Achats dans un ERP : de la demande au paiement fournisseur

Dans beaucoup d’entreprises, un achat commence par un mail (« tu peux commander des cartons ? »), continue par un devis en pièce jointe et se termine par une facture que la comptabilité saisit sans savoir si la marchandise est arrivée. Personne ne voit les engagements en cours, et la trésorerie découvre les dépenses à leur échéance.

Le circuit d’un achat

1. 01La demande

   La personne qui a besoin saisit ce qu’elle veut, pour quand, pour quel projet.

2. 02La validation

   Selon le montant, le responsable ou la direction valide.

3. 03La commande

   L’acheteur choisit le fournisseur et envoie la commande depuis l’ERP.

4. 04La réception

   L’entrepôt ou le demandeur confirme ce qui est arrivé.

5. 05La facture

   Elle est rapprochée de la commande et de la réception.

6. 06Le paiement

   Il part à l’échéance, une fois la facture validée.

Chaque étape laisse une pièce. À tout moment, on sait ce qui est commandé, ce qui est reçu, ce qui reste à payer. La documentation d’Odoo sur les achats décrit ce circuit, et Dolibarr propose le même enchaînement avec ses modules de commandes et factures fournisseurs.

Les seuils de validation

Une règle simple, écrite au cadrage : en dessous d’un certain montant, le responsable d’équipe valide ; au-dessus, la direction. Le seuil dépend de la taille de l’entreprise et de ses habitudes. Ce qui compte, c’est qu’il soit écrit dans l’outil plutôt que dans les têtes. Un achat qui dépasse le seuil ne peut pas partir sans la validation, et la personne qui valide le fait depuis son téléphone en quelques secondes.

Le rapprochement en trois points

C’est la règle qui protège le plus la trésorerie. Une facture fournisseur n’est validée que si elle correspond à la commande (le prix et la quantité convenus) et à la réception (la quantité réellement arrivée). Les écarts sont signalés, et seuls eux demandent une vérification.

La lecture automatique des factures fournisseurs accélère encore ce circuit : nous la détaillons dans Factures fournisseurs : automatiser lecture et rapprochement. Avec la facture électronique obligatoire, une part croissante de ces factures arrivera déjà structurée.

Les engagements visibles

Une commande validée est un engagement, même si la facture n’est pas encore arrivée. L’ERP les additionne : la direction voit ce qui va sortir dans les semaines qui viennent, par fournisseur et par projet. C’est l’une des briques de la trésorerie prévisionnelle, et souvent celle qui manquait le plus.

Les prix fournisseurs

Les prix d’achat négociés vivent dans l’ERP, par fournisseur, avec leurs quantités minimales et leurs délais. Ils servent deux fois : l’acheteur commande au bon prix, et la marge de chaque vente se calcule sur le vrai coût. Une hausse de prix fournisseur se voit tout de suite dans les marges, au lieu d’être découverte à la clôture. Pour les articles stockés, le réapprovisionnement décrit dans Gestion des stocks dans un ERP propose les commandes à passer.

Les achats hors stock

Prestations, abonnements, frais généraux : ils suivent le même circuit, sans réception physique. La réception devient une confirmation que le service a été rendu. C’est souvent là que se cachent les abonnements oubliés, qui apparaissent dès qu’on liste les engagements récurrents.

Par où commencer

Commencez par le circuit le plus fréquent, souvent les achats de marchandises ou de fournitures, avec un seul seuil de validation. Ajoutez le rapprochement en trois points une fois les réceptions saisies systématiquement. Les achats de services et les abonnements suivent. Le guide complet de l’ERP place les achats dans l’ordre des lots du projet, et notre offre CRM et ERP inclut le paramétrage des seuils et du rapprochement.

Questions fréquentes

Sources

1. Achats, documentation d’Odoo (nouvel onglet)odoo.com