites de cet acquéreur ». Pour une agence de transaction, cela donne six objets :
| Objet | Ce qu’il contient | Relié à |
|---|---|---|
| Biens | Type, surface, prix, statut, classes énergie et climat, photos | Mandat, zone, propriétaire |
| Mandats | Numéro au registre, type, date, durée, honoraires | Bien, propriétaire |
| Propriétaires | Coordonnées, biens confiés, historique des échanges | Biens, mandats |
| Acquéreurs et locataires | Coordonnées, recherches, visites, offres | Recherches, visites |
| Recherches | Zone, budget, type de bien, critères | Acquéreur, biens correspondants |
| Visites | Date, bien, personne, compte rendu | Bien, acquéreur, négociateur |
Un CRM généraliste range tout cela dans des « opportunités » et des champs libres. Twenty laisse créer ces objets tels quels : selon sa documentation, on y ajoute des objets personnalisés, des champs de plus de vingt types et des relations entre objets, sans code. Notre guide Twenty au-delà du CRM : le back-office de vos données métier détaille la méthode.
Le statut du bien mérite le plus de soin, parce que le site en dépend : « à valider », « en ligne », « sous offre », « vendu », « retiré ». Seuls les biens « en ligne » partent sur le site, et un bien vendu en disparaît sans que personne n’y pense.
Comment le site d’annonces se nourrit-il du CRM ?
Le CRM fait foi, et le site en publie une copie. Personne ne saisit un bien deux fois, et les demandes font le chemin inverse.
Un bien, de la saisie à l’annonce
- La saisie
Le négociateur crée le bien dans le CRM, ou le propriétaire le dépose sur le site.
- La validation
Un bien déposé arrive « à valider », et une personne le relit.
- La référence
Un workflow lui attribue son identifiant interne.
- La traduction
Les textes partent dans chaque langue, et chaque segment n’est traduit qu’une fois.
- La publication
Le site se met à jour depuis le CRM, chaque jour.
- Les demandes
Chaque demande de visiteur revient dans le CRM, reliée au bien.
Les recherches des acquéreurs font le reste du travail. Une recherche enregistrée garde la zone, le budget et le type de bien ; quand un nouveau bien y correspond, le négociateur est prévenu, et l’acquéreur aussi s’il l’a accepté.
Sur le terrain
Palmora Property, un portail d’annonces immobilières en Thaïlande, est construit et opéré par nos soins, du site jusqu’au CRM. Les biens, les zones et les référents y sont des objets Twenty à part, avec des identifiants métier générés automatiquement. Le site publie plus de 3 000 adresses en six langues, mises à jour chaque jour depuis le CRM ; passer à un modèle d’IA a divisé le coût de traduction par 60, et un cache sert 95 % des segments sans rappeler le modèle. Un bien déposé par un propriétaire arrive « à valider », avec une origine qui le distingue des biens rentrés par l’équipe, et les recherches des visiteurs forment un objet à part. Nous avons aussi publié sur le store de Twenty une application qui réordonne les photos d’un bien.
Le droit français des mandats et du DPE ne s’applique pas en Thaïlande, mais le modèle de données est le même. Ce qui change en France, ce sont les règles que le CRM doit faire respecter.
Quelles obligations le CRM aide-t-il à tenir ?
Le DPE dans chaque annonce
L’article L126-33 du Code de la construction et de l’habitation impose de mentionner dans les annonces de vente ou de location, y compris sur une plateforme numérique, le classement du bien en performance énergétique et en émissions de gaz à effet de serre, et pour un logement, le montant estimé de ses dépenses d’énergie. La partie réglementaire précise la forme : les classes s’affichent de façon lisible et en couleur, et l’estimation des dépenses est précédée de la mention « Montant estimé des dépenses annuelles d’énergie pour un usage standard », avec l’année de référence des prix.
Selon la fiche officielle sur les annonces de vente, un logement classé F ou G porte en plus la mention « logement à consommation énergétique excessive ».
Attention
Un professionnel qui manque à cette obligation d’information s’expose à une amende administrative pouvant atteindre 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale, selon l’article L126-33.
Dans le CRM, ces informations deviennent des champs obligatoires du bien : classe énergie, classe climat, estimation des dépenses et année de référence. Un bien qui n’a pas ses champs complets ne passe pas au statut « en ligne », et la mention des logements F et G s’ajoute d’elle-même à l’annonce. Le contrôle se fait une fois, dans l’outil, au lieu de reposer sur la vigilance de chaque négociateur.
Le registre des mandats
Pour une agence de transaction, l’article 72 du décret du 20 juillet 1972 demande d’inscrire tous les mandats, par ordre chronologique, sur un registre des mandats, et de reporter le numéro d’inscription sur l’exemplaire remis au mandant. Le registre peut être tenu sous forme électronique, dans les conditions du Code civil, et il se conserve dix ans, comme les mandats.
Le CRM sait numéroter les mandats dans l’ordre, relier chacun à son bien et à son propriétaire, et garder l’historique. Mais le registre légal exige davantage : le Code civil ne donne à un écrit électronique la valeur du papier que si son auteur est identifié et son intégrité garantie. Aucun texte officiel que nous ayons lu ne dit comment un registre électronique doit s’y prendre, numérotation continue, horodatage ou scellement. Le plus sûr est un registre électronique dédié, relié au CRM qui en reprend le numéro, ou un dispositif validé par votre conseil juridique.
