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Un tableur de stock se met à jour quand quelqu’un y pense. Un ERP met le stock à jour à chaque pièce : la réception d’un achat l’augmente, la livraison d’une commande le baisse. C’est simple sur le papier, et c’est ce qui rend le stock enfin fiable, à une condition : qu’aucun mouvement ne passe à côté.
En bref
Le stock d’un ERP est la somme des mouvements validés : aucune sortie ne doit lui échapper.
Les emplacements reflètent l’entrepôt réel, sans excès de détail.
Lots et numéros de série ne s’activent que si la traçabilité est exigée.
Les règles de réapprovisionnement remplacent la commande « au jugé ».
Tout commence par un inventaire propre le jour de la bascule.
Le principe : un stock fait de mouvements
Chaque mouvement a une origine (fournisseur, emplacement, client) et une destination. L’ERP ne stocke pas une quantité, il additionne les mouvements. Conséquence directe : une sortie faite « à la main », un échantillon donné sans pièce, une casse non déclarée, et le stock affiché dérive. La règle d’équipe compte autant que le réglage : tout ce qui sort passe par une pièce.
Les réglages qui comptent
Les emplacements
Un entrepôt, ses zones, parfois ses allées. Le bon niveau de détail est celui où l’on cherche vraiment un article. Trop d’emplacements, et chaque mouvement devient une saisie fastidieuse ; pas assez, et l’on cherche dans tout le dépôt.
Lots et numéros de série
Indispensables dans l’alimentaire, la pharmacie, l’électronique ou dès qu’un rappel de produit est possible. Inutiles ailleurs, où ils ne font qu’ajouter une saisie à chaque mouvement. Activez-les article par article, pas pour tout le catalogue.
Le réapprovisionnement
Un stock minimum et maximum par article, ou une règle calculée sur les ventes, déclenche une proposition de commande fournisseur. L’acheteur valide au lieu de deviner. La documentation d’Odoo sur le réapprovisionnement décrit les deux approches.
La valorisation
Coût moyen pondéré, premier entré premier sorti, coût standard : la méthode change la marge affichée et les écritures comptables. Elle se choisit avec l’expert-comptable, avant la bascule, car en changer ensuite est délicat.
L’inventaire de départ
Le stock importé le jour de la bascule doit être un stock compté, pas un stock recopié depuis l’ancien outil. Un inventaire physique la veille, une saisie dans l’ERP, et un contrôle de la valeur totale avec la comptabilité. La méthode générale est dans Reprendre ses données dans un ERP.
- Geler les mouvements
Le temps du comptage.
- Compter par emplacement
En équipes de deux.
- Saisir
Dans l’ERP par fichier d’import.
- Comparer
La valeur totale avec la comptabilité.
- Rouvrir
Les mouvements, désormais tous dans l’ERP.
Ensuite : l’inventaire tournant
Plutôt qu’un grand inventaire annuel, compter chaque semaine une partie des articles, en commençant par ceux qui tournent le plus ou valent le plus. Les écarts se repèrent tôt, et leur cause (une sortie non déclarée, une erreur de réception) se corrige tant qu’on s’en souvient.
Plusieurs entrepôts, une boutique en ligne
Avec plusieurs dépôts, l’ERP gère des transferts entre eux et un stock par site. Avec une boutique en ligne, la quantité vendable se synchronise depuis l’ERP vers la boutique, jamais l’inverse : une seule source fait foi. Voir Connecter un ERP aux outils déjà en place.
Par où commencer
Avant de paramétrer quoi que ce soit, dessinez votre entrepôt réel et listez les mouvements d’une semaine type : réceptions, préparations, transferts, retours, casse. Ce plan simple dicte les emplacements et les types d’opérations à créer. Le reste, lots, règles de réapprovisionnement, valorisation, se règle article par article. Le guide complet de l’ERP place les stocks dans l’ordre des lots du projet, souvent après les ventes et les achats, et notre offre CRM et ERP inclut l’inventaire de départ dans la reprise des données.
Les retours clients
Les retours sont le mouvement le plus souvent oublié. Un article retourné doit repasser par une pièce, être contrôlé, puis remis en stock vendable ou sorti en rebut. Sans cette étape, le stock affiché compte des articles abîmés comme disponibles, et la promesse de délai suivante sera fausse.
Questions fréquentes
Dolibarr gère-t-il bien les stocks ?
Pour un ou quelques entrepôts, avec des mouvements simples, oui : entrées, sorties, transferts, inventaires et lots sont couverts. Pour des règles avancées de préparation, de rangement ou de réapprovisionnement calculé, Odoo va plus loin, au prix d’un paramétrage plus long.
Comment éviter que le stock dérive après la bascule ?
En interdisant toute sortie sans pièce, et en comptant une partie du stock chaque semaine. La dérive vient presque toujours d’un mouvement oublié. L’inventaire tournant la fait apparaître en quelques jours, au lieu de la découvrir à la clôture de l’année.
Faut-il des lecteurs de codes-barres ?
Ils deviennent utiles dès que les mouvements sont nombreux. Scanner évite les erreurs de référence et accélère la préparation. Odoo et Dolibarr acceptent des douchettes classiques, et Odoo propose aussi un écran de préparation pensé pour le scan sur téléphone.
Sources
Jim · fondateur de Brain Plus AI
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