Sommaire7
- 01Exemple 1 : le workflow qui suit un téléchargement
- 02Exemple 2 : une newsletter envoyée à moins de monde
- 03Exemple 3 : une page de destination par campagne
- 04La routine qui garde les données propres
- 05Questions fréquentes
- 06Et si HubSpot coûte plus qu’il ne rapporte ?
- 07Ce que nous pouvons prendre en charge
Beaucoup d’entreprises paient HubSpot et n’en utilisent qu’une partie : un formulaire sur le site, une newsletter envoyée à toute la base, des fiches contact à moitié remplies. L’outil sait faire beaucoup plus, à condition que quelqu’un le pilote chaque semaine.
Ce guide montre ce pilotage sur trois exemples. Les fonctions disponibles dépendent de votre édition : les workflows, par exemple, demandent une offre Professional ou Enterprise. Le raisonnement, lui, vaut pour tout CRM, et il prolonge notre guide de l’automatisation marketing en PME.
En bref
Un workflow part d’une action du contact et décide de la suite, plutôt que d’envoyer le même message à tous.
On envoie moins d’e-mails, à des segments plus précis.
Une page de destination sert une campagne, et une seule.
Les données se nettoient en continu : doublons, propriétés vides, étapes du cycle de vie.
Exemple 1 : le workflow qui suit un téléchargement
Un contact télécharge un guide depuis le site. Sans workflow, il reçoit le PDF et on ne l’entend plus. Avec un workflow :
Après le téléchargement d’un guide
- Le téléchargement
Le contact entre dans le workflow, avec la source de la campagne.
- Trois jours plus tard
Un e-mail utile, lié au sujet du guide, sans offre commerciale.
- Le signal
S’il revient sur la page des tarifs, le commercial reçoit une tâche.
- Sinon
Un second e-mail dix jours plus tard, puis le contact rejoint la newsletter.
Deux règles évitent les dérives : un contact déjà client sort du workflow, et un contact qui répond à un e-mail est confié à une personne. La frontière entre marketing et commerciaux est détaillée dans Marketing et commerciaux : la règle de passage.
Exemple 2 : une newsletter envoyée à moins de monde
Le réflexe est d’envoyer chaque newsletter à toute la base. Les contacts qui n’ouvrent plus rien depuis des mois pèsent alors sur la délivrabilité, et les messages finissent plus souvent en spam pour tout le monde.
Le pilotage : un segment des contacts actifs, un segment par grand intérêt (selon les pages vues ou les contenus téléchargés), et un e-mail de réengagement pour les inactifs avant de les retirer des envois. Le raisonnement complet : Segmentation : envoyer moins, vendre plus, et pour la partie technique, Délivrabilité : pourquoi vos e-mails finissent en spam.
Exemple 3 : une page de destination par campagne
Une campagne LinkedIn qui renvoie vers la page d’accueil gaspille son budget : le visiteur ne retrouve pas la promesse de l’annonce. La page de destination reprend cette promesse, ne propose qu’une action, et son formulaire range le contact dans la bonne campagne grâce à un champ caché. C’est aussi ce qui permet de savoir, trois mois plus tard, quelle campagne a produit quelles ventes.
La routine qui garde les données propres
- Chaque semaine.
Fusionner les doublons proposés par HubSpot, après vérification.
- Chaque semaine.
Contrôler que les nouveaux contacts ont leur source, leur entreprise et leur étape du cycle de vie.
- Chaque mois.
Relire les workflows actifs : lesquels se déclenchent, lesquels ne servent plus.
- Chaque trimestre.
Archiver les propriétés inutilisées et revoir les segments.
Attention
Un workflow oublié continue d’envoyer
Un workflow créé pour une campagne passée continue de tourner tant qu’on ne l’éteint pas. Il envoie alors un message daté à des contacts qui n’ont plus rien à voir avec lui. La relecture mensuelle sert d’abord à ça.
Pour aller plus loin sur ce dernier point : Nettoyer les données d’un CRM.
Questions fréquentes
Combien de workflows faut-il pour commencer ?
Peu. Un workflow après chaque formulaire important du site et un pour les clients signés couvrent l’essentiel. Mieux vaut trois workflows relus chaque mois que vingt que personne ne comprend plus. On en ajoute un quand un besoin revient chaque semaine, pas parce que l’outil le permet.
Qui doit avoir le droit de modifier les workflows ?
Une ou deux personnes, nommées. Un workflow modifié par plusieurs mains sans règle finit par envoyer des messages contradictoires au même contact. Les autres utilisateurs proposent, la personne qui pilote modifie. Chaque changement porte une date et une raison, notées dans la description du workflow.
Faut-il supprimer les contacts inactifs ?
Pas forcément les supprimer, mais les sortir des envois réguliers après un e-mail de réengagement resté sans réponse. Ils pèsent sur la délivrabilité, et selon votre abonnement, sur la facture. La durée de conservation des données relève aussi du RGPD, comme nous le rappelons dans CRM et RGPD : conservation et droit à l’oubli.
Et si HubSpot coûte plus qu’il ne rapporte ?
Certaines entreprises n’utilisent qu’une petite partie de leur abonnement. Avant de décider, il faut comparer le coût sur plusieurs années et ce qui serait perdu. Nous avons décrit les deux chemins dans Migrer de HubSpot vers un CRM open source en sept étapes et Prix d’un CRM : le coût sur 3 ans.
Ce que nous pouvons prendre en charge
- Les scénarios, les segments et les envois, sur votre CRM : e-mail marketing et CRM.
- Le CRM lui-même, réglé ou remplacé : CRM.
- La chaîne complète, de la publicité à la vente signée, avec un rapport unique : marketing digital.
Sources
- HubSpot Knowledge Base, Create workflows (nouvel onglet)knowledge.hubspot.com
Jim · fondateur de Brain Plus AI
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