« Pourriez-vous nous envoyer vos relevés du trimestre ? » Cette phrase, une fiduciaire l’écrit des centaines de fois par an. Puis elle relance. Puis elle appelle. Ce n’est pas du conseil, c’est de la logistique, et c’est elle qui fait déborder les périodes de clôture.
En bref
Chaque mandat porte son calendrier : TVA mensuelle ou trimestrielle, acomptes, déclarations, comptes annuels.
Chaque échéance porte sa liste de pièces attendues.
Les demandes et relances partent seules, signées par le collaborateur du dossier.
Le collaborateur n’intervient que quand l’échéance approche sans pièces.
Le calendrier par client
Le calendrier dépend du pays, de la forme de la société et des options du client : périodicité de la TVA, date de clôture de l’exercice, régime fiscal. Ces paramètres vivent sur le mandat dans le CRM, et les échéances de l’année se génèrent à partir d’eux.
Le parcours d’une échéance
- Trois semaines avant : demande des pièces, avec la liste précise et un lien de dépôt.
- Une semaine plus tard : relance courte si rien n’est arrivé.
- Dix jours avant l’échéance : le collaborateur reçoit une tâche pour appeler.
- Pièces reçues : les relances s’arrêtent d’elles-mêmes.
Le ton
Une relance automatique qui sonne comme un robot abîme la relation. Elle doit être courte, signée par une personne que le client connaît, et dire précisément ce qui manque. On rédige ces messages une fois, avec soin, puis on les laisse travailler.
Questions fréquentes
Comment le système sait-il que les pièces sont arrivées ?
Le dépôt sur le lien ou dans le portail met à jour l’échéance. Si le client répond par e-mail, le collaborateur coche la réception, ou un assistant le propose à partir du message.
Les dates officielles changent : qui les met à jour ?
Le cabinet, une fois par an, dans les paramètres du calendrier. Le système ne devine pas la loi.
Jim · fondateur de Brain Plus AI
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