Passer du tableur à Twenty sans perdre ses données

Beaucoup d’équipes arrivent à Twenty depuis un tableur : un fichier partagé, parfois plusieurs, tenu depuis des années par des mains différentes. La tentation est de tout importer d’un coup pour « ne rien perdre ». C’est la meilleure façon d’emporter dans le CRM le désordre qu’on voulait quitter. Une reprise réussie trie avant de déplacer.

Si vous venez d’un autre CRM plutôt que d’un tableur, la logique est proche mais l’historique compte davantage : Migrer de HubSpot vers un CRM open source traite ce cas.

Ce que l’import de Twenty fait, et ce qu’il ne fait pas

Twenty importe des fichiers CSV objet par objet, avec une étape de correspondance entre les colonnes du fichier et les champs du modèle. Le guide utilisateur de Twenty en décrit l’écran. Il crée les fiches, remplit les champs, relie les fiches entre elles quand la colonne de relation est bien préparée. Il ne nettoie pas vos données, ne devine pas qu’« ACME SA » et « Acme » sont la même société, et ne choisit pas pour vous ce qui mérite d’être repris.

L’ordre d’import

Les relations imposent un ordre : on ne peut pas rattacher une personne à une société qui n’existe pas encore.

1. Avant tout

   Le modèle de données est construit et validé, champs et listes fermées compris.

2. Premier import

   Les sociétés, dédoublonnées, avec leur domaine web.

3. Deuxième import

   Les personnes, rattachées à leur société.

4. Troisième import

   Les opportunités, rattachées à leur société et à leur contact.

5. Ensuite

   Les objets propres à votre métier, puis les tâches ouvertes.

Le domaine web des sociétés mérite une attention particulière : c’est souvent la clé la plus fiable pour retrouver une société, et il sert ensuite aux automatismes qui rattachent une nouvelle personne à sa société par son adresse e-mail.

Préparer les colonnes

1. 01Une colonne, une information.

   « Nom Prénom » se coupe en deux colonnes ; une adresse complète se répartit dans ses champs.

2. 02Des valeurs qui existent dans le modèle.

   Chaque valeur d’une liste fermée doit correspondre exactement à une option ; on harmonise « Salon », « salon pro » et « Salon 2024 ».

3. 03Des formats propres.

   Dates au même format, montants sans symbole, téléphones avec indicatif.

4. 04Les doublons d’abord.

   On les fusionne dans le tableur, où c’est simple, plutôt que dans le CRM.

Ce travail prend du temps, et c’est normal : il remplace des années de saisie sans règle. Nettoyer les données de son CRM donne les règles de dédoublonnage à appliquer avant l’import, puis à garder ensuite.

Ce qu’il vaut mieux ne pas importer

Un contact sans activité depuis des années, une société disparue, une colonne remplie une fois sur dix : chaque ligne inutile alourdit les vues et fausse les indicateurs. Le RGPD pose aussi ses limites, puisque des données personnelles ne se gardent pas indéfiniment sans raison ; CRM et RGPD détaille les durées. Ce qui n’entre pas dans Twenty reste dans une archive datée, en lecture seule, que l’on pourra consulter ou supprimer à son échéance.

Tester sur un échantillon

Avant l’import complet, importez une cinquantaine de lignes de chaque objet dans un espace de test ou marquées comme telles. Ouvrez les fiches, vérifiez les relations, regardez les vues. Les erreurs de correspondance se voient tout de suite à cette échelle, et se corrigent dans le fichier plutôt que fiche par fiche. Une fois l’import complet fait, demandez à deux ou trois commerciaux de retrouver leurs comptes : s’ils s’y retrouvent en quelques minutes, la reprise est réussie.

Et le tableur, après ?

Il se fige. On le renomme avec la date de bascule, on le passe en lecture seule et on le range. Garder un tableur vivant à côté du CRM, c’est garantir deux versions de la vérité au bout d’un mois. Le guide pratique de Twenty replace la reprise dans le déploiement, et notre offre CRM inclut la préparation des fichiers et l’import, vérifiés avec l’équipe.

Questions fréquentes

Sources

1. Guide utilisateur de Twenty (nouvel onglet)twenty.com