Sommaire8
Une agence, un cabinet de conseil, un bureau d’études ou une société de maintenance ne gèrent pas de stock. Elles vendent du temps et des livrables, et leur question n’est pas « qu’est-ce qu’on doit livrer ? » mais « ce projet est-il encore rentable ? ». Souvent, la réponse arrive à la fin, une fois le projet facturé et les temps additionnés dans un tableur.
En bref
Le devis signé crée le projet, avec son budget en heures ou en montant.
Les temps se saisissent sur le projet, au fil de la semaine.
La facture part au forfait, à l’avancement ou au temps passé.
La rentabilité se lit pendant le projet, plus seulement à la fin.
Un CRM et un outil de facturation suffisent tant que ces trois flux restent simples.
Le circuit d’un projet
- Le devis
Lignes de prestation, forfait ou régie, budget en heures.
- Le projet
Créé à la signature, avec ses tâches et son budget.
- Les temps
Chacun saisit ses heures sur les tâches du projet.
- La facturation
Selon le mode prévu au devis, sans recalcul à la main.
- Le bilan
Temps passé contre temps vendu, marge réelle.
Odoo relie nativement ventes, projets, feuilles de temps et facturation. La documentation d’Odoo sur les projets décrit ces liens. Dolibarr propose aussi des projets, des temps passés et une facturation depuis les temps, pour des besoins plus simples.
Les trois modes de facturation
Forfait et avancement
Un prix fixé au devis
Facturé par jalons ou en pourcentage d’avancement
Le risque de dépassement est chez vous
Temps passé
Un taux horaire ou journalier
Facturé à partir des feuilles de temps validées
Le client voit le détail des heures
Beaucoup de sociétés mélangent les deux : un forfait pour le projet, puis du temps passé pour les demandes hors périmètre. L’ERP gère les deux sur le même projet, à condition que le devis le prévoie.
La rentabilité en cours de route
C’est le vrai gain. À mi-projet, la direction voit que 70 % du budget en heures est consommé pour 40 % d’avancement : il reste le temps de réagir, de renégocier ou de réorganiser. Sans ERP, ce constat arrive à la clôture, quand il est trop tard. La même logique s’applique par client et par type de prestation, et elle dit quelles offres rapportent vraiment.
Les feuilles de temps
Elles sont la donnée de base, et la plus fragile. Une saisie hebdomadaire, en fin de semaine, sur les tâches du projet, avec une validation par le chef de projet, est le minimum. Saisies en fin de mois, de mémoire, elles deviennent approximatives et faussent la rentabilité. Une saisie depuis le téléphone, ou un minuteur lancé sur la tâche, aide beaucoup.
Quand un CRM et un outil de facturation suffisent
Tant que les projets sont peu nombreux, au forfait simple, et que la direction connaît chacun d’eux, un CRM, un outil de facturation et un suivi des temps suffisent. L’ERP se justifie quand les projets se multiplient, que la facturation à l’avancement devient lourde et que personne ne sait plus quels projets dépassent. La frontière est détaillée dans ERP ou CRM : la vraie différence.
Les achats refacturés
Une société de services achète aussi : sous-traitance, licences, déplacements, à refacturer ou non. L’ERP rattache chaque achat au projet, pour qu’il entre dans la marge et, si prévu, dans la facture du client. Voir Achats dans un ERP.
Par où commencer
Commencez par relier devis, projets et facturation, avec des feuilles de temps hebdomadaires. Une fois la saisie installée, ajoutez les tableaux de rentabilité par projet et par client. Le guide complet de l’ERP donne l’ordre des étapes, et notre offre CRM et ERP propose ce périmètre dans les paliers Dolibarr et Odoo, à prix fixe.
Questions fréquentes
Les consultants vont-ils accepter de saisir leurs temps ?
Plus facilement si la saisie est rapide, sur le téléphone ou avec un minuteur, et si elle sert à quelque chose qu’ils voient : moins de questions sur l’avancement, des projets mieux chiffrés la fois suivante. Une saisie hebdomadaire validée par le chef de projet installe l’habitude en quelques semaines, surtout si la direction s’y plie aussi et en montre l’usage.
Peut-on facturer automatiquement depuis les temps ?
Oui, pour les projets en temps passé : l’ERP propose la facture à partir des temps validés sur la période, avec le détail si le client le demande. Une relecture reste conseillée avant l’envoi, pour retirer un temps saisi par erreur ou ajouter un geste commercial.
Un ERP remplace-t-il un outil de gestion de projet ?
Pour le suivi des tâches, du budget et des temps, souvent oui. Pour une gestion de projet très collaborative avec beaucoup d’échanges entre équipes, certaines sociétés gardent leur outil de projet et le relient à l’ERP, qui reste la référence pour les temps, la facturation et la marge de chaque projet.
Sources
Jim · fondateur de Brain Plus AI
À lire aussi en erp : odoo et dolibarr
Guide pratique5 min Le guide du sujet
ERP pour une entreprise de 20 à 500 personnes : le guide
Un ERP réunit ventes, achats, stocks et facturation dans une seule base. Ce guide dit quand il devient utile, comment choisir entre Odoo et Dolibarr, et ce qui fait réussir ou échouer le projet.
Comprendre4 min
ERP ou CRM : la vraie différence, et quand il faut les deux
Le CRM suit la relation avant la vente, l'ERP gère tout ce qui se passe après. Savoir où passe la frontière évite d'acheter un ERP pour un besoin de CRM, ou l'inverse.
Guide pratique4 min
Cahier des charges ERP : le modèle court qui suffit
Un cahier des charges ERP de quatre-vingts pages ne protège de rien, alors qu'un document court, centré sur les flux et les règles métier, fait un meilleur projet. Le plan, section par section.