Les données des prospects
Acquéreurs et vendeurs potentiels sont des prospects comme les autres. La CNIL recommande de conserver leurs données trois ans après le dernier contact venu d’eux, puis de leur demander s’ils souhaitent rester en contact ; notre guide sur la demande entrante montre comment le CRM s’en charge par une tâche planifiée.
Que fait un CRM comme Twenty, et que ne fait-il pas ?
Ce que Twenty tient
Les biens, les mandats, les contacts et les recherches, reliés entre eux
Le site d’annonces, nourri par l’API
Les demandes des visiteurs, enregistrées et attribuées
Les contrôles avant publication
Ce qui demande un autre outil
La gestion locative et la comptabilité des mandants
La rédaction des avant-contrats et des baux
Le registre légal des mandats
La diffusion vers les portails d’annonces, à construire par API
La colonne de droite n’est pas un défaut caché : Twenty est un CRM, pas un logiciel de gestion immobilière. Si votre activité est surtout la gestion locative ou le syndic, un logiciel métier de gestion reste le bon cœur ; le CRM se branche à côté, pour la prospection, les mandats et les demandes.
Auto-hébergé, Twenty demande aussi un exploitant : sauvegardes, mises à jour, surveillance. Notre retour d’exploitation de Twenty en production dit ce que cela représente au quotidien. Et si vous hésitez entre plusieurs solutions, notre comparatif Twenty, Dolibarr ou Odoo : lequel pour votre équipe ? les met côte à côte.
À retenir
- Un objet par chose que l’équipe nomme : biens, mandats, propriétaires, acquéreurs, recherches, visites.
- Le CRM fait foi, le site en publie une copie, et les demandes reviennent au CRM.
- Les champs du DPE sont obligatoires avant la mise en ligne, et le contrôle se fait dans l’outil.
- Le registre légal des mandats et la gestion locative se tiennent dans des outils dédiés, reliés au CRM.
Combien coûte un CRM immobilier sur Twenty ?
Twenty n’a pas de licence par utilisateur une fois installé chez vous : l’agence peut ajouter des négociateurs sans que la facture suive. Notre offre CRM et ERP sur mesure installe Twenty dans votre vocabulaire, objets immobiliers compris, reprend vos données et le relie à votre site, pour 4 500 €. Les circuits autour, alertes sur les recherches, attribution des demandes ou contrôles avant publication, relèvent de notre offre d’automatisation avec n8n, à partir de 2 400 € par processus.
Questions fréquentes
Twenty peut-il remplacer un logiciel de transaction immobilière ?
Pour la prospection, les mandats, les biens, les recherches et les demandes, oui, avec un modèle taillé à votre vocabulaire et sans licence par utilisateur. Pour la gestion locative, la comptabilité des mandants ou la rédaction des actes, non : ce sont les métiers d’un logiciel de gestion, que le CRM complète au lieu de le remplacer. Beaucoup d’agences gagnent à garder les deux, reliés par une synchronisation.
Le registre des mandats peut-il être tenu dans un CRM ?
Le CRM peut numéroter les mandats dans l’ordre chronologique et les relier aux biens. Le registre légal, lui, doit pouvoir être tenu sous forme électronique dans les conditions du Code civil : auteur identifié et intégrité garantie. Faute de texte qui précise comment, nous conseillons un registre électronique dédié, relié au CRM, ou un dispositif validé par votre conseil juridique avant de renoncer au registre papier.
Comment publier les biens du CRM sur le site d’annonces ?
Par l’API du CRM. Le site lit une copie des biens « en ligne », mise à jour à intervalle régulier, chaque jour par exemple, ce qui évite qu’il dépende du CRM à chaque visite. Les demandes des visiteurs reviennent par le même chemin, reliées au bien. La diffusion vers les portails d’annonces se construit de la même façon, portail par portail, selon ce que chacun accepte.
Un CRM immobilier peut-il gérer plusieurs langues ?
Oui, si les textes du bien sont des champs à part pour chaque langue. La traduction peut être confiée à un modèle d’IA, avec un cache qui évite de payer deux fois le même texte. Sur un portail immobilier que nous opérons en six langues, passer à un modèle d’IA a divisé le coût de traduction par 60, et le cache sert 95 % des segments. Une relecture humaine reste utile sur les textes qui engagent.
Sources
- Twenty, documentation du modèle de données (nouvel onglet)docs.twenty.com
- Code de la construction et de l’habitation, article L126-33 (nouvel onglet)legifrance.gouv.fr
- Service-public.fr, que doit indiquer l’annonce d’une vente immobilière, vérifiée le 12 septembre 2025 (nouvel onglet)service-public.gouv.fr
- Décret n° 72-678 du 20 juillet 1972, article 72 (nouvel onglet)legifrance.gouv.fr
Code de la construction et de l’habitation, article L126-33
Lire sur legifrance.gouv.fr(nouvel onglet)Service-public.fr, que doit indiquer l’annonce d’une vente immobilière, vérifiée le 12 septembre 2025
Lire sur service-public.gouv.fr(nouvel onglet)Jim · fondateur de Brain Plus AI
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