Sortir du SaaS : le vrai coût sur 3 ans pour une PME

Comment savoir si la sortie vaut le coup

Sortir du SaaS n’est pas une question de principe, c’est une soustraction. D’un côté, ce que vous paierez en abonnements pendant trois ans si rien ne change. De l’autre, ce que coûtera l’auto-hébergement sur la même durée, y compris le temps des personnes qui le feront tourner. Si l’écart est faible, on ne bouge pas : la migration a un coût et un risque, et un abonnement bien choisi reste une bonne affaire.

Trois ans, parce que c’est la durée sur laquelle une migration a le temps d’être amortie, et parce qu’au-delà les prix des éditeurs comme les besoins de l’entreprise changent trop pour que le calcul tienne.

Notre propre serveur fait tourner une douzaine de services pour cinq entreprises clientes, dont le CRM Twenty, que nous opérons depuis plus d’un an et demi, l’automatisation n8n, les statistiques Matomo, la signature électronique et la facturation. Ce qui suit est la méthode que nous appliquons avant de recommander quoi que ce soit à un client. C’est aussi par là que commence notre sortie du SaaS : l’audit de vos abonnements et de leur coût réel sur trois ans, avant toute migration.

Étape 1 : l’inventaire, outil par outil

Dans une PME de 50 personnes, la liste exacte des abonnements n’est pas toujours tenue : ils peuvent être payés sur plusieurs cartes, par plusieurs services, certains en dollars. Commencez par un tableau avec, pour chaque outil :

• le nom et l’usage réel (qui s’en sert, combien de fois par semaine) ;
• le mode de facturation : par utilisateur, par volume (contacts, envois, exécutions) ou forfait ;
• le nombre de licences payées et le nombre de licences réellement utilisées ;
• la date de renouvellement et la durée d’engagement ;
• les frais annexes : mise en service obligatoire, modules payants, dépassements.

Ce tableau peut faire économiser de l’argent avant toute migration : des licences de personnes parties, des doublons entre deux équipes, un module jamais activé.

Étape 2 : le coût SaaS sur trois ans

Pour chaque outil, projetez trois ans, pas un. Le calcul :

coût SaaS 3 ans = (prix par licence × licences × 36 mois) + frais de mise en service + modules + dépassements prévisibles

Deux pièges reviennent souvent. Le premier est la croissance : un outil facturé par utilisateur suit vos recrutements. Si vous passez de 50 à 70 personnes, la facture suit. Le second est la différence entre le prix affiché à l’engagement annuel et le prix au mois.

Un exemple de prix public, pour montrer à quoi ressemble la ligne : la page tarifs de HubSpot Sales Hub affichait en octobre 2026, en dollars américains, l’offre Professional à partir de 90 $US par licence et par mois, avec plusieurs formules de paiement, et précisait que ce prix n’inclut pas une mise en service obligatoire, facturée une seule fois 1 500 $US. Ces prix changent : refaites la lecture le jour de votre calcul, et notez la date à côté du chiffre.

Ne mélangez pas les devises. Convertissez au taux du jour et indiquez-le dans le tableau.

Étape 3 : le coût auto-hébergé sur trois ans

Beaucoup de comparatifs s’arrêtent au prix du serveur. Le vrai coût a cinq lignes.

Le serveur et ce qui l’entoure. Un serveur privé virtuel ou un serveur dédié, un nom de domaine, un stockage de sauvegarde hors du serveur, éventuellement un service d’envoi d’emails. Ces lignes, la base du socle d’infrastructure, sont fixes quel que soit le nombre d’utilisateurs : c’est tout l’intérêt.

Les licences des logiciels. Beaucoup d’outils open source sont libres en auto-hébergement et payants en version hébergée par l’éditeur. La page tarifs de Twenty proposait par exemple en octobre 2026 un cloud facturé par utilisateur, et précisait que le cœur open source s’auto-héberge sans licence, l’authentification unique (SSO) et les permissions par ligne demandant l’offre payante Organization. Vérifiez la licence de chaque outil, et les fonctions réservées à la version payante.

La migration. Export des données, nettoyage, import, reconfiguration des intégrations, formation. C’est une dépense unique, mais elle doit être amortie dans les trois ans.

L’exploitation. Mises à jour, surveillance, renouvellement des certificats, réponse aux incidents. Comptez-la en heures par mois, multipliées par un coût horaire réel, interne ou facturé. Si personne dans l’entreprise ne sait le faire, c’est un contrat d’infogérance, et il entre dans le calcul.

Les sauvegardes et leurs tests. Une sauvegarde qui n’a jamais été restaurée ne vaut rien. Le temps de l’exercice de restauration fait partie du coût, nous y revenons dans notre article sur les sauvegardes d’un serveur à soi et ce qui casse vraiment.

