Prix d'un CRM : le coût réel sur trois ans

Sur une page de prix, un CRM coûte quelques dizaines d’euros par utilisateur et par mois. Dans un budget, il coûte ce chiffre multiplié par chaque personne qui s’en sert, par chaque mois d’engagement, plus tout ce que la page affiche en petit : l’onboarding obligatoire, l’édition supérieure qu’il faut prendre pour une seule fonction, les crédits d’IA, le support.

Nous avons refait le calcul sur trois ans, la durée sur laquelle un changement d’outil a le temps d’être amorti, pour une équipe de 25 utilisateurs : celle d’une entreprise de 100 personnes dont les ventes, le service client et la direction travaillent dans le CRM. Tous les prix sont publics, hors taxes, en facturation annuelle, relevés le 14 octobre 2026.

Comment calculer le coût d’un CRM sur trois ans ?

La formule tient en une ligne :

coût sur 3 ans = prix par utilisateur et par mois × utilisateurs × 36 + onboarding + éditions ou modules supplémentaires + crédits d’IA au-delà du quota + support payant

Deux règles avant de la remplir. D’abord, prendre l’édition qui couvre vraiment vos processus, pas celle de la bannière : si une fonction indispensable n’existe qu’en Enterprise, c’est le prix d’Enterprise qui compte. Ensuite, compter les utilisateurs dans trois ans, pas aujourd’hui : un CRM facturé par siège suit vos recrutements.

Dans tous les cas, la reprise des données et le paramétrage ont aussi un coût, que l’outil soit un abonnement ou un logiciel libre. Notre article Sortir du SaaS : le vrai coût sur 3 ans pour une PME applique la même méthode à tous les logiciels de l’entreprise.

Combien coûtent les licences pour 25 utilisateurs ?

Chaque ligne est le prix par utilisateur et par mois affiché par l’éditeur, multiplié par 25 et par 36 : 23 € chez Zoho, 56,30 € chez Microsoft, 59 € chez Pipedrive, 90 € chez HubSpot, 100 € chez Salesforce. Ces éditions ne sont pas équivalentes ligne à ligne : ce graphique compare des prix, pas des fonctions. Il montre surtout l’ordre de grandeur, et ce qui le fait bouger : le nombre d’utilisateurs, multiplié par 36.

Le même calcul à 60 utilisateurs, si l’entreprise grandit, porte le Sales Hub Professional à 195 870 € sur trois ans, onboarding compris. Rien n’a changé dans l’outil, seulement dans l’équipe.

Ce que la page de prix ne montre pas

L’onboarding obligatoire. Chez HubSpot, les éditions Professional et Enterprise du Sales Hub imposent un programme d’onboarding payé une fois : 1 470 € et 3 420 € dans la grille en euros. Il entre dans le calcul dès le premier jour.

L’édition supérieure pour une seule fonction. Le cas le plus courant : les objets personnalisés, ces fiches propres à votre métier (des biens, des contrats, des machines) en plus des contacts et des affaires. Dans le Sales Hub, ils sont réservés à l’édition Enterprise, d’après la base de connaissances de HubSpot, avec au plus 10 définitions d’objets. Pour 25 utilisateurs, passer de Professional à Enterprise, à 150 € par utilisateur, porte la facture à 138 420 € sur trois ans, onboarding compris.

L’engagement. Chez HubSpot, l’édition Professional se paie au mois mais s’engage à l’année, et l’édition Enterprise se facture à l’année. Sur hubspot.fr, la formule Starter s’arrête à 10 utilisateurs payants : une équipe de 25 commence donc en Professional. Le prix du Starter, 7 € par mois, est d’ailleurs une promotion « Durée limitée » sur un prix de 20 €.

Le support. Chez Salesforce, le plan de support Premier coûte 30 % des frais de licence nets. Sur la Suite Pro de notre exemple, cela ajouterait 27 000 € sur trois ans.

Les crédits d’IA. Les fonctions d’IA se paient de plus en plus en crédits, avec un quota mensuel inclus et un barème par action. Nous avons converti ces barèmes en dollars dans Crédits IA des logiciels : ce que coûte l’IA « incluse ».

Une économie, en revanche, se trouve souvent sans changer d’outil : chez HubSpot, les licences en lecture seule sont « disponibles sans frais supplémentaires ». Une direction qui consulte les tableaux de bord sans rien modifier n’a pas besoin d’un siège payant.

