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Un nouveau client, c’est une bonne nouvelle et une série de petites tâches : lui demander ses documents d’identité et ceux de sa société, vérifier qui en sont les bénéficiaires effectifs, rédiger la lettre de mission, la faire signer, ouvrir le dossier, récupérer les comptes de l’exercice précédent. Chacune prend dix minutes. Ensemble, elles prennent des semaines, faute de quelqu’un pour relancer.
En bref
Le parcours se découpe en six étapes, dont quatre peuvent s’enchaîner seules.
Le client remplit un formulaire une fois ; ses réponses alimentent le CRM, la lettre de mission et le dossier comptable.
La validation de l’identification et le choix des honoraires restent des décisions humaines.
Chaque étape en attente relance le client automatiquement, avec un ton humain.
Les six étapes
- Demande : le prospect arrive par le site, un client ou un partenaire. La fiche se crée dans le CRM avec son origine.
- Proposition : le responsable fixe le périmètre et les honoraires. Humain.
- Identification : le client reçoit un formulaire et dépose ses pièces. Automatique.
- Validation : un collaborateur contrôle le dossier d’identification. Humain.
- Lettre de mission : générée depuis le CRM avec les données du mandat, envoyée en signature électronique. Automatique.
- Ouverture : le dossier est créé dans le logiciel comptable, la liste des premières pièces part au client. Automatique.
Ce qu’il ne faut pas automatiser
Tout ce qui engage la responsabilité du cabinet : l’acceptation du client au regard des obligations de lutte contre le blanchiment, le périmètre de la mission, le prix. L’automatisation prépare le dossier et l’apporte au bon moment ; elle ne décide pas.
Combien de temps gagne-t-on ?
Cela dépend du volume de nouveaux clients et du nombre d’outils à relier. Nous préférons le mesurer chez vous que l’annoncer ici : un audit rapide compte les étapes et les ressaisies actuelles avant de promettre quoi que ce soit.
Questions fréquentes
Faut-il un portail client ?
Pas obligatoirement. Un formulaire sécurisé et un lien de dépôt suffisent pour l’onboarding. Le portail devient utile pour l’échange de pièces tout au long de l’année.
La signature électronique de la lettre de mission est-elle valable ?
Oui, pour un contrat de ce type, une signature électronique simple ou avancée est d’usage courant en Suisse, en Belgique et en France. Votre organisation professionnelle peut préciser ses recommandations.
Jim · fondateur de Brain Plus AI
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