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En Suisse, une fiduciaire qui agit comme intermédiaire financier relève de la loi sur le blanchiment d’argent et d’un organisme d’autorégulation. En Belgique et en France, les professionnels du chiffre sont eux aussi assujettis aux obligations de lutte contre le blanchiment. Le vocabulaire change d’un pays à l’autre, l’idée reste la même : connaître son client, savoir qui le contrôle, et tenir ce dossier à jour.
L’identification au départ est en général bien faite. C’est la mise à jour qui se perd : un client accepté il y a six ans dont personne n’a revu le dossier depuis.
En bref
Un objet « dossier d’identification » relié au client garde le niveau de risque, les bénéficiaires effectifs et la date de prochaine revue.
La fréquence de revue dépend du niveau de risque ; le CRM relance au bon moment.
Un changement important chez le client (nouveau dirigeant, nouvelle activité) déclenche une revue anticipée.
Le CRM ne fait ni l’analyse de risque, ni le contrôle des listes de sanctions : il organise le suivi.
Ce que le CRM suit bien
- Le statut du dossier : complet, incomplet, à revoir, refusé.
- Le niveau de risque retenu par le cabinet, et qui l’a fixé.
- Les personnes : dirigeants, bénéficiaires effectifs, mandataires, reliés à la fiche de l’entité.
- Les dates : dernière revue, prochaine revue, pièces qui expirent.
- Les pièces jointes, ou un lien vers la gestion documentaire.
Ce qu’il ne faut pas lui demander
Le CRM n’est pas un outil de conformité. Le filtrage des personnes politiquement exposées et des listes de sanctions, la documentation de l’analyse de risque et les déclarations de soupçon relèvent d’outils et de procédures dédiés, et du responsable conformité du cabinet. Les présenter comme couverts par un CRM serait trompeur.
Où vivent ces données ?
Ce sont des données sensibles : pièces d’identité, structures de détention. Leur hébergement, l’accès limité aux personnes qui en ont besoin et leur durée de conservation se décident avant l’outil, pas après.
Questions fréquentes
Combien de temps conserver les dossiers d’identification ?
La durée est fixée par la loi de chaque pays et commence en général à la fin de la relation d’affaires. Vérifiez-la auprès de votre organisme professionnel ou d’autorégulation.
Un assistant d’IA peut-il vérifier les pièces ?
Il peut aider à extraire les informations d’un document et signaler une pièce expirée. La décision d’accepter le client reste humaine.
Jim · fondateur de Brain Plus AI
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