Twenty : concevoir son modèle de données

Le premier atout de Twenty est aussi son premier piège. On peut y créer un objet en quelques clics, lui ajouter des champs, le relier à d’autres. Cette liberté donne un CRM qui parle la langue du métier, à condition de décider avant de cliquer. Un modèle improvisé au fil de l’eau finit en doublons de champs, en listes déroulantes contradictoires et en fiches que personne ne remplit.

Pourquoi le modèle passe avant tout le reste

Tout ce que fait Twenty s’appuie sur le modèle : les vues filtrent des champs, les workflows réagissent à des changements de champs, l’API expose les objets tels que vous les avez définis. D’après la documentation de Twenty, chaque objet créé devient aussi disponible dans l’API, sans développement. Changer un modèle après la reprise des données coûte cher : il faut migrer les valeurs, corriger les vues, reprendre les automatismes. Le modèle se pense donc une fois, sérieusement, avant l’import.

Quels objets créer ?

Partez des objets standard : personnes, sociétés, opportunités, tâches, notes. Ajoutez un objet seulement quand votre métier manipule une chose qui a sa propre vie : un contrat qui se renouvelle, un site d’intervention, un projet livré, un abonnement. Le test est simple : si la chose a un cycle (création, suivi, fin) et plusieurs fiches par société, c’est un objet. Si c’est un attribut d’une fiche existante, c’est un champ.

Chez nous, quatre objets se sont ajoutés aux standards : les leads entrants (la trace brute de chaque demande du site), les offres, les projets et les abonnements. Chacun a sa vie propre et se relie aux sociétés. Twenty au-delà du CRM montre jusqu’où cette logique peut aller, quand Twenty sert de back-office à des données métier.

Les champs : peu, typés, nommés pour le terrain

1. 01Le bon type.

   Une date en champ date, un montant en champ devise, un choix fermé en liste de sélection. Un champ texte libre ne se filtre pas proprement.

2. 02Peu d’obligatoires.

   Chaque champ obligatoire est une raison de ne pas créer la fiche. Gardez ceux sans lesquels la fiche n’a pas de sens.

3. 03Des noms du terrain.

   « Prochaine relance », pas « Date_action_suivante ». Le commercial doit comprendre le champ sans formation.

4. 04Une liste fermée pour la source.

   La provenance d’un lead se compare d’un mois à l’autre seulement si ses valeurs ne bougent pas.

Un champ qu’on ne lit dans aucune vue et qu’aucun workflow n’utilise est un champ à supprimer. Faites la revue tous les trimestres : vous en trouverez.

Relations plutôt que recopies

L’erreur la plus fréquente est de recopier une information au lieu de la relier. Un champ texte « Société » sur un contrat, c’est une société écrite trois fois de trois façons. Une relation vers l’objet Sociétés, c’est une seule fiche, des filtres justes et un historique complet.

Les relations ont un coût : chaque relation obligatoire impose l’ordre d’import et complique la saisie. Reliez ce qui sert à filtrer ou à naviguer, pas tout ce qui pourrait l’être.

Dessiner avant de construire

La meilleure méthode tient sur une feuille : une boîte par objet, ses cinq à dix champs utiles, des flèches pour les relations. Faites relire le dessin par un commercial et par la personne qui suit la facturation. Ils verront en dix minutes ce qui manque et ce qui ne servira jamais. Ensuite seulement, construisez dans Twenty, puis importez un échantillon pour vérifier, comme le décrit Importer ses données depuis un tableur.

Le modèle conditionne aussi la propreté future des données : une liste fermée évite les variantes, une relation évite les doublons. Nettoyer les données de son CRM montre ce que coûte un modèle trop permissif, une fois les fiches accumulées.

Ce qui reste difficile

Certaines choses se modélisent mal dans un CRM pur : une hiérarchie profonde de sociétés, une nomenclature de produits, un calcul de prix complexe. Quand le modèle commence à ressembler à un ERP, c’est souvent qu’il en faut un, relié au CRM plutôt que reconstruit dedans. Le guide pratique de Twenty replace ce point dans l’ensemble du déploiement, et notre offre CRM commence par ce dessin, fait avec votre équipe, avant toute installation.

Questions fréquentes

Sources

1. Guide utilisateur de Twenty (nouvel onglet)twenty.com