Et un CRM libre hébergé chez vous ?

Un CRM libre change la structure du calcul : la ligne « par utilisateur » disparaît. Twenty, le CRM libre que nous déployons, se télécharge et s’héberge sans licence : sur sa page de prix, la formule auto-hébergée de base est à 0 $ par utilisateur, avec utilisateurs, objets personnalisés et enregistrements illimités, workflows, agents d’IA et serveur MCP compris. Dolibarr et Odoo Community, les deux autres solutions de notre gamme, n’ont pas non plus de licence par utilisateur.

Le coût se déplace vers trois lignes :

• la mise en place : le modèle de données, la reprise et le nettoyage des données, les connexions au site et aux e-mails, la formation. Notre offre l’installe à 4 500 € pour Twenty ;
• le serveur : un serveur privé chez l’hébergeur de votre choix, avec un stockage de sauvegarde à part ;
• l’exploitation : sauvegardes testées, mises à jour, supervision. En interne, elle se compte en heures ; confiée à un prestataire, en abonnement. Notre infogérance d’un socle auto-hébergé, jusqu’à cinq services, est à 450 € par mois.

Pour 25 utilisateurs, cela donne 4 500 € de mise en place et 16 200 € d’exploitation confiée sur trois ans, plus le serveur. À 60 utilisateurs, le calcul ne change presque pas : seul le serveur grossit, si besoin.

Deux limites à connaître. L’authentification unique (SSO) et les permissions ligne par ligne demandent la formule Organization, à 19 $ par utilisateur et par mois même en auto-hébergement, qui apporte aussi une licence commerciale sans les obligations de l’AGPL. Et Twenty est un CRM, pas un ERP : pour les devis, la facturation et le stock au même endroit, il faut regarder Dolibarr ou Odoo. Notre guide Twenty, Dolibarr ou Odoo : lequel pour votre équipe ? aide à trancher.

Twenty existe aussi en cloud, hébergé par l’éditeur : 9 $ par utilisateur et par mois en Pro, 19 $ en Organization, en facturation annuelle. Pour 25 utilisateurs, cela fait 8 100 $ ou 17 100 $ sur trois ans, sans serveur à exploiter. Ce que vous gardez d’une façon comme de l’autre, ce sont vos données dans un logiciel ouvert, que l’on quitte plus facilement qu’un abonnement dont l’export est partiel. Notre retour d’expérience complet est dans Twenty CRM en production : notre avis, limites comprises.

Abonnement ou CRM libre : comment choisir ?

Le calcul a aussi ses angles morts : la réversibilité, la localisation des données, le temps de formation. Un outil que l’équipe n’adopte pas coûte plus cher que n’importe quelle licence.

Par où commencer ?

Commencez par vos chiffres actuels : le nombre de sièges payés et le nombre réellement utilisés, l’édition, la date de renouvellement, et les fonctions qui vous manquent. Appliquez ensuite la formule à trois ans, pour l’équipe que vous aurez, pas celle d’aujourd’hui.

Si l’écart justifie un changement, notre offre CRM et ERP sur mesure choisit avec vous la solution la plus juste, à partir de 4 500 €, reprend vos données et forme l’équipe. Si vous partez de HubSpot, notre guide Migrer de HubSpot vers un CRM open source en sept étapes détaille la bascule. Et si le CRM n’est qu’un abonnement parmi d’autres, notre sortie du SaaS fait le même calcul pour tous vos outils.

Questions fréquentes

Sources

1. Zoho, prix de Zoho CRM (nouvel onglet)zoho.com
2. Microsoft, prix de Dynamics 365 Sales (nouvel onglet)microsoft.com
3. Pipedrive, prix (nouvel onglet)pipedrive.com
4. HubSpot, prix du Sales Hub en euros (nouvel onglet)hubspot.com
5. Salesforce, prix de Sales Cloud (nouvel onglet)salesforce.com
6. HubSpot, créer et modifier des objets personnalisés, mis à jour le 7 octobre 2026 (nouvel onglet)knowledge.hubspot.com
7. HubSpot, catalogue des produits et services (nouvel onglet)legal.hubspot.com
8. Twenty, page de prix (nouvel onglet)twenty.com