Le calcul :

coût auto-hébergé 3 ans = (serveur + stockage + services annexes) × 36 + migration + (heures d’exploitation par mois × coût horaire × 36) + licences éventuelles

Étape 4 : comparer outil par outil, pas en bloc

Le résultat global « on économise X » cache l’essentiel. Comparez ligne par ligne, et classez les outils en trois groupes.

Les bons candidats. Les outils facturés par utilisateur, utilisés par beaucoup de monde, dont l’équivalent à installer chez soi est mûr : CRM, automatisation, statistiques web, signature électronique, facturation. C’est là que l’écart est le plus grand et qu’il grandit avec l’équipe. Notre article sur les outils à auto-héberger en premier détaille l’ordre que nous recommandons.

Les cas à discuter. Les outils peu chers, peu utilisés, ou dont l’équivalent ouvert demande beaucoup de configuration. L’économie existe parfois, mais elle ne paie pas le risque.

Ce qu’on ne sort pas. La messagerie et la bureautique de l’entreprise, la comptabilité réglementaire si votre expert-comptable travaille dans un outil précis, la paie, et tout outil critique pour lequel vous n’avez ni équipe ni prestataire capable d’intervenir un dimanche. Sur ces outils, le risque d’une panne pèse plus lourd que l’économie.

Ce que le calcul ne voit pas

Certains critères ne se mettent pas en euros, et ils pèsent pourtant dans la décision.

• La localisation des données. Héberger chez vous ou chez un hébergeur européen change la réponse à la question « où sont nos données clients ? ». C’est un argument réel pour certains secteurs, que nous développons dans notre article sur la dépendance au cloud américain.
• La réversibilité. Un outil open source dont vous avez la base de données se quitte plus facilement qu’un SaaS dont l’export est partiel.
• Les outils qui se parlent. Sur un même serveur, le CRM, l’automatisation et la facturation se connectent sans passer par trois API payantes.
• Le risque humain. Si une seule personne sait faire tourner le serveur, son départ est un risque. La documentation d’exploitation n’est pas un luxe.

Les limites honnêtes

L’auto-hébergement n’est pas le bon choix quand l’entreprise n’a ni compétence interne ni budget d’infogérance, quand l’outil SaaS est peu cher et bien utilisé, ou quand la conformité exige des certifications que vous ne pourrez pas obtenir seul. Il n’est pas non plus le bon choix si l’écart à trois ans tient seulement parce que vous avez compté zéro heure d’exploitation. Si votre calcul arrive à ce résultat, recommencez-le.

Par où commencer

Faites l’inventaire de l’étape 1, même si vous ne comptez rien migrer : c’est l’étape qui coûte le moins. Chiffrez ensuite deux ou trois outils facturés par utilisateur, pas toute la pile. Si vous voulez ce calcul fait sur vos propres abonnements, notre sortie du SaaS commence par cet audit, et si l’écart ne justifie pas la migration, nous vous le disons. Les autres choix d’infrastructure, des outils à sortir en premier aux sauvegardes, sont rassemblés dans notre rubrique infrastructure et cloud.

Questions fréquentes

L’auto-hébergement est-il rentable pour une entreprise ?

Souvent pour les outils facturés par utilisateur et utilisés par beaucoup de monde, rarement pour la messagerie ou la paie. Tout dépend de ce que coûtent vos abonnements, de la croissance de votre équipe et des heures d’exploitation, qui ne sont jamais nulles. La seule réponse fiable est le calcul outil par outil sur trois ans : si l’écart est mince, l’abonnement reste la bonne affaire.

SaaS, on-premise ou cloud : quel mode d’hébergement choisir ?

Le SaaS est un logiciel loué et exploité par son éditeur. L’on-premise désigne un logiciel installé sur vos propres serveurs, dans vos locaux. Entre les deux, vous pouvez louer un serveur chez un hébergeur et y installer vos outils : c’est ce que nous faisons. Le choix se fait outil par outil, pas pour toute l’entreprise, et rien n’empêche de combiner les trois.

Faut-il tout migrer d’un coup ?

Non. On commence par un ou deux outils à fort écart et à faible risque, on les exploite quelques mois, puis on décide de la suite. Chaque outil bascule l’un après l’autre, et l’ancien abonnement reste actif tant que le nouvel outil n’a pas fait ses preuves. Une migration en bloc multiplie les points de panne et rend le retour arrière difficile.

Que se passe-t-il si le serveur tombe ?

C’est la bonne question, et elle se prépare avant la migration : sauvegardes hors du serveur, restauration déjà testée, et une personne ou un prestataire qui sait intervenir, selon une astreinte convenue. Sans ces trois éléments, ne migrez pas. Avec eux, une panne devient un incident récupérable, et son coût entre lui aussi dans le calcul sur trois ans.