Reprendre ses données dans un ERP sans tout salir

Le premier mois d’un ERP se juge sur ses données. Si la fiche du plus gros client existe trois fois, si les prix sont faux sur une gamme, l’équipe conclut que « le nouvel outil ne marche pas ». Le logiciel n’y est pour rien : c’est la reprise qui a été faite trop vite.

Quoi reprendre

L’historique complet est tentant, mais il multiplie le travail de nettoyage pour un usage rare. Gardez l’ancien outil, ou un export propre, en consultation. Les durées de conservation légales des pièces comptables s’appliquent à l’archive, pas forcément à l’ERP.

Nettoyer avant d’importer

Le nettoyage se fait dans les fichiers source, avant l’import :

• dédoublonner les tiers : même numéro de TVA ou même SIREN, mêmes adresses ;
• normaliser les noms, les pays, les codes postaux, les unités de mesure ;
• compléter les champs obligatoires de l’ERP (conditions de paiement, comptes, taxes) ;
• attribuer un identifiant stable à chaque ligne, repris tel quel dans l’ERP.

Cet identifiant est le détail qui sauve : il permet de relancer un import sans créer de doublons, et de retrouver la ligne d’origine en cas de doute. Les mêmes principes valent pour un CRM, et notre article sur le nettoyage des données d’un CRM détaille les règles de dédoublonnage.

Importer dans le bon ordre

1. 01Les référentiels

   Taxes, conditions de paiement, unités, catégories.

2. 02Les tiers

   Sociétés, puis contacts rattachés.

3. 03Les articles

   Produits, variantes, nomenclatures éventuelles.

4. 04Les tarifs

   Listes de prix clients, prix fournisseurs.

5. 05Les stocks

   Quantités par emplacement, au jour J.

6. 06Les pièces ouvertes

   Commandes en cours, factures non payées.

Chaque étape dépend des précédentes : une facture a besoin de son client, un stock de son article. Odoo et Dolibarr ont tous deux un outil d’import par fichier, qui suffit pour la plupart des volumes. La documentation d’Odoo sur l’import détaille le format attendu et l’usage des identifiants externes.

Tester sur une copie

Faites au moins deux répétitions complètes sur une base de test. La première fait remonter les erreurs de format. La seconde doit passer sans retouche manuelle. Si une retouche reste nécessaire, elle doit être écrite dans le script ou le fichier, jamais faite à la main dans l’ERP : à la bascule réelle, personne ne s’en souviendra.

Contrôler le jour de la bascule

Avant d’ouvrir l’ERP aux équipes, comparez :

• le nombre de clients, fournisseurs et articles importés avec la source ;
• la valeur totale du stock ;
• le total des factures clients et fournisseurs ouvertes ;
• trois ou quatre fiches importantes, vérifiées à la main par leurs utilisateurs.

Un écart, même petit, se comprend avant d’ouvrir. Une fois l’équipe au travail sur la base, le corriger coûte dix fois plus cher. C’est l’une des causes d’échec décrites dans Pourquoi un projet ERP échoue.

Qui fait quoi pendant la reprise

La reprise mobilise deux profils. Les personnes qui connaissent les données, dans chaque service, tranchent les doublons et valident les fiches importantes. La personne technique, en interne ou chez le prestataire, écrit les fichiers ou scripts d’import et les rejoue jusqu’à ce qu’ils passent sans retouche. Les deux doivent avoir du temps réservé dans leur planning. le guide complet de l’ERP place la reprise dans l’ordre des étapes du projet. Dans notre offre CRM et ERP, la reprise des données fait partie du prix fixe, avec au moins deux répétitions complètes avant la bascule réelle.

Questions fréquentes

Sources

1. Importer et exporter des données, documentation d’Odoo (nouvel onglet)odoo.com