ERP multi-sociétés : plusieurs entités dans une base

Le jour où une entreprise crée une deuxième société, une filiale à l’étranger ou une holding, la tentation est d’installer un deuxième outil. Deux ans plus tard, il y a deux bases clients, deux catalogues, et une consolidation faite à la main chaque trimestre. Un ERP multi-sociétés évite ce dédoublement.

Ce qui est séparé, ce qui est partagé

Le choix du partage se fait au cas par cas. Un catalogue commun simplifie la vie si les sociétés vendent les mêmes produits ; des fiches clients séparées s’imposent si chaque société a sa propre clientèle et ses propres conditions.

Les flux intersociétés

Quand la société A vend à la société B du même groupe, il faut une facture de vente chez A et une facture d’achat chez B. Odoo peut créer automatiquement la pièce en face : la commande de vente chez A produit la commande d’achat chez B. La documentation d’Odoo sur le multi-sociétés décrit le réglage. L’automatisme évite les écarts entre les deux comptabilités, qui sont la plaie des consolidations.

Les droits

Un utilisateur peut avoir accès à une seule société, à plusieurs, ou à toutes. Le contrôleur de gestion du groupe voit tout ; le commercial de la filiale ne voit que la sienne. Ces règles s’écrivent avant le paramétrage, avec le reste des droits d’accès.

Le coût de licence

Sur Odoo, la gestion de plusieurs sociétés fait partie du plan Personnalisé de l’édition Enterprise, environ deux fois le prix du plan Standard par utilisateur selon la page tarifaire de l’éditeur. Notre calcul sur le coût d’Odoo sur trois ans détaille l’effet sur le budget. En Community, le multi-sociétés est présent dans le socle, sans abonnement, avec les limites de l’édition décrites dans Odoo Community ou Enterprise.

Dolibarr propose le multi-sociétés par un module complémentaire, qui cloisonne davantage les entités. Il convient bien à des sociétés qui partagent peu de données.

Les pièges

• Commencer mono-société et ajouter la deuxième plus tard sans l’avoir prévu : les numérotations, les comptes et les droits sont à reprendre.
• Tout partager par défaut : un commercial voit les prix d’une autre société, un client reçoit une facture au mauvais en-tête.
• Oublier les devises : une filiale hors zone euro demande des taux de change et des écarts de conversion gérés dans l’outil.
• Négliger la consolidation : l’ERP produit les données par société, la consolidation du groupe reste un travail comptable à cadrer.

Ce qu’il faut écrire avant de paramétrer

Trois listes suffisent : les données partagées entre sociétés et celles qui restent propres à chacune, les flux intersociétés avec leur règle de facturation, et les droits de chaque rôle par société. Écrites au cadrage, elles évitent les reprises coûteuses et les erreurs d’en-tête sur les factures. Le guide complet de l’ERP détaille les autres étapes, et notre offre CRM et ERP propose Odoo en trois paliers à prix fixe, le multi-sociétés étant chiffré dans le périmètre.

Une seule base, ou plusieurs

Certaines entreprises préfèrent une base par société, pour un cloisonnement total. C’est plus simple à comprendre, mais on perd les flux intersociétés automatiques, les fiches partagées et la vue de groupe. Le choix se fait sur le volume d’échanges entre sociétés : s’ils sont rares, des bases séparées suffisent ; s’ils sont quotidiens, une base commune fait gagner beaucoup de temps. Une base commune se cloisonne ensuite par les droits, alors que deux bases séparées ne se rapprochent ensuite qu’avec une migration complète.

Questions fréquentes

Sources

1. Environnement multi-sociétés, documentation d’Odoo (nouvel onglet)odoo.com