Cahier des charges ERP : le modèle court qui suffit

Beaucoup de cahiers des charges ERP sont des listes de fonctions recopiées depuis les brochures des éditeurs : « gestion des stocks multi-entrepôts », « tableaux de bord personnalisables ». Tous les ERP cochent ces cases. Le document ne dit rien de ce qui rend votre entreprise particulière, et c’est pourtant là que les projets se jouent.

Le plan en sept sections

1. 01Le contexte

   Activité, effectif, sociétés, sites, outils en place.

2. 02Les flux

   Du premier contact au paiement, et de la commande fournisseur à la réception.

3. 03Les règles métier

   Ce qui ne se négocie pas.

4. 04Les données

   Ce qu’on reprend, d’où, et dans quel état.

5. 05Les intégrations

   Les outils qui restent et ce qu’ils échangent.

6. 06Les volumes

   Utilisateurs, pièces par mois, références, entrepôts.

7. 07L’acceptation

   Les scénarios qui prouvent que c’est fini.

1. Le contexte

Une page suffit. Qui êtes-vous, combien de personnes vont se connecter, dans combien de sociétés et de pays, avec quels outils aujourd’hui ? Ajoutez la raison du projet, en une phrase mesurable : « réduire la clôture mensuelle de cinq jours à deux », « arrêter les ressaisies entre le CRM et la facturation ». Les mesures de Quand passer à un ERP servent ici.

2. Les flux

C’est la section qui compte le plus. Pour chaque flux, écrivez les étapes, qui les fait et quelle pièce en sort. Par exemple : le commercial fait le devis, l’administration des ventes le transforme en commande après acompte, l’entrepôt prépare, la livraison déclenche la facture. Un schéma simple vaut mieux qu’un long texte.

Décrivez le flux tel qu’il devrait être, pas tel qu’il est avec ses contournements. Le projet ERP est le bon moment pour supprimer une étape inutile.

3. Les règles métier

Les remises autorisées par niveau, les conditions de paiement par type de client, la gestion des lots ou des numéros de série, les validations obligatoires au-delà d’un montant. Ce sont ces règles qui distinguent un paramétrage d’un développement. Notez pour chacune si elle est légale, contractuelle ou simplement une habitude : seules les deux premières sont vraiment non négociables.

4. Les données

Listez les données à reprendre (clients, fournisseurs, articles, tarifs, stocks, factures ouvertes, historique) et leur source. Soyez honnête sur leur état : doublons, champs vides, codes incohérents. La reprise des données est souvent le poste le plus sous-estimé.

5. Les intégrations

Quels outils restent ? Le logiciel de l’expert-comptable, la boutique en ligne, l’outil de paie, la banque. Pour chacun, dites ce qui doit circuler, dans quel sens et à quelle fréquence. Voir Connecter un ERP aux outils déjà en place.

6. Les volumes

Nombre d’utilisateurs par rôle, de devis, commandes et factures par mois, de références articles, d’entrepôts. Ces chiffres dimensionnent l’hébergement et le coût de licence. Ils évitent aussi les mauvaises surprises : un import de 50 000 références ne se traite pas comme un import de 500.

7. L’acceptation

Écrivez cinq à dix scénarios de bout en bout : « un client grand compte commande 200 pièces dont 50 en rupture ; la commande est partiellement livrée ; la facture porte uniquement le livré ». Le projet est fini quand ces scénarios passent. C’est la meilleure protection contre un projet qui ne se termine jamais.

Ce qu’il faut écrire en plus : le hors périmètre

Une liste explicite de ce que le projet ne fait pas : la paie, la fabrication, le site marchand, une deuxième société. Elle protège le budget et la date. Un périmètre qui grossit en cours de route est la première cause d’échec, détaillée dans Pourquoi un projet ERP échoue.

Pour s’inspirer des processus standard d’un ERP, la documentation d’Odoo décrit flux par flux ce que font les applications.

Le faire valider

Un cahier des charges n’a de valeur que s’il est validé par ceux qui vivent les flux. Faites relire chaque section par le responsable du service concerné, puis l’ensemble par la direction, et notez les désaccords plutôt que de les lisser : ce sont eux que le cadrage doit trancher. Le guide complet de l’ERP replace ce document dans l’ensemble du projet. Le cadrage de notre offre CRM et ERP produit ce document avec vous, en quelques ateliers, avant de proposer un outil et un prix fixe.

Questions fréquentes

Sources

1. Documentation des applications d’Odoo (nouvel onglet)odoo.com