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Chaque fiduciaire a son tableur des mandats. Une ligne par client, des colonnes pour le type de mission, les honoraires, la date de la lettre de mission, un code couleur que seule la personne qui l’a créé comprend vraiment. Il fonctionne, tant que cette personne est là.
En bref
Un mandat est un objet à part entière, relié au client, pas une colonne du fichier client.
Cinq champs suffisent pour commencer : type de mission, honoraires, date de début, date de renouvellement, responsable.
Les alertes partent avant l’échéance, vers le responsable, avec une proposition de révision d’honoraires.
Le tableur reste lisible : une vue « mandats à renouveler ce trimestre » le remplace.
Pourquoi un objet « mandat » et pas un champ ?
Parce qu’un client a souvent plusieurs mandats : la comptabilité de la société d’exploitation, celle de la holding, la déclaration du dirigeant, la paie. Chacun a ses honoraires, son responsable et sa date. Les mettre dans une seule fiche client, c’est revenir au tableur.
Quels champs créer ?
- Type de mission : comptabilité, fiscalité, paie, révision, conseil, domiciliation.
- Entité concernée : la société ou la personne pour qui le mandat est exécuté.
- Honoraires : forfait annuel ou base horaire, et la date de la dernière révision.
- Dates : début, renouvellement, et préavis de résiliation s’il y en a un.
- Responsable : l’associé ou le collaborateur qui suit le dossier.
- Lettre de mission : le document signé, joint au mandat. En France, la lettre de mission est une obligation déontologique des experts-comptables ; ailleurs, c’est une bonne pratique.
Quelles règles automatiser ?
- Soixante jours avant le renouvellement, une tâche pour le responsable : vérifier le périmètre et les honoraires.
- Si les honoraires n’ont pas été revus depuis plus d’un an, la tâche le signale.
- Un mandat résilié ferme ses tâches et met à jour la fiche du client.
- Chaque lundi, l’associé reçoit la liste des échéances du mois.
Ces règles ne demandent aucune IA : ce sont des dates et des conditions. C’est ce qui les rend fiables.
Questions fréquentes
Comment reprendre le tableur existant ?
On l’importe une fois, après un nettoyage des doublons et des dates. C’est l’occasion de découvrir les mandats sans responsable.
Le logiciel comptable ne suit-il pas déjà les mandats ?
Il suit les dossiers et la facturation. Rarement les dates de renouvellement, la révision d’honoraires ou le périmètre convenu.
Jim · fondateur de Brain Plus AI
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