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On prépare l’arrivée d’un salarié avec soin. Son départ, beaucoup moins. Le dernier jour, il rend son ordinateur, on lui souhaite bonne route, et ses comptes restent ouverts : la messagerie, le CRM, l’outil de facturation, le compte sur le réseau social de l’entreprise, l’accès au dossier partagé d’un client. Personne n’a la liste complète, parce que les outils ont été ajoutés un par un, par des personnes différentes.
Un compte oublié n’est pas seulement une ligne d’abonnement payée pour rien. C’est un accès aux données de l’entreprise qui ne devrait plus exister. Cet article fait partie du cocon Workflows n8n : ce que chaque service peut automatiser, rubrique ressources humaines.
En bref
Une liste de sortie unique, la même pour tous, tenue à jour quand un outil est ajouté.
Le workflow démarre dès que la date de départ est connue, pas le dernier jour.
Les accès se coupent à l’heure prévue, et l’on garde la trace de chaque coupure.
Les dossiers et les boîtes partagées sont transférés avant la coupure.
L’entretien de départ et le passage de relais restent humains.
Pourquoi les accès restent ouverts
La cause est presque toujours la même : il n’existe pas d’inventaire des accès par personne. L’informatique connaît la messagerie et le poste de travail. Le commercial a créé lui-même son compte sur l’outil de prospection. Le marketing a ajouté un stagiaire à la page de l’entreprise. Au départ, chacun pense que quelqu’un d’autre s’en charge.
Le guide de la sécurité des données personnelles de la CNIL fait de la gestion des habilitations, dont leur suppression au départ d’un utilisateur, une mesure de base. Le workflow ne résout pas le manque d’inventaire, mais il oblige à le faire une fois, puis à le tenir.
Le déroulé d’un départ
- Date connue
La RH saisit le départ ; le workflow crée la liste de sortie et prévient le manager.
- Deux semaines avant
Il demande au manager à qui transférer les dossiers, les clients et les boîtes partagées.
- La veille
Il rappelle la restitution du matériel et prépare les documents de fin de contrat.
- Le dernier jour, à l’heure prévue
Il suspend les comptes, redirige la messagerie et retire les accès partagés.
- Un mois après
Il supprime ou archive les comptes suspendus, selon la règle de l’entreprise.
La suspension avant la suppression est une précaution utile. Pendant quelques semaines, on peut encore récupérer un document oublié ou lire un e-mail de client arrivé tard, sans que l’ancien salarié ait accès à quoi que ce soit.
Ce que le workflow peut couper seul, et le reste
Ce que n8n coupe par API
Messagerie et suite bureautique
CRM, outil de support, ERP
Accès aux dossiers partagés
Ce qui reste une tâche assignée
Un outil sans API ni connecteur
Un compte sur un réseau social
Le matériel et les cartes d’accès aux locaux
Tous les outils n’offrent pas de quoi retirer un accès par programme. Pour ceux-là, le workflow crée une tâche datée pour la bonne personne, et ne marque l’étape comme faite que lorsqu’elle est confirmée. La liste de sortie reste complète même quand l’automate ne peut pas tout faire. Pour les outils sans API, l’article Automatiser un logiciel sans API décrit les autres portes d’entrée.
Les mots de passe partagés posent un cas à part : un salarié qui part connaît des identifiants communs. Un gestionnaire de mots de passe d’équipe permet de savoir lesquels il a vus, et donc lesquels changer.
La trace, pour soi et pour un audit
Chaque étape exécutée laisse une ligne : quoi, quand, par qui ou par quel workflow. La documentation de n8n décrit l’historique des exécutions, qui conserve le détail de chaque passage. Le jour où un client, un auditeur ou une assurance demande comment l’entreprise gère les départs, la réponse est un document, pas une promesse.
Le symétrique de l’arrivée
Le départ se construit en miroir de l’arrivée. Si l’entreprise a déjà un workflow d’intégration, décrit dans Onboarding salarié : quoi automatiser pour le premier jour, chaque accès créé à l’arrivée doit avoir sa ligne de coupure au départ. C’est la meilleure façon de garder l’inventaire à jour : un outil ajouté à l’un s’ajoute à l’autre.
Pour construire la liste de sortie et le workflow qui la déroule, notre offre d’automatisation n8n commence par l’inventaire de vos outils, service par service.
Questions fréquentes
Faut-il couper les accès dès l’annonce du départ ?
Pas en général. Le salarié continue de travailler pendant son préavis et a besoin de ses outils. Le workflow coupe les accès le dernier jour, à l’heure prévue. Dans un départ conflictuel, la direction peut avancer cette coupure : le même workflow s’exécute alors immédiatement, ce qui évite d’improviser sous pression et d’oublier un compte.
Que faire de la boîte e-mail d’un salarié parti ?
On la suspend, on redirige les nouveaux messages vers un collègue ou on pose une réponse automatique qui indique le nouveau contact. Les messages anciens sont archivés selon la règle de l’entreprise. Le workflow applique ces choix à chaque départ de la même façon. La question de ce qu’on garde, et combien de temps, se tranche avec la personne responsable des données.
Le workflow fonctionne-t-il aussi pour les prestataires et stagiaires ?
Oui, et c’est même là qu’il est le plus utile. Prestataires, stagiaires et intérimaires reçoivent souvent des accès hors du circuit habituel, et on oublie de les retirer. Leur donner une date de fin dès l’arrivée permet au workflow de déclencher la sortie seul, même si personne n’y pense le jour venu.
Sources
- Guide de la sécurité des données personnelles, CNIL (nouvel onglet)cnil.fr
- Executions, documentation n8n (nouvel onglet)docs.n8n.io
Jim · fondateur de Brain Plus AI
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